Search for notes by fellow students, in your own course and all over the country.
Browse our notes for titles which look like what you need, you can preview any of the notes via a sample of the contents. After you're happy these are the notes you're after simply pop them into your shopping cart.
Document Preview
Extracts from the notes are below, to see the PDF you'll receive please use the links above
ƣƔƚ 004
...
973
...
2
ƛ47
Все права защищены
...
Копирование, воспроизведение и иное использование книги или
ее части без согласия издателя является незаконным и влечет уголовную,
административную и гражданскую ответственность
...
com
ƘǁƿƾƻnjƷǃƵǂǁǏ ƿƾ ƻƸdžƵƽƷƸƸ ƾǂ Shutterstock
...
Office 2016
...
– 368 ǁ
...
ơ ƿƾƼƾljnjǎ Microsoft Office 2016 ƲNj ǁƼƾƶƵǂƵ ǁƾƷƴưƲưǂnj ǂƵƺǁǂNj, ǂưƱƻƸdžNj, ƿǀƵƷƵƽǂưdžƸƸ, ǁƾƾƱljƵƽƸǏ, ƷưƼƵǂƺƸ Ƹ ƺǀưǁƾLJƽNjƵ
ǍƻƵƺǂǀƾƽƽNjƵ ƴƾƺǃƼƵƽǂNj ƵljƵ ƻƵƳLJƵ Ƹ ƱNjǁǂǀƵƵ! ƞƽ ƿǀƵƴƻưƳưƵǂ
Ƽưǁǁǃ ƽƾƲNjDž ƲƾƷƼƾƶƽƾǁǂƵƹ, ƺƾǂƾǀNjƵ ƿƾƼƾƳǃǂ ƲưƼ ƸǁƿƾƻnjƷƾƲưǂnj
ƺƾƼƿnjǎǂƵǀ ƽư ƲǁƵ 100%
...
45
ƖƖƟ 32
...
26-018
...
Обручев
Художественный редактор В
...
ru/certification/
ндірген мемлекет: Ресей
...
08
...
Формат 60x901/16
...
23,0
...
Заказ
ISBN 978-5-699-83511-9
Э К С М О
shop
...
ru
shop
...
ru
И Н Т Е Р Н Е Т - М А ГА З И Н
© ƠƺǃǂLJǑƺƷ Ɨ
...
ƣƣƣ «ƝƼƹƵLJƺǀǑdžLJƷǃ «Ʋƿdžǁǃ», 2015
Содержание
Microsoft Office 2013/2016
...
OneDrive и другие: документы в «облаке»
...
Приложения Office 2016
...
Office 365
...
Мобильный Office
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
Средства управления
...
Ленты
...
Создание новой ленты
...
Открываем документы
...
Шаблоны
...
Автосохранение
...
Совместная работа над документом
...
Выделение
...
Параметры вставки
...
Шрифты: азбука текста
...
Кегль
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
47
49
51
52
56
57
59
60
62
63
65
68
71
75
77
78
80
82
84
84
88
88
93
93
Содержание
3
Цвет
...
Вставка текстовых элементов
...
Формулы и уравнения
...
Экспресс-блоки
...
Форматирование текста
...
Интервал между абзацами и строками
...
Рамки
...
Стили
...
Боковая Панель стилей
...
Вложения в документ
...
Вставка картинок
...
Редактирование
...
Подписи к иллюстрациям
...
Таблицы
...
Панели Конструктор и Макет
...
Дизайн страницы
...
Границы текста
...
Вставка разрыва страницы
...
Колонтитулы и номера страниц
...
Сноски
...
4
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
95
...
95
...
99
...
102
...
103
...
105
...
108
...
111
...
115
...
118
...
120
...
125
...
127
...
130
...
135
...
137
...
140
...
143
...
145
...
148
Содержание
Редактирование текста
...
Проверка правописания
...
Поиск и замена текста
...
Рецензирование и исправления
...
Исправления
...
Режимы отображения документа
...
Функциональные клавиши
...
Другие сочетания клавиш
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
150
...
152
...
157
...
162
...
163
...
165
...
168
...
170
Microsoft Excel
...
Навигация в Excel
...
Рабочее поле Excel
...
Формат данных
...
Редактирование содержимого ячейки
...
Выделение ячеек
...
Автозаполнение
...
Добавление примечаний к ячейке
...
Выделение строк и столбцов
...
Скрытие столбцов и строк
...
Листы и книги
...
Добавление и удаление рабочих листов
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
173
...
177
...
179
...
181
...
183
...
185
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
188
...
191
...
191
...
193
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
196
5
Связи между ячейками
...
Правило построения формул
...
Ввод формул
...
Абсолютные и относительные адреса ячеек
...
Адреса ячеек в разных листах
...
Ввод функций
...
Мастер функций
...
Отображение связей между формулами
и ячейками
...
Математические формулы
...
Сортировка данных
...
Диаграммы
...
Изменение диаграмм
...
Спарклайны (инфокривые)
...
Создание отчёта сводной таблицы
...
Группировка данных в сводной таблице
...
Создание сводной диаграммы на основе
сводной таблицы
...
Использование стиля ячеек
...
Дизайн документа
...
Условное форматирование
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
196
...
198
...
200
...
201
...
203
...
205
...
206
...
208
...
210
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
212
...
216
...
220
...
224
...
229
...
233
...
...
...
...
...
...
...
...
235
...
238
...
240
...
242
Содержание
Сохранение данных в Excel
...
Общий доступ
...
Функциональные клавиши
...
Встроенные функции Excel: краткий справочник
по категориям
...
Информационные функции
...
Функции ссылок и подстановок
...
Текстовые функции
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
247
...
250
...
251
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
254
...
255
...
256
...
259
Microsoft Powerpoint
...
Режимы отображения
...
Структура слайда
...
Картинки
...
Надписи и текстовые поля
...
Гиперссылки
...
Операции с объектами
...
Группировка элементов
...
Лента Работа с рисунками
...
Эффекты анимации
...
Видеозаписи
...
Собираем презентацию
...
Переходы между слайдами
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
262
...
266
...
272
...
276
...
280
...
282
...
284
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
290
...
300
...
306
...
307
...
Организация слайдов по логическим
разделам
...
Сохранение презентации
...
Горячие клавиши PowerPoint
...
311
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
315
...
317
...
320
Microsoft Publisher
...
Основные инструменты
...
Надписи
...
Сохранение публикации
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
324
...
326
...
329
...
334
Microsoft Outlook
...
Почта
...
Интерфейс почтового режима
...
Вставки и вложения
...
Сортировка писем
...
Блокирование адресатов и дискуссий
Контакты
...
Задачи
...
Резервное копирование данных Outlook
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
335
...
339
...
341
...
345
...
346
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
349
...
354
...
359
...
361
Microsoft OneNote
...
Однако мало кто из нас ограничивается при работе на компьютере знакомством с Windows,
пусть даже с самой продвинутой и умелой её модификацией
...
А компьютер или продвинутый мобильный
гаджет воспринимается уже не как развлечение
...
Но посмотрим внимательнее — и окажется, что:
• В виде электронной таблицы можно составить и расписание уроков, и домашний бюджет на месяц
...
• С помощью «электронного дизайнера» можно легко
и быстро создать открытку или шуточное поздравление
друзьям
...
• Менеджер контактов всё же удобнее обычной записной
книжки и разноцветных бумажек
...
Выбор, впрочем, не слишком велик:
из доброго десятка офисных пакетов для работы с русским текстом подходят лишь Microsoft Office и его бесплатные аналогиконкуренты OpenOffice и LibreOffice
...
Конечно, внешность
Office 2013/2016 отличается от того же LibreOffice куда сильнее,
чем ёж от черепахи, но базовый-то функционал один! Именно
поэтому во многих компаниях сегодня и предпочитают экономить, переводя сотрудников на бесплатные пакеты
...
К тому же, стоит нам выйти за пределы той самой функциональной «базы» и возжелать чего-то особенного… Тут же оказывается, что лучше дорогущего и громоздкого, но гибкого и удобного
пакета от Microsoft так никто и не придумал
...
С одной стороны, интерфейс Microsoft Office удобнее и проще, особенно для новичка (с этим мало кто спорит)
...
Что до OpenOffice, то у него козырь один,
зато убойный: цена, равная абсолютному нулю
...
Правда, есть тут всё же некая деликатная загогулина: пользователи с многолетним стажем, привыкшие к Office 2007 и более ранним версиям (или к альтернативным программам вроде
LibreOffice), могут испытывать некоторые затруднения при работе с новым «ленточным» интерфейсом Microsoft Office 2010
и старше
...
А вот перейти с Office 2013 на новый Office 2016 легче лёгкого: по интерфейсу эти два пакета не слишком отличаются друг от
друга
...
Похоже на новое меню поиска
в Панели Задач Windows 10, не так ли? Ей я рекомендую пользоваться буквально с первых минут работы: если вы не знаете, как выполнить какую-то операцию, наберите ваш вопрос в этой панельке
...
Однако интересно другое: Office 2016 гораздо сильнее привязан
к Интернету и «облачной» идеологии, чем все его предшественники
...
Это
даст пакету возможность работы не только с «облаком» OneDrive,
но и в «звонилке» Skype и с общей для всей системы адресной книMicrosoft Office 2013/2016
11
гой, которая сейчас хранится уже не на локальном компьютере,
а в Сети
...
Сегодня все ценные данные — от тех же адресов до документов и фото — мы храним в «облаках», и чувствуем себя гораздо
спокойнее
...
Напомню, что аккаунт автоматически создаётся при установке Windows 10, а Office автоматически привязывается к нему
при установке
...
com
...
А в качестве бонуса каждый из пользователей получит по терабайту (!) «облачного» пространства в OneDrive, которое можно
использовать для хранения не только фото и документов, но
и музыки, фильмов и прочего мультимедийного хлама
...
Аккаунт Microsoft:
наш универсальный ключ
Пожалуй, самый важный момент в настройке нового Office —
регистрация учётной записи, то есть аккаунта, к которому будет привязана и наша копия Windows, и другие программы от
12
Microsoft Office 2013/2016
Microsoft
...
В Microsoft
учётные записи тоже существовали довольно давно, но большая
часть домашних пользователей их попросту игнорировала
...
Кстати, вопреки слухам, сделать это могут и пользователи «пиратской» версии
...
Но хотя бы один нам создать придётся уже при
установке системы (конечно, для этого нужно, чтобы наш компьютеры был подключён к Интернету)
...
Аккаунт Microsoft: наш универсальный ключ
13
Аккаунт от Microsoft — это не только «ключик» от Windows,
но и новый почтовый ящик, персональная облачная копилка для
ваших файлов на сервере OneDrive, персональный фотоальбом
и, разумеется, возможность пользоваться Магазином Windows
10
...
Кроме этого, с вашей учётной записью будут синхронизироваться и копилка программ для нового, «плиточного» интерфейса, фотоальбом и папка документов, так что при входе с любого
компьютера или мобильного гаджета с Windows 10 под вашим
аккаунтом вы тут же окажетесь в своей привычной рабочей среде
...
Аккаунт Microsoft можно привязать как к существующему
почтовому адресу, так и создать новый: при этом вы автоматически получаете ещё и электронный почтовый адрес вида user@
outlook
...
В этом случае вашей почтой будет заведовать служба Outlook
...
Не забудьте запомнить или записать пароль — он будет
одинаковым и для входа в Windows, и для доступа к почтовому
ящику
...
Ведь у вас уже есть адрес электронной почты, на который вы настроили систему, и пароль для входа? Вот они-то нам
и нужны
...
Com и щёлкните по ссылке Зарегистрироваться
...
При создании нового аккаунта
14
Microsoft Office 2013/2016
этот шаг можно пропустить, но в дальнейшем система ещё неоднократно будет приставать к вам и клянчить номер мобильника
...
Не бойтесь — никакого отношения к проверке легальности
вашей копии Windows эта процедура не имеет и с успехом
проходит даже на «пиратках»
...
Это не очень
удобно (в конце концов, Android от нас таких жертв не требует)
...
Кстати: когда вы освоитесь в Windows, не поленитесь изменить параметры вашей учётной записи на сайте Microsoft https://
account
...
com
...
Однако на этом сайте вам доступны и менее банальные
возможности
...
А это, помимо прочего, даст вам возможность управлять аккаунтами дитячьих компьютеров (об этом мы поговорим в главе Семейная
безопасность, в книге «Windows 10
...
Ещё один важный «Пульт управления» вашим аккаунтом
в Интернете — сайт Outlook
...
На него мы тоже сможем зайти
с нашим логином и паролем для доступа в Windows
...
com — это «копилка» для хранения вашей пользовательской информации, к которой привязаны стандартные программы Windows 10:
• Почта;
• Календарь;
• Мессенджер «Люди»;
• «Облачное» хранилище OneDrive
...
Да ещё и без установки программ, прямо
в окне вашего браузера! Конечно, функционал у онлайновых
версий офисных программ несколько меньше, чем у их «старших
братьев» на вашем компьютере, но для повседневной работы их
более чем достаточно
...
Можно попрощаться с «пиратским» офисом на компьютере,
который вы и так запускаете далеко не каждый день
...
Если в момент установки Windows Интернет
будет недоступен (например, во время установки с отключённым сетевым адаптером), то система все равно установится, но с ЛОКАЛЬНОЙ, не привязанной к Сети учётной
записью
...
Что, согласитесь, сводит на
нет большинство преимуществ Windows 10
...
OneDrive и другие: документы
в «облаке»
С какой бы версией Office вы ни работали, едва ли не первым
делом вам придётся освоить первый и самых главный инструмент, который, по замыслу Microsoft, и станет главным хранилищем вашего «домашнего офиса»: онлайновый сервис OneDrive,
«облачную копилку»
...
Такой «виртуальный диск» под названием OneDrive встроен и в Windows
...
Не факт, что оно вообще пройдёт с таким
балластом
...
Гораздо проще «расшарить»
(то бишь открыть доступ) к нужным файлам в «облаке»
...
Причём не только на базе
Windows: подключить к OneDrive можно и гаджет под
управлением Android, iOS или даже Linux
...
Ну и в очередной раз напомним
про социальную функцию: забудьте про «аттачи» в письмах, достаточно положить предназначенный к отправке
файл в «облако» и создать для него внешнюю ссылку
...
Причём скачивать фильмы из «облака»
на устройство, забивая память, нет никакой нужды —
OneDrive поддерживает воспроизведение видео из вашей копилки онлайн, в потоковом режиме!
Все эти вопросы и призваны снять «облака» — персональные хранилища, доступные с любого компьютера через Сеть
...
Всё, что вы в неё положите, тут же скопируется на сервер Microsoft, при этом папка будет сама отслеживать любые изменения и переносить их в Сеть
...
Можно создать общие
папки, доступные сразу нескольким пользователям (именно так
мы с моим редактором и работали над этой книгой), а можно создавать «внешние» ссылки, благодаря которым доступ к файлам
могут получить ЛЮБЫЕ ваши друзья и знакомые
...
А с другой — если ваш гаджет находится на связи
постоянно, в эту папку запросто может утечь фотокомпромат, даром что вы уже успели почистить «галерею» своего
планшета
...
К вашему аккаунту OneDrive можно подключить и друзей — тогда все ваши файлы из «облачной» копилки будут доступны и им, что очень удобно для совместной работы с документами
...
Как мы уже говорили, OneDrive
синхронизирует только изменившиеся файлы, а в ряде случае — и их части, что даёт возможность совместно работать над
документами
...
Очень удобно использовать OneDrive и для организации небольшого приватного файлообменника — при этом вам даже не
придётся подключать к вашему аккаунту тех, кому вы хотите отправить файл
...
20
Microsoft Office 2013/2016
Что документы — при наличии достаточно ёмкого «облака»
в нём очень удобно хранить и музыку (поскольку большинство
облачных «копилок» позволяют проигрывать её даже без скачивания, в потоковом режиме) и даже фильмы! Впрочем, при наличии огромных кладовых ВКонтакте это не слишком актуально… Зато в хранилище OneDrive можно сохранять и настройки
самой системы, включая параметры стандартных программ: это
значительно облегчит переустановку Windows в случае какогонибудь фатального сбоя, а заодно и синхронизирует настройки
на всех подключённых к аккаунту компьютерах и гаджетах
...
Ru», ни Яндекс-диск такому фокусу не обучены
...
Удивительно, что такая простая штука,
давно ставшая стандартом на мобильных гаджетах, появилась
в Windows лишь в 2014 году
...
Что
значит — нет его там? Щёлкаем по кнопке со стрелкой
— и тут же обнаруживает скромнягу OneDrive на дополнительной панели
...
Кстати: обратите внимание: работая с OneDrive в браузере,
вы можете бесплатно создавать и редактировать документы в формате Microsoft Office, а также обмениваться ими
с друзьями и коллегами
...
OneDrive и другие: документы в «облаке»
21
•
Через Проводник Windows (значок
Пуск внизу экрана)
...
com
...
Затем
зайдите в OneDrive в Проводнике или через значок в трее, щёлкните по файлу или папке правой кнопкой мышки (или «долгим
тапом» на сенсорном экране)
...
Сразу после этого Windows откроет в браузере сетевое «зеркало» OneDrive на сайт OneDrive
...
Плюсы «облачного» подхода понятны, но есть и минусы: получается, что на каждом подключённом к «облаку» компьютере
или мобильном гаджете будет «зеркалироваться» вся наша онлайновая копилка, съедая дисковое пространство? По идее да,
однако в OneDrive вы можете этого избежать, настроив «выборочную синхронизацию» для каждого устройства
...
К сожалению, «облачная» копилка не безразмерна: Microsoft
выделяет вам всего 15 Гб «облачного» пространства! Для семейного фотоархива и документов — вполне достаточно… А вот для
музыки — уже маловато
...
Максимальный же бесплатный объём «копилки» составляет
35 Гб — совсем неплохо, учитывая, что тот же Dropbox можно
«прокачать» до такого объёма с большим трудом
...
Кстати, в OneDrive есть ограничение
на объём одного файла — он не может превышать 4 Гб, так что
о хранении фильмов высокого разрешения в аккаунте не стоит
и мечтать
...
Несмотря на то, что OneDrive может с лихвой
перекрыть все наши потребности в «облачном» дисковом пространстве, нелишне упомянуть об альтернативах
...
Com
2 (до 25)
$10/
1 Tб
в месяц
Да (с помощью
Microsoft
Office)
Музыка/
видео
Нет
Диск
(drive
...
com)
15
(фото —
неограниченно)
$10/
1 Tб
в месяц
Да
Музыка/
видео
Нет
ЯндексДиск
(disk
...
ru)
10
(до 50 —
«бонусы»
за приглашения
друзей)
900 рублей/
1 Tб
в месяц
Только
просмотр
Музыка/
видео
Размер
файла —
до 10 Гб
(2 Гб —
через
браузер)
...
Ru
(cloud
...
ru)
25
40 рублей/
1 Tб
в месяц
Да
Нет
Максимальный
размер загружаемого
файла —
2 Гб (на
платном
аккаунте —
до 32 Гб)
Amazon
Cloud
(cloud
...
com)
0
$60/
в год
(неограниченно)
Нет
Видео —
до 20
мин
Разумеется, есть и другие параметры, по которым можно оценивать «облачные» накопители — например, скорость передачи
данных (у самого «пузатого» Mail
...
Или возможность синхронизации с домашним компьютером
только выбранных папок в «облаке» — и эта полезность напрочь
отсутствует у «облака» Mail
...
OneDrive и другие: документы в «облаке»
25
Пользователям мобильного оператора «Мегафон» доступен
собственный «облачный» накопитель МегаДиск (https://disk
...
ru) неограниченного объёма
...
При доступе
к «Диску» с компьютера через WiFi или LAN-подключение
скорость обрезается до 3 Мбит/с, а при достижении порога
3 ГБ в месяц скорость загрузки снижается до 64 кбит/с
...
Dropbox хорош своей универсальностью и простотой, а также дружбой с мобильными программами
...
Ru
и тот же Amazon Cloud отлично подойдут для резервного копирования…
К счастью, нам и не нужно выбирать — можно просто завести
себе несколько «облачников» — и использовать каждую копилку
для своих целей
...
Тот же Google предоставляет в своём «облачном» сервисе
Google Music место для бесплатного хранения 50 000 музыкальных файлов (в это, на минуточку, почти 3000 полноценных альбомов!)
...
Хотя мы и называем OneDrive и его
коллег «облачными» накопителями, помните, что на самом деле
26
Microsoft Office 2013/2016
файлы хранятся не только в Сети: каждому хранилищу соответствует папка на нашем компьютере ровно такого же объёма
...
Однако мы уже говорили,
что в качестве основного системного диска на ноутбуке и домашнем компьютере лучше использовать не обычный жёсткий
диск, а быстрый SSD-накопитель — а их объёмы гораздо меньше и стоят они дороже… Вот тут пухлые «облачные» папки могут оказаться лишним балластом
...
И включать в них «облачные» папки
бессмысленно — все их содержимое и так скопировано в Интернет
...
Например, на внешнем
USB-диске или даже сетевом накопителе (для обладателей оного)
...
Интеграция с социальными
сетями
Помимо неразрывной сердечной дружбы с OneDrive
и Dropbox, приложения Office умеют налаживать отношения и с другими социальными ресурсами
...
Правда, степень
взаимодействия с каждой сетью разная: через Twitter вы можете
отправлять коллегам ссылки на документ, приглашая их подключиться к работе, в LinkedIn отправлять резюме, делиться контактами, статусами и фото
...
Интеграция с социальными сетями
27
Приложения Office 2016
Собственно, всевозможные помощники и дополнения для
Microsoft Office успешно используются вот уже полтора десятка лет, и кое-какие дополнительные программы мы упоминаем
и в этой книге:
• проверялка текста на ошибки ОРФО;
• дополнительные закладки для Word и Excel Office Tabs;
• макросы и надстройки
...
Однако в Office 2016 (как и в Windows 10) разработчики наконец-то встали на путь истинный и снабдили пакет собственным, единым
магазином приложений и надстроек
...
Сколько тут возможностей — аж глаза разбегаются! Оказывается, теперь мы можем вставлять в документ фото из соб-
28
Microsoft Office 2013/2016
ственного Facebook, статьи из Wikipedia, подключать к системе
проверки орфографии словари Lingvo, использовать внешний
переводчик и библиотеки клипартов
...
Так что наведывайтесь сюда почаще
...
А потом ещё, высунув
язык, бегали по всей Сети за «активатором» — ломалкой (если,
конечно, добрые пираты не встраивали её прямо в нелегальную
«сборку»)
...
Им вы можете воспользоваться
уже сейчас (об этом варианте читайте в следующей главе) —
и поверьте: так гораздо удобнее!
Пара слов о вариантах пакета
...
• Microsoft Excel — программа для создания и обработки
электронных таблиц
...
• OneNote — приложение для записи заметок и управления ими
...
• Microsoft Outlook — мощнейший офисный менеджер,
сочетающий в себе программу электронной почты, программу для создания и отправки факсов, Планировщик
Встреч и Контактов, записную книжку и многое другое
...
• Microsoft Access — программа для создания и редактирования баз данных
...
• Project — бизнес-система для управления проектами
...
• Lync (Office 2013) — «болтальный» модуль для внутрикорпоративного общения и видеоконференций
...
В Office 2016 эта программа объединена со Skype
...
Нам с вами будут
интересны лишь четыре из них
...
Но остудите свой пыл: скорее всего, реально вы будете работать лишь с Word, Excel и PowerPoint
...
Ru
...
Так что не гонитесь за мнимой крутизной, обнюхивая трекеры в поисках корпоративной версии Office
...
Варианты Office 2013/2016
31
При установке на компьютер обычной версии Office 2016 вы
получаете возможность использовать её бесплатно и без
регистрации на протяжении нескольких месяцев
...
Office 365
…Раньше все было просто: каждые два-три года из чрева
Microsoft выскакивал новенький Office с очередной датой в названии, который надобно было тут же скачивать с пиратских
сай… то есть покупать
...
• Нужен ли нам Office? Да, да, да!
• А платить за это? Нет, нет, нет!
И тянулась эта волынка из года в год, и не было бы ей конца
и края, не вспомни Microsoft другую песенку — о том, что «нормальные герои всегда идут в обход»
...
Что это за штука и с чем её
едят, для многих остаётся непонятно и по сей день
...
com, работать с которыми нужно в браузере, без установки
...
На самом же деле все гораздо интереснее: Office 365 — это тот
же Office 2016 без малейшей разницы
...
Office 2013/2016 вы покупаете раз и навсегда,
для одного компьютера, и оплачиваете его в один присест
...
Притом за эти денежки вы получаете лицензию сразу на пять устройств — таким образом, вы можете
оснастить лицензионным пакетом сразу все домашние компьютеры и ноутбуки
...
Копия PowerPoint? Отнюдь: Sway выглядит значительно проще, освоить его без труда сможет даже неискушенный в презентационном деле новичок
...
Да и сами презентации размещаются в онлайне,
не требуя для открытия никакой дополнительной программы — достаточно поделиться со зрителями ее адресом
...
com, так и в виде отдельного приложения для Windows
и мобильных платформ (его можно бесплатно скачать в Магазине Windows 10)
Как вы догадываетесь, взломать Office 365, в отличие от
обычного, будет затруднительно, благо база юзеров хранится непосредственно на сервере Microsoft, и «прописаться» в ней иначе
как легальным образом невозможно
...
Со всеми вариантами подписки на Office 365 можно ознакомиться на соответствующей странице сайта Microsoft: http://products
...
com
...
Подписаться на Office 365 и установить его на свой компьютер можно, зайдя на сайт http://office
...
com
...
Если же аккаунта
Microsoft у вас нет, ничего страшного: прямо под формой входа
есть кнопочка Зарегистрировать
...
А после этого на ваш компьютер упадёт маленькая программка-установщик, которую нужно
будет запустить: она вытянет из Сети полный установочный
комплект Office 365, который, напомню, устанавливается на ваш
компьютер обычным порядком
...
office
...
34
Microsoft Office 2013/2016
После установки Office
в правом верхнем углу окна
любой программы пакета вы
увидите значок своей учётной записи (и собственную
фотографию, если вы потрудились внести её в настройки аккаунта Microsoft)
...
Чтобы считать себя «продвинутым», желательно освоить ещё две программы — PowerPoint
и Publisher
...
А сами
скромно и незаметно начнём с азов
...
Конечно, в варианте Office 365 нагрузка на
ваш кошелёк не столь велика: подписка на офисный комплект
для пяти компьютеров (плюс дополнительный терабайт в «облаке» OneDrive для каждого) обойдётся вам всего-то в 300 рублей
в месяц! Но можно ещё дешевле, то есть просто даром! Где именно? Прямо в браузере, по простому интернет-адресу http://office
...
com
...
Этот принцип оставался незыблемым на протяжении пяти десятилетий —
Варианты Office 2013/2016
35
до того, как в мир пришла Сеть
...
Особый резон переселиться в Интернет был именно у офисных пакетов, ведь необходимость совместной работы над документом возникает довольно часто
...
А преимуществ перед
обычной офисной программой — как минимум три:
• Документы хранятся не на одном компьютере, а в сетевом
хранилище — стало быть, меньше риск их потери, а удобств
больше: зная пароль для доступа к онлайновой копилке, открыть и изменить документ можно с любого компьютера
...
При этом
записываются ВСЕ изменения, внесённые в документ
каждым из пользователей, на основе которых и формируется окончательная версия
...
• Работа с онлайновым офисом не требует установки на
компьютер отдельных офисных программ: просматривать и изменять документы можно прямо в браузере!
Прямо сказка получается — что же, теперь мы можем смело
выкинуть на помойку взломанные «офисы» и, сэкономив деньги, перенести всю работу в онлайн? Что ж, через несколько лет
так и будет, но к тому времени, боюсь, бесплатные онлайн-офисы
благополучно превратятся в платные
...
В гонку «онлайновых офисов» Microsoft включилась ещё лет
пять назад, уязвлённая чересчур стремительным вторжением на
этот рынок Google
...
При таком раскладе онлайновая
площадка Microsoft превращалась всего-навсего в продвинутый
«обменник» документов
...
В 2015 году здесь появилась возможность
сохранять документы не только в стандартное облако Microsoft
OneDrive, но и в куда более популярный Dropbox
...
• Таблицы Microsoft Excel
...
• Программы для хранения заметок Microsoft OneNote
...
А также онлайновые «двойники» программ Люди и Календарь, включённых в состав Windows 10… И, конечно же, «облачной» копилки OneDrive
...
Однако не стоит переживать об этом,
Варианты Office 2013/2016
37
учитывая известный факт: 90% пользователей Microsoft Office
реально задействуют не более 10% возможностей пакета
...
Попробуйте,
найдите разницу! В Word, к примеру, поддерживаются стили,
есть возможность вставки изображений и таблиц, есть даже возможность добавления примечаний к тексту
...
Само собой разумеется, онлайновый офис работает в тесном сотрудничестве со своим «старшим братом» Microsoft Office
2013/2016
...
live
...
Разумеется, здесь есть управление настройками доступа: любой документ
можно сделать как приватным, так и общедоступным, а можно подключить к работе над файлом выбранных вами пользователей
...
Напомним, что одним из главных
козырей онлайнового офиса считается именно возможность со-
38
Microsoft Office 2013/2016
вместной работы с документами: предоставив доступ к файлу
своим друзьям, вы можете вместе править один и тот же текст,
заполнять таблицу или делать общую презентацию
...
Единственная тонкость: некоторые
функции Office Online надлежащим образом работают только
в браузере Internet Explorer или Microsoft Edge, версия которого
должна быть не ниже «восьмёрки»
...
Мобильный Office
Давно прошли те времена, когда с приложениями Microsoft
Office можно было работать только на «десктопе» и ноутбуке,
а пользователям мобильных гаджетов приходилось довольствоваться альтернативными (и куда менее функциональными) пакетами
...
Что до его пользователей, то комфортнее всего чувствуют
себя, разумеется, владельцы планшетов на Windows 10 (исклюВарианты Office 2013/2016
39
чая дешёвые китайские подделки): они уже оснащены предустановленной (и что немаловажно — бесплатной) версией пакета
...
Кстати, этот
вариант Office тоже бесплатный, и вы можете пользоваться им наряду с обычным и на большом компьютере или ноутбуке
...
Из зловредности начнём с минусов
...
Конечно, Microsoft настоятельно намекает, что не худо бы
приобрести полноценную подписку на Office 365 (напомним
в стотысячный раз, это всего лишь около 300 рублей в месяц для пяти компьютеров — и пяти мобильных гаджетов
плюс терабайт на каждого в OneDrive)
...
Но при большом желании
можно обойтись и без этого
...
Кнопок и Лент здесь
меньше, зато они крупнее и удобнее для пальцетыкания
...
А вот смартфонам повезло
меньше: на их крохотном экране не осталось места ни для каких
панелей и инструментов, кроме одного-единственного — правки
...
Да,
разумеется,
можно
перекинуть документы
коллегам через любое
мобильное
приложение — в виде ссылки на
все тот же OneDrive
...
Бонус номер два —
отдельная программа
Microsoft Office Lens,
«мобильный сканер»
для документов
...
Это, конечно, умеет и обычная Камера с Галереей Android…
Только вот Lens умеет несколько больше: программа автоматически выровняет снимок и самое интересное — попытается распознать текст! Теоретически, отправив снятую Lens страничку
в Word, вы должны получить на выходе не картинку, а текстовый
файл
...
Варианты Office 2013/2016
41
Стало быть, если для «сканирования» объёмных публикаций
Lens пока что непригоден (для этой цели гораздо лучше подойдёт программа ABBYY FineReader)
...
Альтернативные офисные пакеты
Да простят меня сотрудники Microsoft, но их, о да, во всех
отношениях (кроме разве что цены) замечательным пакетом палитра офисного софта не исчерпывается
...
К тому же иногда, в некоторых экзотических обстоятельствах, использовать Microsoft Office не представляется возможным: либо у вашей организации резко кончились деньги на закупку программ, а ставить «пиратку» в наше время боязно, либо
старенькие компьютеры не тянут этот довольно прожорливый
пакет… Да мало ли какие могут быть причины!
42
Microsoft Office 2013/2016
Что ж, в эдакой оказии нам на выручку охотно придут две горошины из одного стручка — OpenOffice
...
openoffice
...
libreoffice
...
«Альтернативные»
офисные пакеты по возможностям и удобству несколько уступают Microsoft Office
...
Суть, внешность и «движок» обоих программ, мигрировавших на платформу Windows с тонущего корабля Linux, примерно
одинаковы, просто LibreOffice считается чуть более свободным
и независимым: он держится исключительно на энтузиастахподвижниках, в то время как за OpenOffice стоит корпорация
Sun (что категорически не нравится вольнолюбивым сторонникам OpenSource)
...
В состав каждого пакета входят: текстовый процессор, электронные таблицы, графический редактор, система презентаций и система доступа к данным
...
Это несколько настораживает поклонников классического Office, но волшебное слово «бесплатно» снимает все вопросы
...
Однако некая неказистость интерфейса с лихвой компенсируется возможностями: OpenOffice и LibreOffice
спокойно работают с файлами Microsoft Office вплоть до самых
последних модификаций (разве что файлы Office 2016 пока что
отображаются не всегда корректно)
...
• Writer — текстовый редактор, кое в чём способный посоревноваться на равных с Microsoft Word
...
Кстати, библиотека стилей, включённая в Writer, превосходит
аналогичную в Word
...
Но если вы воспитывались на Word 2000 и ниже, перейти от одного продукта
к другому можно без малейшего труда
...
Вот только у Writer все эти функции, на мой
взгляд, более доступны, тогда как в Word некоторые из
них загнаны в меню третьего-четвёртого уровня
...
Доступен русскоязычный
модуль проверки орфографии и тезаурус — конечно, не
такой продвинутый, как ОРФО, но вполне пригодный
к употреблению
...
Идеальная программа для работы с таблицами не
только дома, но и в «малом офисе» — без всякой натяжки
...
Microsoft Office 2013/2016
•
Impress — программа презентаций, возможности которой несколько меньше чем у PowerPoint, но все равно
вполне достаточны
...
• Image — редактор оцифрованных, растровых изображений
...
Словом, возможности её
куда шире, чем у включённой в Windows программы Imager
...
По своим возможностям расположена где-то между CorelDraw и Xara (уступая перечисленным продуктам как по красивости интерфейса, так и из-за
отсутствия многочисленных шаблонов и «мастеров»)
...
Org включено несколько мелких полезностей:
• простой редактор формул Math;
• программа для создания диаграмм Chart;
• программа для создания эффектных текстовых «шапок»
FontWork;
• программа для разработки форм Form
...
org/wiki/Group:OpenOffice
Extensions/List)
...
Что до мобильных платформ, то многие пользователи не слишком мощных гаджетов
предпочитают тяжёлому Microsoft Office его коллегу WPS Office
(http://wps
...
Этот пакет не слишком успешно конкурирует с Microsoft Office
на больших компьютерах… А вот на Android-гаджетах он явно
берет реванш: во всяком случае, не так-то просто найти столь же
функциональный, да ещё и бесплатный пакет (правда, с нескольВарианты Office 2013/2016
45
ко урезанными возможностями)
...
Зато при «весе» в несколько десятков мегабайт (Microsoft
Office занимает около полугигабайта) WPS Office поддерживает практически все необходимые функции: просмотр основных
офисных форматов, от текста до презентаций и файлов PDF,
а также редактирование (для текста и таблиц)
...
Так что покончим, наконец, с вводной
частью и перейдём к близкому знакомству с отдельными программами пакета
...
Степлер явно создан не для почёсывания в ухе,
дырокол, хотя и работает иногда в качестве линейки, явно делает
это без особой охоты
...
В «виртуальном», программном офисе — та же самая петрушка: каждому овощу своё время и, главное, место
...
Обойтись без которого сегодня просто невозможно — ведь если
с таблицами или (какой кошмар!) базами данных мы имеем дело
сравнительно редко, то с текстами — каждый день!
Написать ли крохотное поздравление знакомым или доклад
начальству, диплом или вот эту книгу, к примеру, — для всего этого нам нужен Word
...
Microsoft Word
47
Кстати, ещё в 80-х годах прошлого века некоторые компании производили «текстовые процессоры» — специальные
компьютеры для писателей
...
Однако, по меньшей мере,
один такой компьютер вошёл в историю, благодаря рассказу Стивена Кинга «Всемогущий Текст-Процессор»
...
Поначалу Word был всего лишь текстовым редактором, но
с годами, набравшись наглости и опыта, он превратился из просто текстового редактора (то есть программы, предназначенной
для создания и обработки текстов) в нечто гораздо большее
...
Фактически Word втихаря залез на территорию, принадлежащую другим программам семейства Office, а некоторые из них (например,
редактор веб-страниц FrontPage) он просто выбросил из гнезда,
подобно кукушонку
...
Теоретически в этом редакторе
можно полностью подготовить к печати (или, как говорят специалисты, сверстать) журнал, газету или даже книгу, изготовить
интернет-страничку и даже целый сайт
...
Хотя есть и ещё одна причина: многие стандартные
приёмы работы, которые мы освоим благодаря Word, отлично
сработают и в других программах
...
Нотабене: я прекрасно понимаю, что всё это — из разряда дополнительных функций и примочек, прямо скажем, не
слишком необходимых простым пользователям
...
И ещё один совет перед тем, как начать знакомство с программой: поскольку с Word
работать нам придётся часто, закрепите
его значок на Панели задач Windows 10
...
Позже мы можем так же прикрепить и значки других необходимых нам программ — Excel, Outlook и проч
...
Кроме того, щёлкнув по нему левой кнопкой мышки, вы
получите доступ к списку последних открытых документов
...
• Мышка
...
Колёсиком мышки очень удобно
проматывать документ вверх и вниз — хотя для этого можно использовать и старомодные клавиши PgUp
и PgDown в правой части клавиатуры, а на новых компьютерах — ещё и тачскрин
...
Её роль здесь куда важнее, чем в Windows —
ведь текст мы будем набирать именно на ней
...
• Пальцы — на планшетах и смартфонах
...
Хотя бы потому, что, как ни
крути, нашим основным оружием в борьбе за идеальный
офис пока что останутся мышка с клавиатурой…
Быть пользователем Word и не использовать возможности
горячих клавиш — это просто нонсенс! Ведь в отличие от других
программ здесь нам приходится работать именно с клавиатурой,
и для мышки у нас в руках просто не хватает места — все десять
пальцев заняты безостановочным стучанием по клавишам! Поэтому для того, чтобы сохранить документ, удобнее не тянуться за
мышкой, а нажать комбинацию кнопок Shift+F12
...
• Чтобы напечатать текст — Ctrl+P
...
• Чтобы сохранить документ — Ctrl и S
...
• Чтобы отменить последнее действие — Ctrl и Z
...
• Чтобы выделить текст — Shift+↓
...
• Чтобы вставить текст из «буфера обмена» — Ctrl+V
...
Для каждой операции в Word предусмотрено своё сочетание
горячих клавиш, заменяющее щелчки мышкой — их очень много,
50
Microsoft Word
и даже список в конце этой главы включает лишь самые необходимые
...
Но можно поступить иначе — воспользоваться встроенной подсказкой самого редактора!
Нажмите кнопку Alt — и через секунду рядом с каждой
кнопкой Word появится подсказка, какую именно букву на
клавиатуре нужно нажимать для данного действия в сочетании с этой клавишей
...
Таким образом,
сочетания кнопок Ctrl+V (латинская) и Ctrl+М (русская)
обозначают одно и то же — операцию вставки фрагмента
из буфера обмена
...
Лёгким
щелчком мышки запустите Word… И пока что ничего не делайте
...
Интерфейс Microsoft Word
51
А когда глаза привыкнут — попытайтесь вычленить из единой картинки отдельные элементы
...
Основное рабочее поле в центре
...
Информационную панель в нижней части экрана
...
Точнее — лент этих с разбитыми по группам
кнопками несколько, а переключаться между ними можно с помощью ярлычков-заголовков в верхней части
...
Во многом это верно, хотя
и не совсем: к примеру, к ленте Вид, возможно, нам предстоит
обратиться ещё в самом начале работы
...
•
Вставка
...
Конечно, такая необходимость возникает крайне редко — за два десятилетия работы с компьютером я лично ещё не встречал ни
одного «озвученного» документа, не говоря уже о видео
...
А значит,
пренебрегать такой возможностью не следует
...
А что делать, если предыдущая глава закончилась, не добравшись даже до середины полосы? Можно, конечно, отстучать клавишей Enter нужное число пустых абзацев, но это ведь не выход,
правда? Стоит дописать на предыдущую страничку хотя бы пару
строчек, и вся наша «вёрстка» расползётся, как газета в луже…
На этот случай на ленте Вставка и предусмотрена специальная кнопка Разрыв страницы
...
•
•
54
Дизайн и Макет
...
Вторая (ей мы будем пользоваться чаще) позволяет установить абзацные отступы,
межстрочные интервалы, поля и ориентацию документа
(книжный или альбомный формат)
...
Ссылки
...
Всё это Word может создавать автоматически, избавляя
вас от ручной работы — если, конечно, вы предусмотрительно оформили документ в полном соответствии
Microsoft Word
•
с правилами и использовали различные стили
...
Рассылки
...
•
Рецензирование
...
Здесь же вы можете вывести список исправлений,
внесённых в документ с начала работы над ним
...
Вообще-то эту вкладку следовало бы поставить
сразу после Разметки страницы — она будет необходима
нам куда чаще, чем три предыдущих
...
Вы можете добавить или убрать любые элементы интерфейса Microsoft Word (например, линейку, дополнительные панели инструментов), изменить масштаб
отображения окна и т
...
Надстройки
...
Например, на моём компьютере здесь живут кнопки,
созданные программой ОРФО (проверка орфографии),
SnagIt (создание снимков экрана)
...
А «ленточный» интерфейс
прижился настолько, что его стали копировать другие производители программ (например, Adobe)
...
Org, который пока что сохраняет верность старому интерфейсу с выпадающими меню
...
Мы привыкли, что любые значки и кнопки в Windows (например, на Панели быстрого
доступа) легко перетягиваются с места на место, и группировать
их можно, как вздумается
...
Вот посмотрите
на Главную ленточку: значительную часть её площади занял список стилей (которым вы можете не пользоваться вовсе)… Разлёгся, как удав после сытного обеда, и ничего с этой змеюкой не
сделаешь
...
Это кнопки открытия нового документа, сохранения файла,
который вы редактируете в данный момент, отмены сделанных
56
Microsoft Word
изменений (если вы случайно сотворили с документом что-то непотребное) и повтора последней отменённой операции
...
Таким образом, в рамках одного сеанса
вы можете в любой момент «отступить» на добрую сотню «шагов» назад, отменяя последнюю правку
...
Правда, этот журнал охватывает лишь последний сеанс
редактирования… А что делать, если вам захочется вернуться не на час, а, скажем, на пару дней назад? Возможно и это:
в меню Сведения ленты Файл вы получите доступ к предыдущим версиям документа и сможете открыть любую из них
...
Создание новой ленты
И всё-таки многие пользователи Word скучают по тем временам, когда все нужные команды располагались на однойединственной панели
...
Теперь вы можете добавить на любую панель новые кнопки и даже создать свою собственную панель с любым набором
команд! Делается это довольно просто
...
Или —
зайдите в меню Параметры ⇒ Настройка ленты панели
Файл
...
• Теперь давайте решим, что мы будем делать — «апгрейдить» уже существующую панель или создавать новую
...
Для этого нужно
щёлкнуть мышкой по названию панели (Главная) в правой части меню, а затем — нажать кнопку Создать группу
в нижней части окна
...
• Теперь перейдите в левую часть панели, выберите нужные команды и добавьте их в только что созданную вами
группу с помощью команды Добавить между панелями
...
58
Microsoft Word
Создаём, сохраняем, открываем
Что ж, по лентам мы пробежались, с интерфейсом разобрались
...
Мы уже говорили, что для таких действий со всем
документом в целом, как печать, сохранение, создание и экспорт в формат PDF мы будем пользоваться
услугами ленты Файл
...
Здесь же вы можете познакомиться с «досье» вашего документа, включая статистику — сколько здесь
знаков, слов, когда и кем создан и когда в последний
раз изменён
...
Реальной необходимости в этом обычно нет —
это просто часть так называемой «офисной культуры»
...
На всякий случай большинство команд этой ленты вынесено ещё и на панель быстрых кнопок вверху экрана — например,
кнопкой
(Сохранить) я рекомендую вам пользоваться как
можно чаще
...
Впрочем, создать титульный лист можно
в любой момент работы над документом
...
Есть
ещё одна возможность добраться до наиболее часто используемых
документов Microsoft Office (в том числе и документов Word): для
этого нажмите кнопку Пуск и загляните в меню Документы
...
В Office 2010 и ранних версиях вы можете открыть документ
только со своего локального компьютера и подключённых к нему
внешних носителей (флешек, жёстких дисков и т
...
А как быть,
60
Microsoft Word
если ваши документы находятся черте где (так обычно и бывает),
и вы уже сами не помните, куда сохранили договор, с которым
работали ну вот только что, буквально дня два назад!
В этом случае вам на выручку придёт ещё одна команда из
меню Файл — Открыть — Последние документы
...
Этот
же перечень, как мы уже выяснили, можно увидеть, указав мышкой на значок Word на Панели задач Windows 10
...
Достаточно ввести в поисковую строчку имя документа или
фразу, которая в нём встречается, и «ищейка» тут же предложит
вам список соответствующих запросу документов
...
При этом такой
принцип работает и в том случае, если последнюю правку
вы вносили на другом компьютере!
И ещё один важный момент: насколько новый Office совместим с предыдущими версиями: трудно ожидать, что все ваши друзья
и деловые партнёры в одночасье перейдут
на модную новинку? Могу сказать, что проблем с документами Office 2013/2016 у обладателей предыдущей версии Office 2010
практически не возникает — открываются и читаются они без проблем (хотя некоторые эксклюзивные возможности редактирования, появившиеся в Office 2013, в этом случае будут недоступны)
...
И для того чтобы использовать все изюминки «шестнашки»,
необходимо преобразовать файл в новый формат
...
Работа с несколькими документами
Напомню ещё одну занятную вещь: в Word можно открыть
сразу несколько документов, переключаясь между ними с по-
62
Microsoft Word
мощью сочетания клавиш Shift и Tab
...
Для этого нужно щёлкнуть по вкладке
Вид, а затем — по кнопке
...
Если вы постоянно работаете с несколькими документами,
очень рекомендую вам попробовать программу-дополнение для
Office — Office Tabs (http://office-tabs
...
После установки она создаёт под лентами Word и других
офисных программ новую панель с закладками — практически
такую же, как во всех современных браузерах, где работа с несколькими страничками в одном окошке давно уже стала привычным делом
...
Если
по каким-то причинам она не вылезла на экран при запуске программы — не беда, её всегда можно найти в меню Создать ленты
Файл
...
Конечно,
поэму, книгу или даже письмо любимой девушке с помощью шаблонов не создашь (хотя почему нет — любовные
письма и состоят-то из одних шаблонов!)
...
Правда, при запуске Word мы увидим всего лишь несколько шаблонов, остальные проживают в Интернете, на сайте Microsoft,
и найти их можно с помощью поисковой строчки в верхней
части одна
...
Кстати: любой созданный вами документ можно сохранять
как новый шаблон, чтобы в будущем на его основе можно
было создавать другие документы
...
В наших
офисах чаще всего шаблоны задействуются исключительно для сохранения фирменного бланка — «чистого листа»
с шапкой и всеми реквизитами внизу странички
...
Не забывайте об этом — а активно пополняйте вашу копилку шаблоном во время всего процесса
обучения
...
Позднее мы придумаем, как его заполнить…
Сохраняем документ
Не спорю: разделу о сохранении лучше бы найти место
в конце, а не в начале главы
...
И мы должны крепко-накрепко запомнить два простых
тезиса:
• Любой документ Office можно сохранить в разных форматах с помощью команды Файл ⇒ Сохранить как…
или Файл ⇒ Экспорт
...
• Любой файл можно сделать общедоступным для выбранных вами пользователей (меню Общий доступ) и защитить от редактирования (меню Файл ⇒ Свойства)
...
…Ещё до начала работы, сохраните только что созданную
вами «болванку» документа — пусть даже пока что она полностью пуста
...
Напомню, что по умолчанию Windows предлагает нам ДВА
хранилища документов:
• Папка Документы на локальном компьютере
...
Оба этих варианта доступны через команду Сохранить как…
меню Файл, а также через кнопку быстрого сохранения
над
лентой, а также через комбинацию горячих клавиш Ctrl+S: при
первом сохранении документа все они перебросят вас в меню Сохранить как…
Здесь же имеется и кнопка Обзор для сохранения документа
в любую другую папку, помимо стандартных
...
И впоследствии вы можете найти любой документ в своей
копилке через строчку поиска на Панели задач Windows по любому ключевому слову или фразе в тексте
...
live
...
Во-вторых,
хранение в «Облаке» позволяет вам организовать совместную
работу над документом, предоставив доступ вашим друзьям
и знакомым
...
Иногда меня спрашивают, аргументируя свой отказ от
OneDrive: «А вдруг Интернет пропадёт? Я же тогда не смогу
работать со своими документами!» Конечно, это заблуждение: мы же помним, что нашему удалённому хранилищу
OneDrive соответствует папка на локальном компьютере,
так что все ваши документы будут доступны вам даже в автономном режиме
...
Поэтому крайне рекомендую вам с самого начала
настраиваться на хранение всех ваших документов именно
в OneDrive
...
В любом случае какой бы вариант сохранения вы не выбрали, не слишком разумно валить все документы в одну папку —
отыскать нужный потом будет очень непросто
...
) и позднее сохранять документ только в предназначенной
для него папке
...
И последнее
...
Для этого можно использовать инструмент Инспектор документа (меню Файл ⇒ Свойства)
...
Все эти данные содержатся в скрытых полях Word
...
Автосохранение
Сохранять документ нам придётся не один раз, а гораздо чаще, по ходу работы: несмотря на стабильность последних
68
Microsoft Word
версий Word, программа всё же иногда «падает»
...
К счастью, Word всеми силами стремится нам помочь в этой
непростой ситуации: программа самостоятельно сохраняет результаты нашей работы спустя определённые промежутки времени
...
Word предлагает нам сразу несколько вариантов: или вернуться к первоначальному тексту, или восстановить документ
из «временных» файлов
...
Ссылки на предыдущие версии (или, как
говорят специалисты,
«итерации»)
вашего документа вы можете найти в меню
Файл
⇒
Сведения ⇒ Управление документом
...
Если вы хотите не просто хранить созданный документ на
вашем жёстком диске, но и переносить его на другой компьютер,
то вам необходимо для страховки изменить тип (формат) файла
...
Создаём, сохраняем, открываем
69
Поэтому рекомендую вам в сомнительных случаях перестраховаться, выбрав при сохранении файла в графе Тип файла меню
Файл ⇒ Сохранить как строчку Документ Word 97–2003
...
Последний совет
...
Иначе, открыв документ
на другом компьютере, вы рискуете вместо красивых шрифтов увидеть море пустых квадратиков или непонятных «кракозябров»
...
Сохранённый вами документ можно защитить от внесения
любых изменений: это делается через меню Файл ⇒ Сведения ⇒ Разрешения
...
Формат PDF: распознавание и сохранение
Формат PDF, созданный корпорацией Adobe, позволяет не
просто создать точную копию документа, со всеми элементами оформления и иллюстрациями, но и, самое главное,
корректно отобразить её на любом компьютере, независимо от операционной системы и установленных программ
...
Для чтения PDF-файлов необходима бесплатная
программа Adobe Acrobat Reader (её можно скачать по
адресу https://get
...
com/ru/reader/), а для их создания — профессиональная программа Adobe Acrobat
...
Когда речь идёт о достаточно простом документе, проблем возникнуть не должно… Но представьте, что вы отправляете комуто красочный документ с использованием экзотических шрифтов и множества иллюстраций… Вы уверены, что он корректно
откроется, скажем, на планшете или телефоне с Android или
на компьютере Apple c какой-нибудь древней версией Office на
борту?
Создаём, сохраняем, открываем
71
Перенос готовой к печати электронной публикации с компьютера на компьютер может превратиться в настоящую проблему
...
Поэтому в ряде случаев, когда необходима полная совместимость вашего документа с любой компьютерной платформой, а вмешательства получателя в текст документа не требуется
(главное — чтобы его можно было корректно распечатать), логичнее сохранить документ не в собственном формате Office (скажем,
docx или xlsx для таблиц), а в универсальном формате PDF
...
К тому же в PDF-файле сохраняются все составляющие вашего
макета — и текст, и шрифты, и картинки
...
Наконец, формат PDF очень
удобен для создания «электронных книг», которые к тому же можно сделать ещё и интерактивными! Именно в таком виде сегодня
распространяется электронная документация к большинству программ (в том числе, разумеется, и ко всем программам Adobe)
...
Обратите внимание, что при сохранении
вы можете выбрать качество документа, указав, предназначен ли
он для печати или для только для просмотра
...
К примеру, файл
с текстом этой книги в формате Word занимал около 70 Мб, а при
сохранении в PDF — всего 14
...
72
Microsoft Word
Мы помним, что практически все приложения Microsoft
Office 2010 позволяют сохранять документы в формате PDF,
так что дополнительный софт нам вроде бы ни к чему
...
Поэтому нам и потребуются
дополнительные программы — хотя бы одна, решающая все проблемы с просмотром PDF-документов на вашем компьютере
...
Однако эта читалка всё-таки
тяжеловата для ноутбука (не говоря уже о нетбуках), да и на
больших компьютерах порой притормаживает
...
Поэтому лично я рекомендую вам альтернативную читалку
Foxit Reader (http://www
...
com) — тоже бесплатную,
но куда более компактную и быструю
...
Тут, правда, есть одна тонкость:
обычно весь текст в PDF-документах сохранен в виде отдельного «слоя», который легко прочесть
...
Для компьютера это просто картинка,
неотличимая от фона
...
В данном случае я специально использовал низкокачественный «скан» с низкой контрастностью текста и большим уровнем
«шумов» — Word справился и с ним, пусть с достаточно высоким
количеством ошибок
...
Напомню, что для мобильных платформ Microsoft выпустил
отдельную программу-распознавалку Lens, которая может извлекать текст даже со снимков, сделанных камерой
смартфона или планшета
...
74
Microsoft Word
Печать документа
…Сколько бы не говорили нам сторонники прогресса о «безбумажном офисе», а все равно отказ от бумаги нам в ближайшем
будущем не грозит: известно ведь, что печатный текст воспринимается иначе, чем текст с экрана монитора
...
Путь лёгкий, но не всегда оптимальной: ведь Быстрая печать лишает нас возможности как следует покрутить все регулировочные ручки в печатном механизме Office
...
Щёлкать мышкой
по вкладках, как и в большинстве случаев, не обязательно: искомая панель отлично вызывается с помощью сочетания горячих клавиш Ctrl+P (заметим, оно работает не только в Word,
но и в огромном количестве других программ, от Excel до
Photoshop)
...
На что обратить внимание в первую очередь?
Во-первых, на то, правильный ли у вас выбран принтер
...
При таких настройках можно щёлкать по кнопке печати
сколько угодно — принтер будет молчать, а на компьютере
будут потихоньку копиться куча совершенно ненужных вам
файлов
...
Создаём, сохраняем, открываем
75
Ведь вовсе не обязательно печатать весь документ, если вам
нужно всего лишь пару абзацев: выделите нужный текст и выберите режим Настройка
...
Интересно, что
в этом же окне вы можете настроить величину полей — как
вертикальных, так и горизонтальных
...
Из менее очевидных возможностей: двусторонняя печать — только имейте в виду,
что эту функцию должен поддерживать принтер
...
Также советую поступать
и вам — для экономии)
...
Теперь эта возможность предоставляется вам бесплатно — пользуйтесь на здоровье!
Наконец, не забудьте про дополнительную ссылку — Свойства принтера: она откроет новое окно, в котором вы сможете
установить режим расхода тонера, качество печати картинки или
цветность (если принтер у вас цветной, не забудьте при печати
обычных документов переключить его в черно-белый режим)
...
Что там книгу — для простенького договора сегодня требуется труд десятков опытных
единиц «офисного планктона» плюс десяток приглашённых
юристов- проверяльщиков
...
Мы ведь уже заметили кнопку
в правом верхнем
углу экрана? Давайте-ка щёлкнем по нему
...
Как видите, работать с ним довольно просто: нужно лишь
указать электронные адреса ваших коллег, которым вы даёте
право на доступ к документу
...
Кроме этого, можно добавить комментарий:
«Вася, жду твоих комментариев к разделу
4445 на странице 8788»
...
Что касается адреса — в идеале, конечно, необходимо, чтобы
у каждого участника вашей группы был аккаунт Microsoft
...
Процедура эта довольно проста, а в придачу к свежесозданному аккаунту его владелец, напомню, получит ещё и собственный облачный накопитель OneDrive и кучу других сервисов от Microsoft, включая бесплатный онлайновый офис
...
Операции с фрагментами текста
Как только документ создан, мы покидаем вкладку Файл и перемещаемся к её соседке — Главная: именно здесь собраны самые
важные инструменты, относящиеся к оформлению текста
...
• Установить величину абзацного отступа и межстрочные
интервалы
...
• Наконец пометить отдельные элементы текста различными стилями
...
В любом случае перед нами стоит задача: выделить из текста
некие куски и оформить их в полном соответствии с требованиями эпохи и собственным художественным вкусом
...
Следующая кнопка снова вернёт
все «отменённые» изменения в документ
...
Используйте клавишу Enter только для того, чтобы начать новый абзац
...
Операции с фрагментами текста
79
•
•
Запомните — все эти операции выполняются с помощью
приёмов форматирования, которые мы изучим ниже
...
Если уж очень
приспичит, вместо нескольких пробелов в большинстве
случаев можно использовать табуляцию — кнопка Tab
...
Кстати: вы можете начать набор текста на любом участке
страницы, не используя «отбивку» с помощью клавиш Tab
и Enter
...
…В чем-то Word сродни портновскому искусству: ведь костюм или рубашку не ткут целиком, а кроят и сшивают из отдельных кусочков ткани! Так же и с текстом: бывает, конечно, что
он пишется целиком, линейно
...
Так что этому искусству текстовой «кройки
и шитья» стоит обучиться сразу же, буквально с первых шагов
...
Будем считать, что
настучать на клавиатуре текст вы сможете самостоятельно
...
Ведь чтобы проделать с кусочком текста какуюлибо операцию (в данном случае — форматирование), этот самый
кусочек необходимо выделить
...
80
Microsoft Word
А вот как выделять фрагменты текста с помощью мышки
...
Щелчок мышки по любому слову в абзаце:
• один щелчок — выделяется указанное слово;
• двойной щелчок — выделяется весь абзац
...
Делается это так: выделив первый кусок текста, нажмите
клавишу Ctrl, а уж затем передвигайте курсор мышки на
начало нового фрагмента и выделяйте его обычным порядком
...
И ещё один очень важный приём выделения — с использованием элементов оформления
...
Так, при работе над этой книжкой я использовал специальные пометки в тех
местах, где при вёрстке нужно будет вставить иллюстрацию:
(Иллюстрация xxx
...
В какой-то момент мне понадобилось пронумеровать все эти
рисунки
...
И если бы строчки со ссылками на рисунки стояли одна под
другой, никаких проблем бы не было
...
Как быть? Выделять их вручную?
Как бы ни так! Как раз на этот случай в Word предусмотрена
специальная команда в меню Главная ⇒ Выделить ⇒ Выделить
объекты с одинаковым форматированием
...
Обратите внимание: при выделении слова, фразы или абзаца
над выбранным нами фрагментом появится небольшая кнопочная панелька с основными кнопками форматирования: это для
того, чтобы нам не пришлось тащить курсор мышки в верхнюю
часть окна, к основной ленте
...
Но чаще всего нам приходится выполнять с выделенными фрагментами куда более интересные операции: их можно переносить с места
на место, удалять и вставлять заново, причём
несколько раз
...
Буфер — это специальная область памяти, куда
можно спрятать всё, что угодно, а потом достать опять и вставить
в нужное нам место
...
Обратимся к первому же разделу ленты Главная, где как раз
и собраны нужные нам инструменты:
•
— поместить выбранный фрагмент текста в специальный «карман» в памяти под названием буфер обмена, откуда мы его можем при необходимости вставить
в другой участок текста (причём — неограниченное чис-
82
Microsoft Word
ло раз!)
...
• Удалить — это и так понятно
...
Но гораздо правильнее будет воспользоваться
и для вырезки, и для вставки, услугами контекстного меню, тем
более что в Word 2013/2016 в него включён ряд новых возможностей
...
• Щёлкните по ней правой кнопкой мышки
...
В первом случае в Буфер отправится копия выделенного вами кусочка, а сам он останется в тексте на прежнем месте, а во втором выделенный фрагмент
переедет в Буфер «с концами», исчезнув из документа
...
Обратите внимание: в Word 2013/2016 вы можете скопировать в Буфер не один фрагмент текста, а несколько, а затем — вставить любой из них в другой участок документа
или все разом
...
Операции с фрагментами текста
83
Параметры вставки
Вставка фрагментов из Буфера обмена, как мы помним, осуществляется:
• через сочетание горячих клавиш Ctrl+X;
• через Контекстное меню (щелчок правой клавиши
мышки);
• через кнопку Вставить на Главной ленте
...
Зачем так много? Все просто: кусочки, которые вы переносите в другой документ, могут
быть оформлены совершенно по-разному, с использованием иных шрифтов, размера кегля и стилей
...
Если же вы хотите, чтобы «пришелец» не слишком выделялся среди прочих фрагментов и не делал текст похожим на
лоскутное одеяло, его оформление нужно привести «к единому
знаменателю» — в соответствии с конечным стилем всего документа
...
Наконец третья кнопка вставки поможет вам в том случае,
если вы случайно скопировали в Буфер текст с ненужным мусором — картинками, дополнительными таблицами и т
...
Если вы хотите вставить в ваш документ только текст,
без сохранения прочей шелухи, выберите третью кнопку:
—
Сохранить только текст
...
И это порядком утомляет, учитывая, что заветное сочетание клавиш Alt+Shift приходится щёлкать чуть ли не по десятку
раз в минуту (а мысль за время этой крохотной паузы успевает ускакать черти куда)
...
Внести самые распространённые англоязычные слова
(и их варианты, набранные вслепую в русской раскладке) в список Автозамены (Файл ⇒ Параметры ⇒ Правописание ⇒ Настройка автозамены)
...
Но есть ещё один вариант — установить программу Punto
Switcher от Яндекса (http://punto
...
ru)
...
Более того, при активации «Автопереключения» Punto сможет переключать
раскладку самостоятельно, угадывая англоязычные слова по невозможному для русской речи сочетанию
букв
...
В результате программа моментально обнаружит, если вы начнёте набирать текст в неправильной раскладке — скажем, ццц вместо www
...
Для настройки Punto щёлкните правой кнопкой по значку
программы в трее (дополнительный индикатор языка, похожий на стандартный) и выберите пункт «Настройки»
...
Однако не стоит паниковать и сносить программу с компьютера: любое ошибочно «перекочевряженное» (или
наоборот, не переведённое в нужную раскладку) слово легко вер-
86
Microsoft Word
нуть в прежний вид, нажав клавишу Pause/Break на клавиатуре
...
Только не забудьте, что после установки программу нужно
ещё настроить — иначе львиная часть её функций окажется недоступна
...
И последнее
...
Чаще всего
ошибка возникает при работе с предварительными версиями Office, под которые разработчики Punto ещё не успели
подогнать своё детище
...
А ещё лучше — установить
с официального сайта программы новую, свежую сборку,
в которой проблема наверняка будет устранена
...
ya
...
Операции с фрагментами текста
87
Шрифты: азбука текста
Документ открыт и возможно, даже уже набран
...
Ведь просто набрать документ мало — надо ещё сделать так,
чтобы выглядел он красиво и аккуратно
...
Говоря проще, нам
необходимо заняться форматированием текста
...
К ним относятся изменение
шрифтового оформления документа, изменение размера и расположения текста на странице, разбивка текста на части и придание каждой из них особого стиля
...
Ведь после установки Microsoft Office в нашем
распоряжении имеется несколько десятков самых разнообразных гарнитур!
• Гарнитурой называется тип шрифта, тот «почерк», которым он написан
...
• Кегль шрифта — это его размер, указанный в типографских «Пунктах»
...
От обычных они отличаются тем, что место
букв и цифр в них занимают разнообразные символы — знаки зодиака, карточные масти и даже дорожные знаки
...
Щёлкните по стрелочке справа от названия нашего текущего шрифта — и перед нашими глазами откроется полный
список всех установленных в системе
«фонтов» (так, на аглицкий манер, компьютерщики именуют шрифты)
...
Шрифты в выпадающем списке
расположены в алфавитном порядке,
но на самом верху Word услужливо помещает те шрифты, с которыми вы уже
работали в текущем сеансе
...
Если раньше пользователю приходилось запоминать
нужные ему названия шрифтов или сверять их с каким-нибудь
каталогом, то теперь о подобных адских муках можно забыть
...
Впрочем, не окончательно: стоит вам отвести курсор,
как все вернётся на круги своя
...
Вообще дизайнерские «правила хорошего тона» требуют,
чтобы в одном документе было использовано не более трёх шрифтов
...
Но как же сложно ограничивать себя, ведь
в Windows столько интересных шрифтов! Хотя со временем вы
обнаружите, что их всё-таки маловато — негде душе и дизайнерскому гению разгуляться
...
У подавляющего большинства юзеров лезть туда не возникает никакого желания: по умолчанию в Windows включено около сотни шрифтов, а этого более
чем достаточно для домашних нужд
...
А поскольку дизайнером себя мнит каждый второй, то не стоит дивиться тому, что
новички первым делом бросаются в Сеть в поисках экзотических шрифтов и пихает их в систему
...
Бесплатно скачать шрифты можно на сайтах:
• http://www
...
ru
• http://www
...
net
• http://www
...
ru
• http://www
...
ru
• http://www
...
ru
Здесь вы найдёте вполне достаточное количество бесплатных
русских шрифтов — в том числе и весьма экзотических начертаний, которые отлично подойдут для всяких «поздравлялок», открыток и прочего самиздата
...
После скачки просто щёлкните по нему мышкой —
Windows должна открыть этот файл в менеджере шрифтов
и продемонстрировать вам его начертание
...
После этого его можно будет использовать в любых
программах, включая и Word
...
Позднее эта детская болезнь проходит, и становится ясно,
что для большинства задач достаточно и стандартных шрифтов (Arial, Times New Roman, Calibri) плюс пара-тройка декоративных
...
При
работе с предыдущими версиями Word использование таких шрифтов с русским текстом приводило к появлению
на экране кучи пустых квадратиков или совершенно нечитаемых закорючек
...
Шрифты: азбука текста
91
В России распространены в основном коммерческие шрифты из библиотек ParaType (http://www
...
ru), а они стоят
недёшево (в среднем по доллару за гарнитуру)
...
Хотя есть гарнитуры, которые
ещё лет пять назад использовали все, и в хвост и в гриву — и некоторые шибко удивлялись, не найдя их в списках стандартных
...
Словом, о том, что воровать нехорошо, я вас предупредил,
дальше поступайте, как хотите
...
Чтобы этого не произошло, включите режим
сохранения шрифтов в тексте документа (Файл ⇒ Параметры ⇒ Сохранение ⇒ Внедрить шрифты в файл)
...
Другой вариант — сохранить документ в формате PDF — в этом случае
он будет читаться вообще на любом компьютере, даже на
том, на котором Microsoft Office не установлен вовсе
...
Какой-нибудь
пресс-релиз с большим количеством иллюстраций, каталог
и другие не предназначенные для редактирования публикации хранить в нём — милое дело, а вот для обычных офисных документов он явно не подходит
...
Кегль можно выбрать
с помощью меню Размер шрифта на Панели форматирования
или сочетания клавиш Ctrl+Shift+P
...
Впрочем, размер
шрифта можно устанавливать не только в непонятных большинству из нас пунктах, но и увеличивать и уменьшать шажками —
точно так же, как мы меняем громкость нашего телевизора
...
Третья кнопка на этой панели отвечает за быструю
смену регистра выделенного текста, то есть ПРОПИСНЫЕ буквы можно моментально заменить на строчные —
и наоборот
...
Делается это с помощью либо специальной кнопки на ленте, либо, что тоже удобно,
комбинацией горячих клавиш:
• нормальное;
• курсивное (Ctrl+I);
• полужирное (Ctrl+B);
• подчёркнутое (Ctrl+U)
...
Шрифты: азбука текста
93
А ещё шрифт можно зачеркнуть (этот приём очень часто используется в блогах)
...
Наконец отдельные знаки можно сделать подстрочными
и надстрочными
...
Для этого эффекта тоже существует сочетание горячих
клавиш:
• Надстрочный знак — Ctrl+Shift+<клавиша «+»>
• Подстрочный знак — Ctrl+Shift+<клавиша «–»>
Как вы поняли, для каждой из этих операций нам необходимо нажать одну из кнопок в нижней части панели шрифтов — или
сразу несколько
...
После нажатия кнопки начертания она как бы «утапливается» в панель:
повторное нажатие на неё позволяет снять параметр начертания
с выделенного участка текста
...
Цвет
Прогуляться цветным маркером по тексту — любимая забава детишек и офисных работников
...
Конечно, шрифтовая «радуга» не слишком
уместна в официальных документах (разве что
для оформления «шапки»), а вот в поздравлениях, объявлениях или визитках она придётся
как нельзя кстати
...
Есть здесь и другая кнопка —
Цвет выделения текста — с её помощью можно подложить под
любую надпись цветной фон
...
Однако не рекомендую злоупотреблять
этой возможностью, поскольку «надутые» шрифты будут видны только
в последних версиях Word
...
Вставка текстовых элементов
При всём многообразии шрифтов, которые вы можете использовать в Word, и при всех возможностях форматирования
иногда нам всё-таки требуется нечто большее
...
Словом, всё, что не укладывается в рамки обычной работы
над текстом, а скорее относится к дизайну и вёрстке
...
«Специальными» мы называем те символы, которые не
указаны на нашей клавиатуре
...
Возьмите хотя бы простенький значок копирайта
(©) или значок евро (€) — где их найти на клавиатуре?
Если вы учите математику, то вам не обойтись без математических символов, если иностранный язык — без «ударений»,
«оксанов» и «дифтонгов»…
Всего этого на нашей клавиатуре нет, но зато символы можно
найти внутри самих шрифтов! А для вставки в документ использовать либо уже знакомый нам Буфер Обмена, либо комбинации
горячих клавиш
...
В главном меню Символы мы найдём не
слишком много значков, но стоит нажать дополнительную кнопку Другие символы…
как вы получите доступ ко всем символам,
хранящимся в любом шрифте Windows
...
Немного? Да неужели! — в одном только
наборе Windings вы сможете найти сотни самых разнообразных
значков, от карточных мастей до религиозных символов! Чтобы
вставить любой символ в текст, вам нужно просто щёлкнуть по
нему мышкой
...
Например, для вставки символа евро можно использовать такую команду: Alt+0136 (при
русской раскладке) или Alt+128 (при английской)
...
Свой собственный код существует не только у специальных символов, но и вообще у любого значка! Например,
для вставки в текст буквы «А» вы можете использовать сочетание клавиш Alt+065
...
Выбрать нужный набор можно с помощью выпадающего меню в правой части
экрана
...
Поставьте
курсор сразу после символа, над которым вы хотите поставить
знак ударения, а затем щёлкните по нему в таблице символов
...
Точно таким же
способом, но с использованием других кодов, можно вставить любой значок греческого алфавита
...
Длинное тире (—)
...
Короткое тире по
Вставка текстовых элементов
97
канонам можно использовать лишь для разделения цифр
...
На панели Текст ленты Вставка можно найти специальные
кнопки для вставки даты и времени, строки электронной
подписи или целого документа, созданного в другом приложении — например, таблицы Excel
...
Для уравнений здесь имеется
огромная библиотека как отдельных символов, так и готовых формул
...
Заметьте, формулу мне
даже не пришлось набирать
вручную, я просто взял её из
готовой библиотеки шаблонов
...
Com (для
этого на панели Уравнение
есть специальная команда)
...
Особенно если нужно выдумать что-то
Заголовок для объявления, титульный лист для школьного
доклада
...
Что ж, есть и на этот случай в Word чудо-юдо-фишка по имени WordArt: найти его можно в правой части ленты Вставка
...
Предназначена эта кнопка
для создания ярких объёмных заголовков
...
Ваш заголовок создан!
Можно поступить и иначе — сначала набрать заголовок
обычным текстом, выделить его, и только после этого выбрать
нужный шаблон WordArt: текст будет преобразован в картинку
автоматически
...
Соответственно, и все параметры расположения объекта WordArt
относительно текста устанавливаются уже знакомым нам образом — с помощью специальной Ленты вверху экрана (Формат ⇒ Средства изображения)
...
С помощью кнопок в правой части меню WordArt вы можете изменить формат и внешний вид надписи, развернуть её
под нужным углом, расположить текст вертикально и изменить
шрифт
...
Экспресс-блоки
В деловой переписке нередко приходится использовать одни
и те же куски текста, причём часто довольно значительные по
объёму
...
Мы с вами знаем уже как минимум два способа использования таких готовых блоков
...
Наконец любой кусок текста (включая
графику) можно перенести через Буфер обмена
...
Они будут храниться в специальной «копилке», откуда их при желании
можно будет вставить в текст буквально за пару щелчков мышкой
...
Каждому
фрагменту вы можете дать название — а затем при необходимости просто вставлять его
из копилки обратно в текст
...
Это может быть имя автора документа, название
организации, адрес, телефон и т
...
Вставка текстовых элементов
101
Но это ещё не самое интересное
...
Помните, я говорил, что в качестве блоков можно сохранить
не только текст, но и графику? Именно это мы здесь и наблюдаем — внушительную коллекцию виньеток, врезок, отбивок и прочих украшений для ваших документов
...
Текстовое поле
...
Прежде всего это всевозможные врезки, выноски,
дополнительные поля с комментариями — словом, визуальные украшалочки, которые делают текст проще для
102
Microsoft Word
восприятия и помогают разбить его на логические части
...
Не забывайте, что к каждому инструменту на этой панели
приложена своя собственная Лента — она появится вверху
экрана, как только вы начнёте работу над новым объектом
...
Ведь и у них есть множество параметров, которые мы
с вами можем изменить:
• абзацный отступ;
• тип выравнивания;
• интервал
...
Ну а теперь — о том, как именно мы будем разводить в тексте
всю эту полезную живность
...
Как обычно, это
можно сделать либо с помощью кнопок, либо — комбинацией горячих клавиш:
— по левому краю (Ctrl+L);
— по центру (Ctrl+E);
— по правому краю (Ctrl+R);
— по ширине окна (Ctrl+J)
...
Выравнивание по центру применяется в том случае, когда
нужно составить изысканный текст, расположенный своеобразной «ёлочкой»
...
А уж применять выравнивание по центру к заголовкам — сам бог велел!
Интервал между абзацами и строками
Это только кажется, что величина интервалов между
строчками и абзацами — вещь малозначительная и простому человеку неинтересная
...
А уменьшим интервал до минимума, вы получите тяжеловесный «концентрат», которым ваш читатель может и подавиться…
В век пишущих машинок в издательствах, редакциях газет
и даже в вузах существовали чёткие правила в отношении интервала («одинарный», «полуторный» — для больших текстов,
и изредка — «двойной» для официальных документов и писем)
...
В студенческие годы мы просто обожали мухлевать с размером интервала, чуточку подкорректировав который,
можно было увеличить объём дипломной работы с 50 до
75 страниц
...
Правда, случалось и иначе — узрев
в тексте «воздушную избыточность», суровый препод моментально ставил «трояк», не обращая внимания на иные
достоинства работы
...
Устанавливается величина интервала с помощью кнопки Междустрочный интервал
...
Тем более что в последние годы не
только в Сети, но даже в книгах вошёл в моду «западный» стиль
оформления документов, когда «красной строки» нет вовсе, а отделяются абзацы друг от друга исключительно увеличенным интервалом
...
Маркеры и списки
Мы уже раз сто говорили о том, что в Word можно создавать не просто текст, но и чуть ли не всё, что вашей
(или начальника) душеньке угодно! Настала пора в этом убедиться — для разминки мы займёмся самым лёгким, хотя и скучным — будем составлять списки
...
Ну
а раз уж список — не просто текст, то и оформлен он должен быть
особым образом
...
Здесь в начале каждой строчки стоят
значки-«маркеры» — стало быть, нам
нужна первая кнопка из этой троицы,
кнопка маркеров
...
Если же вы захотите придать абзацам прежний вид, снова
выделите помеченные строчки и повторно щёлкните по кнопке
маркеров
...
Нумерованный
2
...
Здесь тоже есть несколько вариантов:
пометить строчки вы можете арабскими
и римскими цифрами или же буквами
...
Вообще создавать нумерованные
списки в Word можно ещё проще — достаточно начать строчку с цифры 1
...
Всё-таки удобная штука — этот Word!
Но не расслабляемся, поскольку впереди у нас — третья кнопка, и третий вид
списка:
1
...
1
...
Скажу лишь, что лично мне удобнее создавать такие списки по
уже описанному сценарию: первый абзац я, начиная с 1
...
Но если
вы сразу же после перехода к новому абзацу нажмёте кнопку
TAB, Word исправится и пронумерует строку иначе, создав подпункт 1
...
И это ещё не все: Word умеет не только ставить перед пунктами нашего списка точечки и циферки, но и СОРТИРОВАТЬ их!
Правда, только одним способом — по алфавиту (порядку
цифр)
...
Никаких чётких, раз и навсегда прописанных правил тут
нет
...
А вот для сетевых заметок (например, записей в блоги) можно использовать более «модерновый» стиль — без абзацных отступов и с увеличенным интервалом между абзацами
...
Между нами говоря, непонятно, зачем для этого
потребовалось создавать специальную кнопку: практически
то же самое делает команда Цвет выделения текста на панели
Шрифты
...
В этом можно убедиться, щёлкнув по стрелочке справа от
кнопки Границы и открыв полное меню
...
Граница в данном
Форматирование текста
107
случае означает всего лишь рамку вокруг выделенного фрагмента текста! Вот такую…
Впрочем, не только… Кнопка Границы позволяет нам создать не только полную
рамку вокруг текста, но и частичную —
например, внизу или вверху
...
Впрочем, и с рамочками мы будем работать не слишком часто
...
Пока же
просто возьмите себе на заметку: такая возможность есть!
И напоследок
...
Очистка и перенос форматирования
Если вы сгоряча изуродовали какое-то слово или фразу кучей ненужных спецэффектов, воспользуйтесь услугами очень
полезной кнопки
Очистить формат — она живёт в верхнем
правом углу панели Шрифт
...
Скопировать и перенести в другой участок документа можно не только текст, но и, так сказать, его «одёжку», то есть элементы оформления
...
А пока что ограничимся,
так сказать, готовым платьем, научившись переносить элементы
форматирования на «голый» текст с других участков
...
Она, правда, находится не в разделе Шрифты, а чуть левее —
на панели Буфер обмена (и совершенно непонятно, как она там
оказалась)
...
108
Microsoft Word
Допустим, вы выделили какую-то фразу особым шрифтом,
изменили её цвет и размер кегля — и теперь хотите точно также оформить её соседку
...
Но будет проще проделать следующие действия:
• Выделить первую, исходную фразу мышкой
...
• Выделить мышкой фразу, на которую нужно перенести
форматирование
...
Причём «откатиться» можно на сколько угодно
«шагов» назад, вплоть до самой первой правки, сделанной
вами с начала сеанса
...
Если вы выделите мышкой знак, слово
или строку и укажете на неё курсором, прямо над выделенным
фрагментом появится маленькая копия панели Шрифты со всеми необходимыми инструментами для форматирования
...
Структура документа
Менять шрифт, кегль и начертание, и раскрашивать всякими цветами, и выравнивание устанавливать… Запаришься, пока
один фрагмент обработаешь, а ведь их очень много может быть
...
Но и творчества бывает слишком много, душа просит
чего-нибудь попроще
...
Все эти действия
в Word можно сохранить в виде СТИЛЯ, и затем применять эту
Стили
...
Вместо десятка щелчков вам потребуется сделать
всего один-единственный
...
Просто и удобно!
Но если вы думаете, что стили в Word нужны исключительно для украшалочек, вы здорово ошибаетесь: на самом деле
стили позволяют СТРУКТУРИРОВАТЬ текст, разбить его на
отдельные логические элементы и расположить оные в соответствии со строгой иерархией
...
Но ведь всё может случиться, вдруг когда-нибудь вам приспичит
наваять уже что-то более фундаментальное: диплом, пузатый отчёт для шефа… Или даже целую книгу
...
При
создании большого документа (такого,
как эта книга) вам придётся оперировать
десятками различных стилей, зато их использование значительно облегчит вам работу в дальнейшем
...
Обратите внимание: рядом с заголовками, выделенными
специальным стилем, появилась стрелочка
...
Напомню, что отображение панели Навигация можно
включить с помощью галочки напротив соответствующего пункта в ленте Вид
...
Но, в конце концов, мы
имеем, что имеем, и наше дело — научиться этим безобразием
грамотно пользоваться
...
По замыслу Microsoft, именно их мы будем чаще всего использовать при работе над документами
...
Зато Word позволяет
вам увидеть, как будет
выглядеть обработанный каким-либо стилем фрагмент текста
даже без его изменения! Установите курсор на какой-нибудь
Стили
...
Именно укажите, а не щёлкните! Через секунду
абзац, на котором вы остановили курсор последний раз, приобретёт совершенно иной вид
...
Если обилие кнопок на панели Стили вас напрягает, можно
устроить расплодившимся стилям глобальную чистку
...
Ещё один вариант — с помощью пункта контекстного меню
можно создать для коллекции стилей специальную кнопку на панели быстрого доступа: это очень удобно, если вы хотите «перекроить» ленту по своему вкусу, и слегка «поджать» стили, заняв
это место какими-нибудь другими кнопками
...
Делается это так:
• Выделите фрагмент, который должен послужить образцом для нового стиля
...
• В открывшемся Контекстном меню выберите пункт
Стили ⇒ Сохранить выделенный фрагмент как новый
экспресс-стиль
...
Делается это практически так же, как и создание стиля, только команду в Контекстном
меню нужно выбрать другую — Стили ⇒ Выделить текст, имеющий такой же формат
...
112
Microsoft Word
Помните, чуть выше мы
разбирали пример с «красной строкой» и говорили
о том, что все эти изменения
лучше внести не в текст,
а в шаблон? Теперь настала пора этим заняться
...
• В открывшемся меню вы можете изменить тип шрифта
и его размер по умолчанию (скажем, в шаблоне стоит
10 кегль, а вам удобнее работать с более крупным шрифтом с кеглем 12)
...
Здесь-то и нужно изменить такие пункты, как Первая
строка (установить Отступ) и Междустрочный интервал (значение — Одинарный), установив дополнительно
галочку на пункте Не добавлять интервал между абзацами одного стиля…
Со временем, если вы постоянно будете работать с объёмными документами и пользоваться стилями, возможностей Word по
работе с ними вам будет недостаточно
...
На первое время вам хватит и этого, однако для более
серьёзной работы со стилями вам понадобится более удобный
инструмент — отдельная вертикальная Панель cтилей, унаследованная от Word 2003
...
Структура документа
113
нель откроется на экране лишь после того, как вы щёлкните по
малозаметной стрелке под кнопкой Изменить стили
...
Конечно, со временем здесь скапливается
куча мусора, но и в ней можно найти пресловутые жемчужины
...
Нажав на стрелочку справа от каждого стиля,
вы сможет выделить все помеченные им строчки в документе
...
С первой кнопкой всё
ясно: она даёт нам возможность
создавать
новые стили в режиме
конструктора
...
Инспектор стилей позволяет
управлять
стилями
как на уровне всего документа, так и на уровне отдельного абзаца
...
В любом случае создавать, изменять и удалять стили мы уже умеем — всё это позволяют сделать
Панель стилей и Панель экспресc-cтилей
...
• После этого нажмите кнопку Создать стиль, затем в появившемся меню измените нужные вам параметры стиля
...
• Если вы хотите, чтобы созданный вами стиль сохранился в библиотеке стилей и был доступен для работы
с другими документами, установите галочку в окошке
Использовать в новых документах, использующих этот
шаблон
...
В этом случае, если вы измените оформление какоголибо кусочка текста, созданного с использованием этого
стиля, эти изменения будут автоматически применены
ко всему остальному тексту, «помеченному» таким же
стилем
...
Работа со структурой
Как обидно порой, что оглавление всегда находится в начале или конце книги — было бы куда удобнее, если бы оно было
доступно нам постоянно, в любую минуту! И документ в этом
смысле ничем не отличается от книжки, особенно большой:
с 5–10 страницами можно и без всякого оглавления управиться,
а вот для большего объёма оно, ох, как не помешает! Например,
работать над этой книжкой было бы гораздо тяжелее…
И как замечательно, что в Word предусмотрена специальная
Навигационная панель для работы с большими текстами!
Эта капризная дама то появляется в Word, то исчезает, в разных версиях она обитала то в правой, то в левой части экрана
...
В Word 2013/2016 эта дама присутствует, правда, врождённая
скромность не позволяет ей проявить себя сразу же после запуСтили
...
И в том и в другом случае в левой
части окна появится специальная панелька, на которой будут отображены
названия глав и разделов (если вы, конечно, заранее выделили их нужным
стилем — Заголовок 1, Заголовок 2
и т
...
Если
вы имеете дело с очень уж большим
документом с разветвлённой структурой, излишнюю «ветвистость» можно
убрать, оставив на панели лишь самые
важные заголовки
...
Но можно поступить иначе, щёлкнув по панели правой кнопкой
мышки и выбрав команду Показать
уровни заголовков
...
Это нужно, конечно, лишь
в исключительных случаях, когда
вы имеете дело с текстом в сотни
страниц…
116
Microsoft Word
С помощью Контекстного меню можно также «повысить» или
понизить уровни заголовка — и это тоже очень удобно, поскольку обычный режим работы с ТЕКСТОМ — это одно, а с
его СТРУКТУРОЙ — совсем другое
...
Скажем, у меня частенько бывало, что вместо Заголовка 2
я использовал стиль, скажем, Заголовок 3
...
В верхней части панели вы можете заметить три кнопкипереключателя, из чего можно сделать вывод, что работает эта
панель за троих:
• Список заголовков
...
• Просмотр страниц документа
...
Этот режим удобнее в том случае, если заголовков, по которым можно
ориентироваться, в тексте немного, но зато есть достаточное количество картинок
...
• Результаты поиска
...
Конечно, все таланты Навигационной панели не означают, что
её надо держать перед глазами постоянно — на крохотном экране
ноутбука она будет скорее помехой
...
В открывшемся окошке можно
Стили
...
Вложения в документ
Поэт в России больше чем поэт, а текст в Word — далеко не
только текст
...
Инструменты для работы с ним в основном сосредоточены
на специальной ленте Вставка
...
Вряд ли мы
будем ломать голову над функциональностью порхающего в воздухе мотылька (а если задуматься,
так это существо и вовсе вредное — его гусеницы кушают лесонасаждения почём зря!)
...
Так и картинки: безусловно, определённая польза от них есть,
но чаще всего они нужны лишь для того, чтобы ваш глаз мог хоть
на минутку за что-то зацепиться и отдохнуть
...
Впрочем, в Word нет двух самых главных возможностей
издательской системы — цветоделения и встроенной «жёсткости» графической структуры каждой страницы
...
Зато с помощью Word вы можете создать
по-настоящему красивый документ, украшенный изысканными
картинками и оформительскими элементами
...
Напомню, что многие виды вложений и элементы оформления (например, темы) будут доступны вам лишь при сохранении документа в новом формате Word 2016
...
Горю легко помочь,
сохранив файл в новом формате (меню Файл ⇒ Сведения ⇒ Преобразовать), однако учтите, что некоторые новые элементы текста в этом случае не смогут быть корректно
прочитаны ранними версиями Word (вплоть до Word 2010)
...
Что они значат?
Рисунок, оказывается, может быть не только рисунком, но
и фотографией, графиком — словом, любой картинкой, которая хранится на вашем компьютере или подключённых к нему
устройствах и накопителях (флешках, DVD, внешних жёстких
дисках и т
...
Во-первых, эта кнопка открывает вам доступ к огромной
куче картинок с сайта Office
...
И самое ценное — их можно искать по ключевым
словам
...
Фигуры и плашки
Все эти клипы, фотографии и прочее
уместны для «домашнего» документа
...
Фигуры
...
Фигуры могут
использоваться как дополнения к обычным фотографиям, для
оформления деловой документации, однако они хороши и сами
по себе
...
Не забудьте, что вы можете
манипулировать не только размером фигуры, но и цветом заливки,
прозрачностью или, как и в случае
с обычными картинками, углом
наклона
...
100
80
60
40
20
0
1 кв
2 кв
3 кв
Вложения в документ
Объекты SmartArt — почти те же самые
плашки, только более объёмные и солидные
образчики «деловой графики»
...
Ими Word обзавёлся лишь в последних версиях, раньше же всем этим хозяйством заведовала другая программа — Microsoft Visio
...
Да и не
Запад
картинки это вовсе: люСевер
бая диаграмма — это, прежде всего, переведённая
4 кв
на язык графики таблица
...
Кроме уже упомянутых графических украшательств, в текст
Word можно добавить красивые надписи, созданные из
обычного текста (объекты WordArt)
...
Поэтому разговор о WordArt мы отложим на потом, сейчас просто сделайте себе заметку, что эта кнопка позволяет создавать
очень красивые заголовки и фигурные элементы текста
...
Раньше мне приходилось делать
снимки вручную (через кнопку
PrtScr на клавиатуре или с помощью специальных программ вроде SnagIt), сохранять их на диске
в виде отдельных файлов, и лишь
потом вставлять в текст
...
Наконец, в Word
2016 появились новые возможности
вставки — и новая панель Приложения на ленте Вставка
...
Если, конечно, вы не
попытаетесь выдать утянутый материал за собственное творчество, как это обожают делать современные школьники
...
А чаще всего — ещё и доработать немного,
изменить — хотя бы на уровне коррекции яркости и контрастности
...
Начнём с простого: изменения размера и пропорций
...
1
...
2
...
3
...
В предыдущих версиях Word возможности по редактированию рисунка этим скромным перечнем, в общем-то, и ограничивались
...
Помимо «узловых точек» на рамке, есть ещё одна — прямо над картинкой: с её
помощью вы можете управлять углом наклона иллюстрации
...
Для более сложных операций у нас есть два
основных инструмента: во-первых, Контекстное
меню (щелчок правой кнопки мышки по картинке)
...
Вложения в документ
123
Первая из них поможет подобрать
стильную рамку для вашей иллюстрации, а вторая — кадрировать её
...
Как вы понимаете, для схематичной графики вроде Фигур
и фотографии эта панель будет выглядеть по-разному
...
Конечно, это не Photoshop, и серьёзно
доработать ваше фото не получится
...
Можно также сжать вставленные в текст иллюстрации
для уменьшения «веса» файла
...
Конечно, самое большое количество эффектов можно применить к векторным объектам (рисунки из библиотеки Office
и в особенности — Фигуры и плашки SmartArt)
...
• Контур — меню Формат фигуры позволяет вам выбрать
тип линий, образовывающих контур фигуры (сплошную,
прерывистую), а также управлять их толщиной
...
124
Microsoft Word
Обтекание текстом
Наша новая задача — «подружить» изображение с текстом,
сделать так, чтобы выбранная нами картинка улеглась точно на
нужном месте
...
Ведь рамку с картинкой
можно просто перетащить на нужный участок мышкой!
Правильно, можно
...
Все эти и многие другие
параметры вы можете
установить с помощью
Контекстного меню или
специального
раздела
уже знакомой нам ленты Формат-Упорядочить, которая автоматически появится в верхней части окна Word, стоит вам только
щёлкнуть по рисунку
...
Для выбора модели обтекания нажмите кнопку Положение
или Обтекание текстом и установите нужный вам параметр расположения картинки
...
Можно воспользоваться не Лентой, а Контекстным меню картинки (щелчок правой кнопкой по любому её участку) — это, на мой взгляд, самый
грамотный и удобный способ
...
В том случае, если этот
участок текста «сползёт» вверх или
вниз, картинка покорно переедет вместе с ним
...
С помощью команд На передний план и На задний план
вы можете отрегулировать «хозяйственные споры» нескольких
картинок, наложенных друг на друга
...
Подписи к иллюстрациям
…Когда я спросил одного своего знакомого (который в то
время как раз трудился над дипломом), какая именно «фишка»
последних версий Word ему приглянулась больше всего, он сразу
же ответил: подписи к картинкам! Поначалу я даже удивился —
мелочь вроде бы, и нужна немногим
...
Подписи к картинке порой не
менее важны, чем сами изображения — особенно если вы работаете над серьёзным научным или
техническим текстом, который
должен соответствовать определённым правилам
...
Но просто озаглавить картинку — это ещё не самое сложное
(ради этого не стоило бы и огород городить)
...
Добавлю лишь, что вставленные подписи вы сможете редактировать, как обычный текст, просто щёлкнув по ним мышкой
...
Вложенные документы
Текст, картинки… Всё это полумеры, господа, ибо Word может куда больше
...
Или таблицу, или электронную книгу в формате PDF
...
Конечно, можно просто поставить гиперссылку на внешний файл (раньше так и делали), но для отправки
документа куда удобнее, чтобы все его составляющие хранились
в одном, едином контейнере
...
Ничего себе простота, скажете вы, это до каких же объёмов распухнет несчастный документ, отягощённый увесистой видюшкой? Успокойтесь:
пока что мы говорим исключительно о роликах, размещённых
на YouTube и других подобных серверах
...
Вставить видеоролики можно с помощью специальной кнопки,
...
Ещё большее количество файлов разных
форматов позволяет
вставить в документ
кнопка
, расположенная в правой части
ленты Вставка
...
И все правки, внесённые в отдельный файл, содержащий вложенный документ, тут же будут отображены и в нашем
«слоёном пирожке»
...
Помимо текстов и таблиц, Word позволяет встраивать в документы практически любые файлы
...
Вставить можно как
сам файл (правда, ваш документ резко «потяжелеет», ведь даже
небольшой видеоролик занимает десятки мегабайт), так и ссылку на него (Связь с файлом)
...
Таблицы
Если вы собираетесь писать в Word лишь сочинения на тему
«Как я провёл лето» и комбинировать прелестные открыточки
на день рождения… Тогда эта функция вам точно не понадобится
...
Пусть маленьких — для больших и солидных есть Excel, а для
Word работа с ними — всего лишь хобби…
Инструменты работы с таблицами в Word 2013/2016 значительно усовершенствованы по сравнению с предыдущими версиями этой программы
...
128
Microsoft Word
Самый простой способ создать в документе красивую таблицу, со всеми необходимыми выделениями и интересным шрифтовым оформлением — вставить в текст готовый
шаблон таблицы из коллекции Word
...
Простая таблица с подзаголовками, календарь… Собственно,
и все — выбор шаблонов явно небогат, хотя с голодухи нам хватит и этого
...
Вновь щёлкнем по стрелочке под кнопкой Таблица… И сразу
же видим поле из одинаковых клеточек
...
Щелчок — и таблица уже вставлена в текст!
Если такой выход вас почему-то не устраивает, таблицу можно нарисовать прямо в тексте с такой же лёгкостью, как на бумаге
(и даже легче — вам не понадобится линейка) — с помощью кнопки
...
Операции с таблицами
Итак, давайте создадим простенькую таблицу в режиме Конструктора, просто указав нужное нам число строчек и столбцов
...
Щелчок
по «плюсику» в Word
2013/2016 не только выделяет табличку, но и выводит в её верхней части маленькую панель инструментов — точно так же, как это происходило с выделенным нами текстом
...
К приме-
130
Microsoft Word
ру, добавить новые строки или столбцы в таблицу можно с помощью кнопки Вставка
...
Щёлкнув по квадратику в правом нижнем углу, вы сможете
выделить всю таблицу
...
• Очистить выделенную строчку и столбец таблицы можно с помощью кнопки Del, а вот для её физического
удаления проще воспользоваться Контекстным меню
...
• Заполнив последнюю строчку, вы легко можете добавить
новую с помощью клавиши Tab
...
Что дальше? Нам нужно заполнить таблицу текстом и красиво оформить её, поскольку в «сыром» виде таблица нам явно
не подойдёт
...
В итоге программа была вынуждена переносить длинные слова самым идиотским образом, чтобы только уместить их
в прокрустово ложе
...
Теперь табличка станет «резиновой», и Word будет
пытаться подогнать ширину столбцов под заголовок или содержимое ячеек
...
Но не идеально: часть переносов
осталась, поскольку наша таблица упёрлась в границу абзаца
...
Панели Конструктор и Макет
Просто, удобно, но мало! Мы с вами научились добавлять
и удалять столбцы, строчки, изменять размеры нашей таблицы…
Да полноте, это же лишь чуть больше, чем ничего! А где такая
простая штука, как сортировка данных в таблице, хотя бы просто
по алфавиту? Где инструменты для вставки формул или вертикального текста? Как быть, если нам нужно разбить ячейку на
две или, наоборот, объединить пару строчек?
И наконец — мы так и не смогли сделать таблицу красивой…
Если бы мы с вами работали в каком-нибудь древнем Word
2003, на этом месте автору пришлось бы пожать плечами и отправить всех алчущих на поклон к Excel: что, мол, вы хотите от
текстовой программы?
Но Word 2013/2016 предлагает нам кучу совершенно новых
инструментов для работы с таблицами! Обратите внимание —
как только вы щёлкните мышкой по созданной вами заготовке,
132
Microsoft Word
в «шапке» Word появились сразу две новые закладки — и целых две
ленты, специально «заточенные» под таблично-улучшательскую
деятельность
...
Ведь, создавая таблицу, мы создали лишь «скелет»,
который нужно будет ещё стильно оформить
...
Если ни один из готовых
шаблонов вам не нравится,
не беда — его всегда можно
отредактировать
...
Созданный вами шаблон можно легко добавить в коллекцию стандартных стилей Word
...
Но и это ещё не все, ибо нам предстоит знакомство ещё
с одной новой лентой — Макет
...
Кнопки добавления
и удаления строк и столбцов, выравнивания текста в ячейках,
автоподбора (подтягивания границ таблицы, насколько позволяет содержимое), кнопка быстрого преобразования таблицы
в текст…
Обратите внимание на панель Данные — она явно приехала из арсенала Excel
...
Да-да, вы не ошиблись: теперь ячейки таблиц в Word можно связывать друг с другом с помощью формул, как в Excel — это можно использовать
для простых операций типа автоматического подсчёта суммы
значений в нескольких ячейках
...
Но можно внести в строку Формула и собственные значения — например, отображать в данной ячейке сумму, разность
или результат перемножения значений не в соседних, а в произвольных ячейках
...
Ну и не забыть поставить перед формулой знак =
...
Но вернёмся к кнопке Данные
...
Только не забудьте предварительно выделить
таблицу, воспользовавшись правой кнопкой мыши
...
Да и ни к чему это:
во-первых, для подобной работы у нас всегда под рукой Excel,
а во-вторых, в документ Word всегда можно вставить уже существующую «экселевскую» таблицу
...
Но можно поступить изящнее:
с помощью кнопки Таблица Excel в меню Таблица
...
Гиперссылки и закладки
Помните, ещё в самом начале нашей главы мы говорили
о СТРУКТУРЕ документа, о том, как важно использовать стили для того, чтобы впоследствии получить возможность быстро
добираться до нужного раздела? К этому мы ещё вернёмся, но
сейчас надо сказать ещё и о том, что, помимо стилей, в Word
существуют другие способы пометить нужный участок текста
...
Начнём с гиперссылок — ведь с ними мы и так сталкиваемся каждый день, общаясь со страничками Интернета! Создатели
Word, кстати, постоянно напоминают нам, что эта программа
вполне сгодится для создания гипертекстовых документов и даже
целых сайтов! Это, конечно же, преувеличение… Но трудно не согласиться с тем, что роль гиперссылок в нынешних электронных
документах необычайно высока
...
В этом случае, кстати, Word создаёт гиперссылку автоматически, равно как и при вводе адреса электронной почты
...
Обычно под «гиперссылками» мы подразумеваем адреса Интернета, однако ссылки можно создать и на любой участок нашего документа! Для этого и служат Закладки — вторая кнопка на
панели Ссылки ленты Вставка
...
А затем с помощью кнопки добавления гиперссылки мы может протянуть к нему ниточку из любого другого
абзаца или главы
...
Только не забудьте
нажать в меню вставки — Связать с… кнопку Место в докуменВложения в документ
135
те
...
По сути это те же гиперссылки, а стало быть, все их достоинства проявляются лишь
в электронных, но никак не в бумажных версиях документа
...
Дизайн страницы
Эта лента появилась только в Word 2013 и отвечает за дизайн
документа в целом
...
Они и впрямь похожи,
только в «дизайне» ставка вновь сделана на шаблоны оформления, то время как «Разметка» удобнее для ручной регулировки
каждого параметра:
• Цвет страницы
...
• Абзацный интервал
...
• Границы страниц
...
Начнём с первого раздела — Темы
...
На основе этих тем удобно создавать красочные
поздравления или даже гипертекстовые документы Интернета
...
К тому же помните, что использование тем приведёт к изрядному «утяжелению» вашего документа
...
В особенности, если версия Word на нём отличается от той, что установлена на вашей собственной «персоналке»
...
Меню Подложка пригодится вам в том случае, если вы захотите создать письмо на бланке с «водяными знаками», поздравительную графику или другой документ на яркой подложке
...
Дизайн страницы
137
Современно, даже модно
...
Как это делать? Допустим, изменить интервал не проблема:
кнопка его установки находится в группе Абзац ленты Главная,
справа от кнопок выравнивания
...
Точнее — есть на панели, в верхней строчке
две кнопки — Увеличить отступ и Уменьшить отступ
...
Это
тоже полезная штука…
Но нам, как на грех, она
сейчас абсолютно не
нужна
...
Здесь вам и нужно изменить следующие пункты:
• Выравнивание — значение По ширине;
• Первая строка — значение Отступ;
• Междустрочный интервал — значение Одинарный;
• Пункт Не добавлять интервал между абзацами одного
стиля — здесь поставьте галочку…
Дело в шляпе — теперь наш текст принял вполне человеческий вид! Только вот какая проблема: стоит нам перейти к дру-
138
Microsoft Word
гому абзацу, как все сделанные нами изменения пропадут
...
Впрочем, со стилями мы ещё не работали — им будет посвящена следующая глава…
Границы текста
...
Скрываться она, правда, начала лишь совсем недавно: вплоть до Word
2007 линейка появлялась сразу после первого запуска программы
...
С помощью линейки и обитающих на ней бегунков вы можете установить ширину вашего текста и величину абзацного отступа
...
«По умолчанию» регулировка параметров страницы с помощью бегунков распространяется только на один абзац — тот, на
котором в данную минуту установлен курсор
...
Дизайн страницы
139
А вот границы полей, обозначаемые серыми участками линейки, устанавливаются для раздела
...
Если вы точно указали на границу, курсор мышки примет вид горизонтальной двусторонней
стрелки
...
Точно таким образом регулируется, с помощью вертикальной
линейки в левой части экрана, и размер отступов вверху и внизу
страницы
...
Стоит вам начать новый абзац — и всё может
вернуться на круги своя
...
Кстати, именно со
стилями мы сейчас и познакомимся
...
Возьмём,
к примеру, ленту Разметки — может случиться, что ни до одной
из этих кнопок вы так и не доберётесь
...
140
Microsoft Word
Первый раздел — Параметры страницы — вы легко освоите и без инструкций: здесь можно изменить любые параметры,
имеющие отношение к размеру и ориентации вашего «рабочего
поля» (считай — печатного листа)
...
В меню Абзац устанавливается
межстрочный интервал (постойте, ведь то же самое мы уже делали
с помощью специальной кнопки
на ленте Главная), а заодно и величина абзацного отступа, то есть говоря по-простому, «красной
строки»
...
Из новых версий Word она по совершенно непонятным причинам была убрана — хотя вернуть её на экран всё-таки
можно: для этого перейдите к ленте Вид и пометьте «галочкой»
пункт Линейка
...
Вставка разрыва страницы
Word, конечно же, разбивает текст на страницы самостоятельно
...
В этом случае разрыв страницы можно (и нужно) вставить
принудительно в конце предыдущей главы
...
А значит это
вот что: как бы вы не меняли предшествующий
этому разрыву текст, сколько бы слов и даже страниц не добавляли, на границу эту никак не повлияет
...
Другие кнопки этого же раздела служат для вставки чистой
страницы и титульного листа, который, как вы уже догадываетесь, создаётся на основе одного из бесчисленных шаблонов
Microsoft Office
...
142
Microsoft Word
Оформление документа
Колонтитулы и номера страниц
Откройте любую книгу, журнал или брошюру — и вы увидите, что на каждой странице обязательно повторяются одни и те
же элементы
...
Называются они колонтитулами — им-то
и посвящена новая панель нашей ленты
Вставка
...
Для их вставки
на панели предусмотрена специальная кнопка
...
Для нумерации страниц можно воспользоваться и меню Верхний колонтитул: там
среди шаблонов есть несколько графических плашек с номером страниц — например, Аспект, с синим
уголком
...
Для документов на одну-две странички такая роскошь явно чрезмерна,
но если вы готовите многостраничный диплом, отчёт или
презентацию — не пренебрегайте колонтитулами, с ними
текст будет выглядеть гораздо солиднее, да и работать
с ним будет удобней
...
Оформление документа
143
Если вы используете стили для оформления структуры документа (то есть
заголовок каждого уровня
у вас выделен отдельным
стилем), вы можете сделать так, чтобы Word сам
подставлял в колонтитул
название текущей главы
...
По умолчанию содержание обоих колонтитулов идентично — и на
правой, и на левой странице будет
размещён один и тот же текст
...
Для этого достаточно всего лишь настроить колонтитулы с помощью кнопки Параметры на специальной ленте Конструктор — она появится, как
только вы щёлкните по только что добавленному колонтитулу
...
В качестве колонтитула можно добавить не только текст, но
и картинку! Например, готовую «шапку» для бланка официального документа
...
Возможно, эту процедуру придётся проделать несколько раз, для
каждого раздела вашего документа
...
Ведь она отвечает за СТРУКТУРУ документа —
а для тех, кто создаёт в Word документ большого объёма (такой,
например, как эта книга, дипломная работа или большая журнальная статья), без структурирования не обойтись никак
...
• Список литературы
...
• Указатели терминов
...
Помните главу, посвящённую стилям? Не зря мы так долго и красочно расписывали их возможности — в теории, до поры
до времени
...
Но представьте себе рукопись (или, вернее, «компьютеропись») объёмом страниц в сто… И вот тогда без
оглавления становится тяжко
...
А если ещё
в нём необходимо указывать номера страниц — и вовсе беда: документы имеют свойство обновляться, изменять структуру
...
Умница Word умеет составлять оглавления
и прочие списки автоматически
...
А Word впоследствии, повинуясь вашей команде, отыщет в тексте все элементы, помеченные нужными стилями, и представит их вам в виде аккуратного списка
...
Набирая текст, форматируйте набранный вами заголовок первого, самого высокого уровня, используя стиль Заголовок 1, более низкий уровень будет Заголовком 2… То же самое и с терминами — только теперь мы применим
стили Указатель 1, Указатель 2 и т
...
В том случае, если ваш текст занимает не одну, а несколько страниц, без них работать становится куда тяжелее
...
Теперь в левой части окна у нас открылось что-то вроде
оглавления
...
146
Microsoft Word
Ну а чтобы вставить оглавление в виде отдельного листа,
нужно нажать кнопку
...
В дополнительном меню этой кнопки вы сможете установить
число уровней, которые будут отображаться в оглавлении: например, если вы использовали заголовки уровня с 1 по 6, можно
сделать так, чтобы в оглавление вошли лишь уровни вплоть до
четвёртого: так поступил и я при работе над этой книжкой, иначе
оглавление заняло бы слишком много места
...
Желательно — в конец текста: оглавление в середине нам как-то ни к чему… Схожим образом создаётся
и список иллюстраций, только в этом случае нам даже не придётся помечать подписи к рисункам определённым стилем — Word
все сделает самостоятельно при создании подписи
...
Редактировать оглавление обычным порядком нежелательно: если вам
нужно внести какие-то изменения, вносите их в текст документа
и заголовки
...
Обратите внимание: в этом
режиме можно ограничиться заменой лишь номеров страниц,
если вы просто добавляли текст, не трогая заголовки
...
Сноски
При оформлении научных работ, дипломов и прочей важной макулатуры частенько приходится растолковывать значение
Оформление документа
147
какого-нибудь термина* или посылать читателя… Нет, не туда,
куда вы подумали, а к первоисточнику опубликованной цитаты,
чтобы чужую умную мысль ненароком не приняли за вашу
...
С простыми сносками всё понятно: номер над помеченным
словом или фразой — и расшифровка внизу страницы
...
Наконец, кнопка Ссылка открывает специальную карточку,
где вы можете заполнить все параметры использованного источника — имя автора, название книги или статьи, год и место издания, а также номер страницы
...
Собственно, шанс, что она вдруг вам пригодится, невелик —
но всё-таки…
На этой ленте собраны все инструменты Word, необходимые
для создания и рассылки однотипных документов большому количеству адресатов
...
Как быть — не набивать же тысячи приглашений,
рассылая их вручную!
Кроме того, с помощью этой ленты очень удобно организовать обмен документами с коллегами — в принципе, для этого
Word не нужен, поскольку рассылкой ведает другая программа
* Термин — дико непонятное и пафосное слово, которое люди используют, дабы казаться умнее
...
Но если вы хотите выполнить рассылку без отрыва от работы над текстом, эта лента
вас здоров выручит
...
А вот вторая панель — Слияние — «заточена» уже не под бумажную, а электронную рассылку
...
• Выберите документ для рассылки — если он уже открыт
в Word, выберите Текущий
...
Поскольку рассылка в любом
случае будет осуществляться через Outlook, можно воспользоваться его адресной книгой
...
Обратите особое внимание на первое поле — обращение: оно
может быть автоматически подставлено в шаблон документа
...
Остальные поля, скорее всего, вопросов не вызовут, за исключением разве что адреса: для каждой персоны можно указать
несколько «емейлов»
...
А затем вернитесь к созданию
письма
...
Кроме того, можно
добавить к документу ещё и другие настраиваемые поля, с помощью кнопки Другие элементы
...
Автозамена позволит вам присвоить словам, сочетаниям
слов и даже целым фразам буквенные индексы
...
Например, при подготовке этой книги автору часто приходилось вставлять в русский текст английские названия программных продуктов и фирм-производителей
...
Теперь вместо Microsoft
Office я набираю просто МО, вместо Windows 7 — W7, вместо Microsoft — МС и т
...
Для этого вам нужно зайти
в раздел настроек Файл ⇒ Параметры ⇒ Правописание ⇒ Параметры автозамены… Например, я сразу же настроил замену
слова «евро» на символ €, что советую сделать и вам
...
Дело в то, что Word и без вашей подсказки
умеет заменять целую кучу символов на другие, и в меню
настройки вы как раз можете узнать, какие именно
...
А англоязычные кавычки “” автозамена
превращает в более привычную для нас «ёлочку»
...
А если вы
выделите слово *звёздочками*, оно станет полужирным! Правда, по умолчанию это преобразование отключено, поэтому, если
вы захотите воспользоваться этой услугой, поставьте «галочку»
в соответствующем пункте меню Файл ⇒ Параметры ⇒ Правописание ⇒ Параметры автозамены ⇒ Заменять при вводе
...
Но если вам придётся набирать
математические формулы — то тут она проявит себя во всей красе! Например, она заменяет «неправильную» дробь 1/2 на «правильную» — ½
...
Например, сочетание \degree автоматически заменяется на значок градуса (°),
Редактирование текста
151
а \degc — на символ градусов по Цельсию (°C)
...
Но вы легко можете исправить эту ошибку,
поставив галочку на пункте Использовать вне области формул
в меню Файл ⇒ Параметры ⇒ Правописание ⇒ Параметры автозамены ⇒ Автозамена математическими символами
...
Проверка правописания
Переключимся на ленту Рецензирование и поработаем немного с панельками Правописание и Язык
...
Впрочем, это вы легко сможете сделать, добавив на
Главную соответствующие кнопки (об этом мы говорили ещё
в начале главы)
...
Возрадуемся же, что умница
Word проверяет орфографию и грамматику в вашем тексте автоматически, по мере ввода
...
orfo
...
Словарные базы
этой программы значительно полнее, чем у стандартного
152
Microsoft Word
проверяльщика, к тому же ОРФО умеет добавлять в базу
незнакомые слова во всех формах сразу, восстанавливать
в тексте букву Ё, грамотно расставлять переносы и т
...
Заметив грамматическую или стилистическую ошибку, Word помечает её цветной волнистой чертой
...
Или что этого слова
Word просто не знает… А не знает
Word, при всём своём интеллекте,
очень многого — в том числе и ряд слов, обозначающих пункты
его собственного меню
...
Для этого щёлкните по подчёркнутому красной чертой слову
правой кнопкой мышки и выберите пункт Добавить Контекстного меню
...
Вверху Контекстного меню вы можете увидеть варианты
правки ошибочного слова, которые предлагает вам сам Word
...
«Волной» Word выделяет не только грамматические ошибки,
но и предложения, небезупречные по стилистики — например,
слишком длинные, с пропущенными знаками препинания или
просто несогласованные
...
…Хорошо, но зачем же нам тогда нужна кнопка проверки
правописания, если Word и так подчёркивает все ошибки? Ну,
во-первых, для самоконтроля, поскольку в длинном документе
подчёркнутое слово можно и пропустить
...
Кроме того, в этом режиме Word не просто покажет ошибку, но
и предложит вам варианты её исправления
...
Никогда не доверяйтесь «спел-чекеру» целиком и обязательно проверяйте все сами независимо от него!
К тому же при автоматической проверке спеллер часто «перескакивает» с русского на английский (после англоязычных
фрагментов) и начинает находить ошибки там, где их нет
...
В таких
случаях легко вообразить, что
перед вами — девственно чистый текст без единой опечатки, однако на деле это далеко не так!
Потому и не стоит пренебрегать возможностями кнопки Правописание — щёлкните по ней хотя бы один раз в конце работы над
документом, и не поленитесь уделить минут 15 тщательной проверке всего текста
...
Кроме кнопки проверяльщика, на панели Правописание есть ещё три кнопки,
в чем-то не менее полезные:
154
Microsoft Word
•
Тезаурус
...
• Наконец последняя кнопка на панели — Статистика —
позволит вам узнать точное число знаков, слов, строк
и абзацев в документе
...
Рядом с правописанием притулилась ещё
одна новая панелька Word — Язык
...
Вторая кнопка служит для уточнения
языка документа
...
Чтобы этого не происходило, при работе с многоязычными документами
стоит щёлкнуть по кнопке Язык и добавить в Word поддержку
нужных вам языков ввода
...
На практике же использовать автоматический переводчик Word в качестве
полноценного рабочего инструменты не выйдет: отечественный
Prompt даёт куда лучшее качество даже в стандартной паре «английский — русский», во всех остальных случаях я рекомендую
пользоваться бесплатным онлайновым переводчиком http://
translate
...
ru
...
Грамотность — это наше все, и допускать определённые ляпсусы в речи, как устной, так и письменной, для образованного
взрослого человека совсем не комильфо
...
Но даже новояз соблюдает какие-то собственные правила
игры, а вот что прикажете делать с «очепятками»? От них-то не
застрахован даже выпускник филфака МГУ…
Это я вас, ненавязчиво так, к тому подвожу, что даже записному грамотею не повредит «костыль» в виде системы проверки
орфографии
...
И дело даже не в крохотном объёме встроенного словаря —
в конце концов, новые слова элементарно добавляются в него
одним щелчком
...
То есть несмотря на то, что вы уже внесли
в словарь слово «аффтар» или «синхроквазиторннооптический»,
проверяльщик будет ругаться, встретив в тексте другие формы
этих слов — скажем, «аффтару», «аффтаром» и т
...
orfo
...
Собственно, эта же фирма создала и стандартный модуль проверки орфографии, включённый в Word, однако отдельная версия ОРФО, разумеется, обладает куда большими возможностями
...
Второе преимущество — объём встроенного словаря: более
60 000 русских слов и выражений, в том числе 10 000 групп синонимов, 3500 антонимов и 14 000 рядов родственных слов
...
156
Microsoft Word
Программа может не только встроить проверку орфографии
в приложения Microsoft Office и ряд других программ, но и проверять текст практически в любых приложениях (от браузера до
графического редактора) с помощью отдельного модуля ОРФО
Агент, вызываемого через комбинацию горячих клавиш
...
• Составление реферата и списка ключевых слов
...
• Возможность создания автореферата документа
...
ОРФО добавляет на ленту Word и некоторых других программ новую панель с собственными инструментами
...
Кроме этого, в программе появилась возможность автоматической коррекции самых распространённых
ошибок при вводе
...
Перевод с английского здесь явно не слишком правильный — вообще-то «редактированием»
называется весь процесс изменения документа
...
Команды для Поиска и Замены находятся в правом углу
ленты Главная
...
Редактирование текста
157
Однако вы можете задать дополнительные параметры поиска, щёлкнув по стрелочке справа от кнопки Найти и выбрав
команду Расширенный поиск, а затем — нажав кнопку Больше
...
Например, набрав в строке слово «Расширенный» и пометив
пункт Учитывать регистр, вы заставите Word искать только нужную вам форму слова — с большой буквы
...
А благодаря разделу Формат можно ограничить область
поиска фразами, набранными определённым шрифтом или помеченные нужным вам стилем!
Нажав кнопку Специальный, вы получите ещё больше расширенных возможностей поиска и замены, с использованием
специальных формул
...
Символ
с кодом 0151
^b
Обрыв секции
^=
Короткое тире (–)
...
1
...
Каким образом выполнить эту операцию «в одно касание»? Решение оказалось
простым: в строке Найти была вбита следующая формула:
(Иллюстрация)
...
Кроме того, я указал, что строчку Иллюстрация… нужно ещё
и пометить специально созданным стилем — «Иллюстрация»:
благодаря этому я получил возможность моментально выделять
все названия картинок в тексте и сформировать из них отдельный указатель
...
Знак
Значение
Пример
Результат
?
Один любой символ
л?к
Лак, лук, люк, и т
...
[]
Один из указанных
символов
л[аю]к
Редактирование текста
лак, люк
159
Знак
Значение
Пример
Результат
[а-я]
Любая строчная буква
[А-Я]
Любая прописная буква
[0-9]
[-]
Один символ из диапазона
Любая цифра
[!]
Один любой символ, не
указанный после восклицательного знака
л[!ю]к
лак, лук, но не люк
[!xz]
Один любой символ, не
входящий в диапазон,
указанный после восклицательного знака
[!0-9]
Любой символ кроме
цифр
10{3}
1000, но не 100, 10000
{n}
Строго n штук
предыдущего символа
или выражения в круглых скобках
10
(20)
{2}
102020, но не 1020,
10202020
{n;}
n и более штук
предыдущего символа
или выражения
10{3;}
1000, 10000, 100000
и т
...
д
<
Начало слова
<бок
боксёр, но не колобок
>
Конец слова
бок>
колобок, но не боксёр
Так, например, с помощью формулы
( ){2,} Заменить на (символ пробела) можно заменить все
множественные пробелы в тексте на одиночные
...
на $50
...
А в поле Заменить на пишем:
$\1
(Примеры я взял из статьи моего тёзки Виталия Титова, опубликованной на сайте Microsoft TechNet, а также статей одного
из лучших специалистов по Word Сергея Хозяинова — огромное
им спасибо!)
160
Microsoft Word
В Word 2013/2016 для поиска выделено место на Навигационной
панели в левой части экрана, и возможностей здесь стало гораздо
больше! Если раньше поисковик
просто перекидывал вас на первое
найденное слово, то теперь он покажет вам, сколько раз встречается
в документе нужное вам слово или
словосочетание
...
В случае же,
если вы не поленились и создали
структуру заголовков — ещё и выведет её на экран, отметив главы, в которых встречается нужный вам текст
...
И перетолмачить весь
текст или выделенный
фрагмент хоть с китайского на норвежский можно
с помощью всего одной
кнопки в ленте Рецензирование
...
Возможен перевод и отдельных слов, а также всего
текста
...
Ru от ABBYY)
...
Но если вам нужно быстро «перегнать» на русский инструкцию или договор, встроенный
переводчик Word вполне сгодится в качестве подручного
средства
...
Частично
кнопки на ней мы уже изучили в разделе, посвящённом проверки
орфографии, теперь настала пора разобраться с остатком
...
Однако две панели — Отслеживание и Изменения — понадобятся
для того, чтобы лучше понять возможности и потенциал Word
...
В этой «невидимой» нашему взору (до
поры до времени) области документа могут скрываться комментарии и примечания, оставленные читателями вашего текста
...
Примечания же позволяют, с одной стороны, указать
162
Microsoft Word
автору на слабые или спорные места в документе, требующие
уточнения, а с другой — оставляют окончательное решение за
ним, не затрагивая собственно текста
...
Для того чтобы ОТОБРАЗИТЬ примечания, выберите на
панели Отслеживание меню Показать исправления ⇒ Примечания
...
При необходимости их можно
удалить с помощью команды Контекстного меню
...
Исправления
Но и примечания — лишь часть той скрытой начинки, которая хранится в ваших документах
...
В бизнесе же это и вовсе происходит сплошь и рядом —
сколько сделок может сорваться лишь потому, что партнёр не поленится включить режим отображения правок, внесённых вами
в текст договора!
Но вообще-то для нас, простых пользователей, такая запасливость Word — фактор скорее положительный: без этого была
бы невозможна система многоуровневого «отката», к которой мы
так привыкли
...
Как потом узнать, насколько
вольно разгулялся в его родимом детище виртуальный «карандаш»? Для этого, конечно, существуют примечания — но, положа
руку на сердце, многие ли ими пользуются?
Режим же отображения исправлений позволяет не только
проследить весь ход правки данного текста, но и отменить любое сделанное изменение
...
Видите, во что превратился ваш текст? Новые
фрагменты помечены красным шрифтом, старые — белым, а изменение форматирования показано в виде «выносок»
...
Если текст вас устраивает целиком и полностью, и вы
хотите очистить историю исправлений, перейдите чуть
дальше по ленте на панель Изменения, нажмите кнопку
Принять, а затем — Применить все изменения в документе
...
Только
пользуйтесь этими кнопками с ОЧЕНЬ большой осторожностью — лучше предварительно создать резервную копию документа
...
Сравнение документов
Представим себе ещё одну ситуацию: допустим, отправили
вы вашему деловому партнёру текст договора для согласования
...
Но… вы на сто процентов уверены,
что хитромудрый партнёр тишком не добавил в текст что-то ещё,
без всяких пометок?
Обычно в такой ситуации производится сверка обоих вариантов документов — старого и нового
...
Глазки и нервы юриста можно поберечь — ведь у нас с вами
есть Word, одним из талантов которого как раз и является сравнение нескольких версий одного и того же документа — а при
необходимости и создание третьего варианта, в котором будут
объединены оба варианта
...
Нажав кнопку Сравнить, выбрав одну из операций (Сравнение или Объединение) и загрузив документы, вы сможете получить полный
список различий между ними (они будут выделены в тексте документов красным цветом)
...
Но
последняя лишь по расположению, а отнюдь не по важности
...
Начнём с главного меню — Вид
...
• Режим чтения — при этом режиме все дополнительные
меню, ленты и Панели инструментов исчезают с экрана,
а все освободившееся место отдаётся тексту
...
• Веб-документ — показывает текст таким, каким его увидят пользователи Интернета при публикации документа
в Сети
...
Причём структуру документа здесь можно редактировать независимо от текста: к примеру, я могу
выделить все заголовки и изменить их уровень в иерархии
...
Между этими режимами можно переключаться не только
с помощью кнопок на Ленте, но и посредством специальных переключателей в правом нижнем углу окна Word
...
Разницу между таким вот «виртуальным» увеличением
и реальным далеко не всё понимают — порой пользователи со
слабым зрением набирают текст ВОТ ТАКИМИ БУКВАМИ,
чуть ли не двадцатым кеглем, мотивируя это плохим зрением
...
Чтобы
этого не произошло, пользуйтесь масштабированием, тем более,
что нужный бегунок всегда под рукой… точнее, под курсором
мышки
...
С ней мы уже
знакомы: в одной из предыдущих глав прибегали к её помощи
для вывода на экран «линейки»
...
• Режим координатной Сетки может быть полезным для
более точного позиционирования графики в тексте, при
вёрстке иллюстрированных изданий
...
Владельцы дисплеев с диагональю от 20 дюймов (особенно широкоэкранных панелей) могут без особого ущерба для глаз расположить на экране две странички текста сразу
...
Откройте два документа в Word и щёлкните по кнопке
— оба текста уютно угнездятся
на экране бок о бок (конечно, для комфортной работы
с ними нам понадобится большой экран с диагональю от
20 дюймов)
...
Режимы отображения документа
167
Горячие клавиши Microsoft Word
Функциональные клавиши
Сочетание клавиш
F1
Действие
Получение справки или обращение к веб-узлу
Microsoft Office Online
Shift
F1
Вывод контекстной справки или сведений
о форматировании
Alt
F1
Переход к следующему полю
Alt
Shift
F1
Переход к предыдущему полю
Ctrl
Alt
F1
Вывод сведений о системе
F2
Перемещение текста или рисунка
Shift
F2
Копирование текста
Ctrl
F2
Выбор команды Предварительный просмотр
Ctrl
Alt
F2
Выбор команды Открыть
Alt
Shift
F2
Выбор команды Сохранить
Shift
F3
Изменение регистра букв
Ctrl
F3
Удаление в буфер обмена
Alt
F3
Создание нового стандартного блока
Shift
F3
Вставка содержимого Буфера обмена
F4
Повтор последнего действия
Shift
F4
Повтор действия Найти или Перейти
Ctrl
F4
Закрытие окна
Alt
F4
Выход из Office Word 2007
F5
Выбор команды Перейти
Shift
F5
Переход к последнему изменению
Alt
F5
Восстановление прежних размеров окна программы
Shift
F5
Изменение закладки
F6
Переход к следующей области окна или
рамке
F6
Переход к предыдущей области окна или
рамке
Ctrl
Ctrl
Shift
168
Microsoft Word
Горячие клавиши Microsoft Word
Сочетание клавиш
Действие
Ctrl
Alt
F6
F6
Переход к следующему окну
Переход из открытого диалогового окна к документу
Shift
Shift
Alt
F6
F7
F7
F7
Ctrl
Shift
F7
Alt
Shift
F7
Ctrl
Alt
Shift
Shift
Переход к предыдущему окну
Выбор команды Орфография
Выбор команды Тезаурус
Поиск следующей орфографической или грамматической ошибки
Обновление связанных данных в исходном
документе
Отображение области задач Справочные
материалы
Расширение выделения
Запуск макроса
Уменьшение выделения
Расширение выделенного фрагмента или блока
Обновление выделенных полей
Переключение между значениями полей и их
кодами
Вставка пустого поля
Переключение между значениями всех полей
и их кодами
Разрыв связи с полем
Активизация кодов полей GOTOBUTTON или
MACROBUTTON в поле со значениями
Ctrl
Shift
F8
F8
F8
F8
F9
F9
Ctrl
Alt
F9
F9
Ctrl
Shift
F9
Alt
Shift
F10
Alt
Shift
Ctrl
Alt
Shift
Ctrl
Shift
Alt
Shift
Ctrl
Shift
Ctrl
Shift
F10
F10
F10
F10
F11
F11
F11
F11
F12
F12
F12
F12
Отображение всплывающей подсказки по
клавишам
Вывод контекстного меню
Развёртывание окна документа
Развёртывание окна программы
Отображение меню или сообщения смарт-тега
Переход к следующему полю
Переход к предыдущему полю
Отображение кода Microsoft Visual Basic
Снятие блокировки поля
Выбор команды Сохранить как
Выбор команды Сохранить
Выбор команды Открыть
Выбор команды Печать
Горячие клавиши Microsoft Word
169
Другие сочетания клавиш
Сочетание клавиш
Действие
Ctrl+Shift+F
Изменить шрифт
Ctrl+Shift+P
Изменить размер шрифта
Ctrl+Shift+>
Увеличить размер шрифта
Ctrl+Shift+<
Уменьшить размер шрифта
Ctrl+B
Полужирный шрифт
Ctrl+I
Курсивный шрифт
Ctrl+C
Скопировать
Ctrl+V
Вставить
Ctrl+U
Подчеркнуть текст
Ctrl+Shift+W
Подчеркнуть текст без пробелов
Ctrl+Backspace
Удалить слово
Ctrl+F
Найти и заменить
Ctrl+G
Перейти к странице, разделу, строке и т
...
Ничего удивительного — ведь «компьютер» создавался прежде всего как «вычислитель», а не как заместитель пишущей машинки
...
Ведь шахматы — это, по
сути дела, та же таблица…
Так что давайте неспешно, по-шахматному, и проведём пару
партий, эдакий мини-турнирчик в Васюках
...
И наша с вами задача — не столько освоить эту программу,
сколько перестать её бояться
...
По количеству возможностей, скрытым и открытым функциям и кругу решаемых задач Excel, вероятно, может обскакать тот же Word, не говоря уже об остальных программах
...
Пользователь же
Excel живёт и работает уже в двух измерениях, оперируя сотнями, а то и тысячами отдельных, автономных элементов информации
...
Гораздо легче будет тому, кто уже овладел премудростями
Word — хотя бы тем немногочисленным арсеналом, который
описан на страницах данной книги
...
Именно поэтому автор и отказывается от размещения в этой
книге обширного руководства по Excel, равно как и по другим
офисным программам, ограничившись лишь кратким описанием возможностей
...
В любом случае я постараюсь свести повторы к минимуму, но совсем уж изжить их
не удастся: а вдруг вы стартовали сразу с этой главы?
И ещё одно: наш обзор Excel будет предельно кратким, домашним
...
172
Microsoft Excel
Так что глава наша — как раз об эти процентах
...
Интерфейс Excel
Если вы хорошо знакомы с Excel 2010/2013, у вас не будет
никаких проблем с адаптацией к новой версии — интерфейс Excel
2016 на первый взгляд практически не изменился
...
В каждой группе собраны команды, которые могут понадобиться на начальном этапе работы, когда необходимо ввести данные в ячейки, отредактировать и отформатировать их
...
Чтобы увеличить рабочую область, некоторые вкладки выводятся на экран только по мере необходимости
...
Чтобы
восстановить ленту, снова дважды щёлкните по вкладке
...
Если необходимо получить доступ к дополнительным инструментам, которые раньше вызывались через пункты меню,
нужно щёлкнуть по небольшому значку, который расположен
в нижней части практически каждой группы
...
В Excel 2016 можно вносить изменения во встроенные вкладки и создавать собственные вкладки и группы
...
Для этого щёлкните правой кнопкой мыши по любой
вкладке и выберите команду Настройка ленты
...
В списке Настройка ленты после имени настраиваемой группы
или вкладки добавлено слово «Настраиваемая»
...
Создатели программы дают вам возможность не только добавлять, но и удалять вкладки, но прежде чем сделать это, хорошо подумайте — сможете ли вы найти нужную команду, если
удалите её? Если вы ошибочно удалили вкладку, щёлкните по
кнопке Сброс, и вы вернётесь к настройкам вкладок по умолчанию
...
Каждая новая версия Office становится ближе, доступнее
обычному пользователю, интуитивно понятнее
...
Никуда не делась и другая наша старая знакомая из
Word — Панель быстрого доступа, на которую, как и прежде,
мы можем добавить новые команды, щёлкнув по стрелочке
слева
...
174
Microsoft Excel
Не упустите случая добавить их на панель, поскольку этими
кнопками нам придётся пользоваться довольно часто
...
В этом же списке можно определить положение панели быстрого доступа: Разместить под лентой, Разместить над лентой
...
В ней показывается содержимое выделенной нами ячейки, и здесь же его можно
редактировать
...
В правой нижней части окна расположены три кнопки представления документа на экране — Обычный, Разметка страницы
и Страничный, а также есть ползунок для быстрого изменения
масштаба документа
...
Навигация в Excel
Как и при работе в Word, в Excel нам придётся активно пользоваться управляющими кнопками и комбинациями горячих
клавиш
...
А вот несколько новых сочетаний, которые помогут вам лучше ориентироваться в многомерном пространстве экселевской
таблицы
...
• Home — для перехода в начало строки
...
• Ctrl+End — переход в последнюю заполненную ячейку
таблицы
...
• Ctrl+PgUp и PgDn — Переход между листами книги
...
Шаблоны
В предыдущих версиях Excel мы волей-неволей вынуждены были начинать работу с чистого листа
...
Создаём документы
...
Для примера попробуем создать простенький документ со
списком наших трат за день
...
Простенькие, разумеется — ибо полный талмуд по всем функциям и возможностям
Excel занял бы добрую тысячу страниц, а все эти хитрости нам
в домашних условиях все равно без надобности
...
• С помощью Сводных таблиц мы превратим огромную
простыню с данными в компактную табличку
...
Рабочее поле Excel
Итак, начнём с поля
...
Excel же, рассчитанный на работу не только с цифрами, но и с другими типами
данных, устроен совершенно иначе
...
• Объединённые по вертикали ячейки составляют столбцы, а по горизонтали — строки
...
• Листы, в свою очередь, можно объединять в книги
...
Рядом с «закладками» листов находится кнопка с плюсиком, с помощью которой можно быстро
добавить в книгу новый лист
...
Но самая интересная штука
в том, что данные из одного листа легко можно связать с полями
178
Microsoft Excel
другого — точно так же, как посредством формул связываются
между собой отдельные ячейки
...
На каждом листе Excel имеются 1 048 576 строк и 16 384 столбцов
...
Снова аналогия с шахматной доской!
Для перемещения по листу можно пользоваться клавиатурой (клавиши со стрелками, PAGE UP, PAGE DOWN)
...
Ячейки
Нашей минимальной «рабочей единицей» станет ячейка,
которую мы можем заполнить различными данными, причём довольно массивными
...
Если вводимый в ячейку текст превысит по длине
видимую ширину столбца, возможны три случая:
• Следующие ячейки в строке пусты — тогда визуально
текст накроет эти ячейки
...
• Даже если информация уходит куда-то за границу ячейки —
не беда: в любой момент её можно растянуть до требуемых
размеров
...
Формат данных
Это только кажется, что проживать в ячейке Excel могут только цифры, на самом же деле её можно заполнить чем угодно —
текстом, картинками, даже ссылками на другие таблицы
...
Введённые числовые данные Excel интерпретирует как значения и может выполнять с ними расчёты
...
Например, вместо 0,0000000123 в ячейке появится 1,23Е08
...
Текстом
...
Excel
не может выполнять расчёты с текстовыми данными
...
Этот тип информации Excel воспринимает
как команды, предписывающие выполнить расчёт значений в ячейке или группе ячеек
...
Главное — чтобы Excel чётко понимал, что
именно находится в ячейке, ведь даже цифра
цифре рознь: сумма покупки и дата её совершения — вещи разные, хотя и то и другое состоит из цифр
...
Часто Excel определяет
его самостоятельно (к примеру, если вы введёте дату), но чаще нам стоит указать формат не
только отдельной ячейки, но и целого столбца
и строчки самостоятельно
...
Числовой — для цифровой информации
...
Финансовый — для отображения денежных величин
с выравниванием по разделителю и дробной части
...
Microsoft Excel
• Длинный формат даты
...
• Процентный
...
• Экспоненциальный
...
Выбор пункта Другие числовые форматы открывает окно
Формат ячеек, в котором кроме указанных форматов можно выбрать Дополнительный — для ввода почтовых индексов, номеров
телефонов, табельных номеров
...
Присвоение формата, как и многие другие операции, можно выполнить с помощью Контекстного меню ячейки или
выделенного фрагмента таблицы
...
Ввод данных в ячейки
Чтобы приступить к вводу данных в рабочий лист, щёлкните
по ячейке и начинайте ввод — прямо в «тело» ячейки
...
• Щёлкнув по кнопке с галочкой в строке формул
...
Чтобы начать ввод данных с новой строки в ячейке, задайте
разрыв строки, нажав клавиши Alt+Enter
...
Если число не помещается в столбце, в ячейке отобразятся
знаки #####
...
Вводимые данные одновременно появляются в ячейке
и строке формул над рабочим листом
...
Чтобы облегчить ввод данных, можно
воспользоваться кнопками в строке формул
...
Можно также щёлкнуть по следующей ячейке,
в которую требуется ввести данные
...
При вводе данных в строке формул появляются 3 кнопки
...
В режиме внесения изменений многие команды ленты отключаются и недоступны для использования
...
Так, можно выделить данные и ввести вместо них другие, можно
вставить данные в уже существующие, можно удалить данные
...
Чтобы отменить ошибочный ввод данных, щёлкните по
кнопке Отменить ( ) на панели быстрого доступа
...
182
Microsoft Excel
Ещё один способ удалить содержимое ячейки — на ленте Главная выберите группу Редактирование и откройте список Очистить
...
Форматирование ячеек
Сделать документ более выразительным поможет форматирование данных, введённых в ячейки
...
Большинство кнопок хорошо знакомы вам по работе с Word,
поэтому рассмотрим новые инструменты, предназначенные для
работы с таблицами
...
В принципе, нетрудно догадаться,
что отвечает она за расположение данных в ячейке
...
Такое расположение часто используется для заголовков узких столбцов
...
— Применение этого инструмента перенесёт слова в ячейке так, чтобы заполнить
столбец по ширине
...
Диапазон
Диапазон — это прямоугольная область с группой связанных ячеек, объединённых в столбец, строку или даже весь рабоРабочее поле Excel
183
чий лист
...
Вместо ввода в формулу ссылок на каждую ячейку можно указать диапазон ячеек
...
Чтобы выделить диапазон ячеек с помощью мыши, сделайте
следующее:
• Щёлкните по первой ячейке диапазона
...
• На экране появится выделенный диапазон
...
184
Microsoft Excel
•
•
•
•
Ну а пока вернёмся к диапазону ячеек
...
Удерживая нажатой клавишу Shift, перемещайте курсор
для выделения диапазона
...
Чтобы выделить все ячейки листа, щёлкните по кнопке
Выделить все или нажмите клавиши Ctrl+А
...
Объединение ячеек
При объединении нескольких смежных ячеек образуется
одна большая ячейка, которая занимает несколько столбцов или
строк
...
Объединённую ячейку можно
снова разбить на отдельные ячейки, но нельзя разбить отдельную
ячейку, которая не была объединена
...
Поэтому лучше сначала объединить пустые ячейки,
а уже после этого вводить данные
...
Рабочее поле Excel
185
А если щёлкнуть по стрелке рядом с кнопкой Объединить
и поместить в центре, откроются дополнительные возможности:
Объединить по строкам, Объединить ячейки (без выравнивания по центру) и Отменить объединение ячеек (то есть разбить
объединённую ячейку)
...
Очень часто в таблицах
первый столбец называется «номер по порядку» и содержит,
соответственно, порядковые номера, начиная с 1, а отчётные
документы — названия месяцев или номера кварталов
...
Теперь «зацепите» курсором квадратик
в правом нижнем углу последней заполненной ячейки (маркер
заполнения) и протяните его вниз на необходимое количество
строк
...
Для заполнения диапазона
названиями месяцев или дней
недели достаточно ввести название любого месяца (дня недели) и маркером заполнения
протянуть его по нужным ячейкам
...
Для заполнения в порядке
убывания перетащите маркер вверх или влево
...
Тот же фокус можно проделать и с одиночной ячейкой —
в этом случае её содержимое будет скопировано во все ячейки,
которые вы захватите маркером заполнения
...
Другой способ создания заполненного ряда — использование команды Заполнить, которая находится на ленте Главная
в группе Редактирование
...
Затем щёлкните по кнопке Заполнить и выберите направление заполнения (вверх, вниз и т
...
Чтобы воспользоваться этим окном, нужно:
• Выделить первую ячейку заполняемого ряда
и ввести начальные данные
...
• Выбрать команду Редактирование ⇒ Заполнить ⇒ Прогрессия
...
• В группе Тип выбрать тип создаваемой
последовательности
...
Рабочее поле Excel
187
•
•
— Геометрическая — последовательность, в которой
каждое следующее значение умножается на значение
поля Шаг
...
— Автозаполнение — последовательность такая же, как
и с помощью маркера заполнения
...
Например, если в первых
ячейках столбца будет стоять 1,2,3,4, то дальше Excel
сам пронумерует все оставшиеся
...
Но и переоценивать «искусственный интеллект»
таблички не стоит: скажем, программа не может правильно заполнить ячейки, связанные по формуле «значение — сумма всех предыдущих», даже если вы уже
указали значение пяти ячеек столбца
...
Чтобы выйти из диалогового окна, щёлкните по кнопке OK
...
Достаточно выполнить эту
процедуру всего два-три раза в соседнем столбце, и Excel
сможет автоматически заполнить остальные
...
Вы уже убедились, что Excel это отлично умеет
делать и без нашей помощи, при простом выделении группы ячеек
...
А если
нам нужно вставить результат в таблицу, установите курсор на
пустой ячейке под нужным столбцом
...
Нажмите Enter, и в ячейке появится результат
...
В Excel 2013/2016 у кнопки Автосумма появилась стрелочка, и если щёлкнуть по ней, то
можно вычислить ещё среднее значение этих
ячеек (Среднее), количество введённых данных
(Число), максимальное и минимальное значения (Максимум) и (Минимум)
...
Допустим, какую-то из ячеек вы хотите отметить особо
(например, чтобы не забыть что-нибудь важное)
...
Во-вторых, не забывайте,
что все данные в таблице связаны формулой
...
Для Microsoft Excel нет ничего невозможного
...
В нем
среди прочих пунктов вы найдёте пункт Вставить примечание
...
После того как весь текст будет набран, щёлкните курсором в любом месте
рабочего поля Microsoft Excel и сообщение исчезнет, а в левом верхнем углу выделенной ячейки появится маленький красный треугольник
...
Теперь, когда вы захотите просмотреть ваше примечание, достаточно будет навести курсор на снабжённую дополнительными данными ячейку, и тут же возникнет окошечко с текстом
...
Если вы хотите, чтобы примечание всегда было видно, выберите в Контекстном меню команду Показать или скрыть примечания
...
С помощью команд этой группы
можно создавать, удалять, листать примечания (Предыдущее,
190
Microsoft Excel
Следующее), показать или скрыть примечания
...
Выделение строк и столбцов
Выделение строк и столбцов в Excel, как и ячеек, может производиться двумя способами — с использованием мыши и комбинаций горячих клавиш
...
Щёлкните правой кнопкой
мыши по выделенному диапазону, и вы увидите команды, которые можно применить к нему: вставить или удалить, задать формат ячейки, скрыть или отобразить, установить ширину столбца
и т
...
Вставка и удаление строк, столбцов
Чтобы удалить строки или столбцы:
• Выделите удаляемые строки или столбцы
...
• Нажав клавиши Ctrl+<–>
...
Для вставки строк или столбцов:
• Выделите строки или столбцы, перед которыми нужно
вставить новые
...
• Нажав клавиши Ctrl+<+>
...
Тогда строки и столбцы сохранятся, но содержимое ячеек будет
удалено
...
Ведь удалить данные очень легко, а вот восстановить
потом ошибочно удалённое… К тому же иногда бывает, что какаято строчка или столбец не обязаны мозолить глаза, а вот принимать участие в расчётах должны, и никуда от них не деться
...
Фактически
вы при этом не удаляете их: значения
скрытых ячеек всё
равно будут учитываться в том случае, если они привязаны к своим «коллегам»
с помощью какой-либо формулы
...
Для того чтобы скрыть выделенные строки или столбцы, выполните одно из следующих действий:
192
Microsoft Excel
•
проще всего выделить столбец или строку, щёлкнув по
их букве или номеру, а затем выбрать команду Скрыть
в Контекстном меню (правая кнопка мышки);
• на ленте Главная в группе Ячейки щёлкните по кнопке
Формат и в группе Видимость выберите команду Скрыть
строки (столбцы);
• в группе Размер ячейки выберите пункт Высота строки
или Ширина столбца, а затем введите 0 в поле Высота
строки или Ширина столбца
...
Изменение размеров столбцов и строк
Ширина столбца на листе может иметь любое значение от 0 до
255
...
Ширина столбца по умолчанию составляет
8,43 знака
...
Высоту строки можно задать в пределах от 0 до 409
...
Высота строки по умолчанию составляет 12,75 пункта
...
Благодаря изменению размеров
столбцов и строк, вы можете сделать
документ более аккуратным и красивым, но иногда без этого просто
не обойтись
...
В этом случае необходимо увеличить ширину
столбца
...
Для этого выделите их и перетащите границу между заголовками любых из выделенных столбцов
Рабочее поле Excel
193
•
•
•
(строк) — изменится размер всех столбцов (строк)
...
Установить заданную ширину для выделенных столбцов
...
)
Заставить Excel подогнать ширину столбца к самой длинной записи — дважды щёлкните по правой границе заголовка столбца
...
То же самое можно сделать с помощью
кнопки Формат в группе Ячейки командой Автоподбор
ширины столбца (Автоподбор высоты строки)
...
Вернуть столбцу стандартную ширину — в группе Ячейки выберите команду Формат ⇒ Ширина по умолчанию,
затем в появившемся диалоговом окне Ширина столбца
щёлкните по кнопке OK
...
По умолчанию Excel запускается с тремя рабочими листами; все они сохраняются в одном файле, именуемом рабочей книгой
...
Это особенно полезно в том случае, если приходится работать с несколькими рабочими листами, в которых содержатся
связанные между собой данные, например, объёмы продаж или
расходы за несколько месяцев
...
По необходимости в рабочую книгу можно добавить
дополнительные листы
...
Чтобы активизировать нужный рабочий лист, достаточно щёлкнуть по ярлычку листа (они подписаны Лист1, Лист2 и Лист3)
...
В имени листа возможно использовать до 31 символа, но рекомендуется присваивать листам краткие имена — тогда ярлычки
листов не будут занимать слишком много места
...
Самый быстрый способ переименовать рабочий лист — просто дважды щёлкнуть по его названию мышкой
...
• На экране появится Контекстное меню
...
Рабочее поле Excel
195
Переименовать рабочий лист и изменить цвет ярлычка можно также с помощью кнопки Формат в группе Ячейки на ленте
Главная
...
Добавление и удаление рабочих листов
В файл рабочей книги можно как добавлять, так и удалять
рабочие листы
...
Самый простой способ добавить рабочий
лист — щёлкнуть по
ярлычку
Вставить
лист (кнопка с плюсиком), который находится рядом с ярлычками существующих
листов
...
Для удаления ставшего ненужным листа необходимо выделить его мышкой и нажать клавишу Del — либо выбрать соответствующую команду Контекстного меню
...
Для
этого щёлкните по ярлычку и, удерживая нажатой левую
кнопку мыши, перетащите ярлычок в новое место
...
Для этого при перетаскивании ярлычка удерживайте нажатой клавишу Ctrl
...
Но возможности Excel этим
не ограничиваются
...
А это значит, что при изменении значения одной ключевой клетки автоматически будут пересчитаны
значения и во всех ячейках, связанных с ней
...
На калькуляторе вы обычно
вводите формулу, а затем нажимаете знак равенства, чтобы увидеть результат
...
Чтобы посчитать стоимость тетрадей, в ячейке D2 можно написать: =65*8 и нажать Enter
...
Это пример
простейшей формулы
...
Для того чтобы
изменить таблицу, придётся
исправить ячейку «Количество» и внести изменения в формулу вычисления
стоимости
...
Проверим это на нашем
примере вычисления стоимости тетрадей
...
Результат тот же — 520
...
Но это ещё не все
...
Выделите курсором
ячейку с суммой, «зацепите» маркер заполнения и протяните
его через соседние ячейки
...
Связи между ячейками
197
Посчитаем общую стоимость канцтоваров
...
Итак, в ячейке D6 напишем: =СУММ(D2:D5)
...
Двоеточие (:) обозначает диапазон ячеек от D2 до D5
...
Если в дальнейшем вам потребуется изменить данные в таблице, то программа автоматически пересчитает числа по заданным формулам и самостоятельно изменит результаты
...
• Знак равенства (=), с которого обязательно начинается
любая формула
...
• Операторы (это условные обозначения, определяющие
действия со значениями)
...
• Арифметические операторы служат для выполнения
арифметических операций, таких как сложение, вычитание, умножение
...
Результатом сравнения является логическое
значение: либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ
...
Результатом выполнения выражения «Информационные» & «системы» будет строковое значение «Информационные системы»
...
— Двоеточие (:), используемое для определения диапазона, называется оператором диапазона
...
— Точка с запятой (;) — оператор объединения
...
A1;D4 означает «ячейка А1 и ячейка
D4»
...
— Пробел — оператор пересечения, который ссылается на
общие ячейки диапазонов
...
При создании формул в Excel важно помнить о приоритете
операторов
...
2
...
3
...
Вместо ввода в формулу адресов ячеек щёлкайте в ячейках рабочего листа и вставляйте операторы,
где это необходимо
...
Это предупреждает Excel
о предстоящем вводе формулы
...
Ссылка на ячейку появляется в активной ячейке и строке формул
...
• Щёлкните по следующей ячейке, включаемой в формулу
...
В строке формул появится формула,
а в ячейке отобразится результат расчёта по формуле
...
Для выбора
новых ячеек и диапазонов можно воспользоваться мышью
...
Excel выполнит расчёты по формуле и отобразит в ячейке новые
результаты
...
В отдельных случаях Excel не просто укажет на наличие ошибки, но и расскажет вам
о том, что именно вы сделали не так
...
Ошибки могут возникать не только из-за неправильной обработки формулы, ошибка может содержаться в ячейке, на которую ссылается формула
...
Excel интерпретирует адреса ячеек, введённые в формулу, не
как ссылку на их постоянное расположение, а как ссылку на их
относительное расположение
...
Например, если первые 3 ячейки столбца А заполнены следующими данными:
А1: 50
А2: 100
А3: =А1+А2
то при работе с формулой в ячейке А3 Excel понимает её не как
«взять число из ячейки А1 и прибавить его к числу из ячейки
Связи между ячейками
201
А2»
...
При копировании данной формулы в другую
ячейку, например, в В3, принцип останется тот же: «взять число
из ячейки, расположенной в том же столбце, что и текущая, на
две строки выше, и прибавить его к…»
...
Такой тип ссылок избавляет от
необходимости снова и снова вводить одинаковые формулы — их
можно просто копировать
...
Например, в рабочем листе имеется список товаров с их долларовыми ценами, и есть одна ячейка, например, А1, в которой записан текущий курс рубль/доллар
...
В таком случае следует
применять ссылку иного типа — абсолютную ссылку
...
При помощи абсолютных ссылок можно заставить Excel при
копировании формул изменять ссылки на столбцы, но сохранять
ссылку на строку постоянной, либо изменять ссылки на строки,
но сохранять ссылку на столбец постоянной, либо сохранять
постоянными ссылки — как на столбец, так и на строку
...
Примеры:
• $A1 — Всегда ссылается на столбец А, ссылка на строку
может изменяться
...
• $A$1 — Всегда ссылается на ячейку А1
...
Чтобы ввести абсолютную ссылку, выполните следующие
действия:
202
Microsoft Excel
•
•
•
•
•
Выделите ячейку для формулы и введите знак равенства (=)
...
Нажмите клавишу F4
...
Знак $ можно ввести
вручную
...
Повторно нажимая клавишу F4, можно циклически
переходить от одного типа ссылок к другим
...
Теперь нажимайте клавишу F4 — ссылка будет иметь вид: $C$6, C$6,
$C6 и С6
...
Выделите ячейку с формулой
...
Нажмите левую кнопку
и смещайте указатель вниз так, чтобы смежные ячейки были выделены пунктирной рамкой
...
Адреса ячеек в разных листах
При работе с Excel мы можем оперировать не только отдельными ячейками или даже таблицами-листами, но и целыми книгами
...
То есть, результат
в ячейке одного листа-таблицы будет напрямую зависеть от
ячейки другого
...
А как же быть в этом случае?
Связи между ячейками
203
Если вам необходимо использовать ссылку на ячейку в другом листе, включите в формулу его имя, поставив между ним
и адресом ячейки восклицательный знак
...
Функции позволяют выполнять как простые, так и сложные
вычисления
...
В Excel 2016 можно работать с лентой Формулы, на которой
располагаются все инструменты для работы с функциями
...
Все функции Excel подразделяются на категории
...
Если щёлкнуть по стрелочке рядом с названием категории,
раскроется список функций, относящихся к данной категории,
а если навести курсор на название функции, появится её краткое
описание
...
204
Microsoft Excel
Ввод функций
Функции, подобно формулам, начинаются со знака равенства (=)
...
Аргументы — это данные, которые используются функцией
для получения результата
...
У некоторых функций
может вообще не быть аргументов; у других их очень много
...
Например, если ввести
функцию: =ПРОИЗВЕД(12;6;17) в любую ячейку рабочего листа и нажать клавишу Enter, в данной ячейке немедленно появится ответ — число
1224
...
Большинству функций необходимо несколько аргументов,
а некоторые могут иметь их до 255 (например, функция СУММ)
...
Форматы функций
Большинство функций используют в качестве аргументов
числа и возвращают результат в числовом виде, но функции также могут принимать аргументы других типов данных и могут
возвращать ответы в виде других типов:
• Числовой
...
Эти аргументы могут быть выражены
в любом допустимом формате дат или времени
...
Текст, содержащий любые символы, заключённые
в кавычки
...
Примером являются значения ИСТИНА/ЛОЖЬ, ДА/НЕТ, 1/0 и вычисляемые логические
значения: 1+1=2
...
Большинство аргументов могут представлять собой ссылки на результаты вычислений других
ячеек (или групп ячеек) вместо использования в функциях явных значений
...
В качестве аргумента можно использовать
функцию, если она возвращает тип данных, который
необходим для вычисления функции более высокого
уровня
...
Для некоторых из них нужно много аргументов, к тому же аргументы должны быть правильных типов
и введены синтаксически правильно
...
С помощью Мастера
функций можно пройти весь процесс создания любой функции
Excel
...
Это можно сделать тремя
способами:
•
•
•
206
Щёлкните по кнопке Вставить функцию на ленте Формулы в группе Библиотека функций
...
Нажмите клавиши Shift+F3
...
Как только в диалоговом окне Мастер функций выбирается
категория, в разделе Функция отображается перечень функций,
которые к ней относятся
...
Обычно назначение функции можно определить по её названию, но можно также посмотреть на её краткое описание и справку по её аргументам
...
В верхней части окна размещаются поля, предназначенные
для ввода аргументов, в нижней части — справочная информация: имя выбранной функции, все её аргументы, назначение
функции и каждого аргумента, текущий результат функции
и всей формулы
...
Чтобы ввести в качестве
аргумента ссылку на ячейку, щёлкните значок, расположенный
у правой границы поля
...
Щёлкните по кнопке OK,
при этом в ячейке появится результат вычисления
...
После
выбора функции откроется окно Аргументы функции
...
Синтаксис функции имеет вид: =СУММ
(число1; число2;…)
СРЗНАЧ(число1;число2;…)
Возвращает среднее арифметическое своих аргументов
СЧЁТ(значение1;значение2;…)
Подсчитывает количество чисел
в списке аргументов
МАКС(число1;число2;…)
Возвращает максимальное число из
списка аргументов
МИН(число1;число2;…)
Возвращает минимальное число из
списка аргументов
СЕГОДНЯ()
Возвращает текущую дату
ПИ()
Возвращает значение числа пи
с точностью до 15 знаков
Использование вложенных функций
Функции могут быть настолько сложными, насколько это необходимо, и могут содержать в качестве аргументов
формулы и другие функции
...
Можно использовать до 64 уровней вложенности функций
...
Отображение связей между формулами
и ячейками
Если в формуле используются ссылки на другие ячейки, при
проверке формулы на точность или при поиске источника ошибки возникают трудности
...
• Влияющие ячейки — это ячейки, на которые ссылаются
формулы в другой ячейке
...
• Зависимые ячейки содержат формулы, ссылающиеся на
другие ячейки
...
208
Microsoft Excel
Для того чтобы графически отобразить связи между этими
ячейками и формулами с помощью стрелок зависимостей, можно использовать команды Влияющие ячейки и Зависимые ячейки на ленте Формулы в группе Зависимости формул
...
Окно контрольного значения
При работе с большими документами, состоящими из нескольких листов, часть информации не помещается на экране
...
Теперь есть возможность видеть содержимое этих ячеек постоянно с помощью
Панели инструментов
Окно контрольного
значения
...
Связи между ячейками
209
При использовании Окна контрольного значения отпадает
необходимость в постоянной прокрутке или переходе к разным
частям листа
...
Для того чтобы добавить ячейки в Окно контрольного значения выполните следующие действия:
• Выделите ячейки, которые нужно просмотреть
...
• Нажмите кнопку Добавить контрольное значение
...
Для удобства работы Окно контрольного значения можно разместить над основной таблицей, прямо под лентами,
просто перетянув его туда мышкой
...
Теперь записывать и редактировать формулы можно непосредственно в Excel 2016
...
Откроется средство для работы
с формулами — Конструктор, используя которое можно записать
собственную формулу в виде графического объекта
...
210
Microsoft Excel
Формулы, которые вы
таким образом вставите в документ, являются только
иллюстрацией,
картинкой
...
Но всё же, согласитесь, нашему глазу привычнее картинки — их мы понимаем и принимаем
влёт, без дополнительных усилий — отсюда и растут ноги у бума
сверхпопулярной сейчас «инфографики»
...
Тем более, что отдельно их создавать и не
придётся: Excel сам охотно создаст их из нашей таблицы
...
Алгебру — в гармонию: инструменты визуализации и анализа
211
Очень интересная новинка, связанная с диаграммами, появилась в Excel 2013/2016: стоит вам выделить таблицу (или
отдельные строчки-столбцы), как в правом нижнем углу
диапазона появится значок — он открывает доступ к меню
быстрого создания нужной инфографики
...
В терминологии Microsoft Excel они называются «списками базы
данных»
...
Может
потребоваться расположить в алфавитном порядке фамилии
в списке, составить перечень объёмов проданной продукции от
максимального до минимального, а также задать порядок строк
в зависимости от цвета или значка
...
Инструменты для сортировки есть сразу на двух лентах: на ленте Главная в группе
Редактирование — кнопка Сортировка и фильтр и на ленте Данные группа кнопок Сортировка и фильтр
...
Для того чтобы
отсортировать нужный диапазон, выделите его
...
(Или на ленте Главная в группе Редактирование щёлкните по кнопке Сортировка
и фильтр)
...
212
Microsoft Excel
Если вы хотите отсортировать данные по нескольким параметрам, щёлкните по кнопке Сортировка
...
• В группе Сортировка выберите тип сортировки:
— для сортировки по цвету ячейки выберите пункт Заливка ячейки, а затем выберите цвет;
— для сортировки по цвету шрифта выберите пункт
Цвет шрифта, а затем выберите цвет;
— для сортировки по набору значков выберите пункт
Значок ячейки
...
Для цветов ячеек, цветов
шрифта или значков порядка по умолчанию не существует
...
В том случае, если значения в столбце, заданном для сортировки, повторяются, можно добавить уровни сортировки
...
Excel позволяет задать 64 уровня сортировки
...
Освоив инструменты сортировки и условного форматирования, вы
Алгебру — в гармонию: инструменты визуализации и анализа
213
можете сделать такие таблицы более наглядными и «удобочитаемыми», но даже в таком виде в огромной таблице сложно найти
нужные данные, проанализировать их
...
Помните, в начале главы мы создавали небольшую табличку
домашних расходов? А теперь представьте, что ведём мы
её уже не первый год, насчитывает наш «кондуит» уже многие тысячи строк
...
После фильтрации данные можно копировать,
искать, изменять, форматировать, преобразовывать в диаграммы и выводить на печать; при
этом их местонахождение и порядок не изменятся
...
Можно применять
несколько фильтров одновременно
...
Все они являются взаимоисключающими в пределах диапазона ячеек или столбца таблицы
...
Для того чтобы «включить фильтр», выполните следующие
действия:
214
Microsoft Excel
•
•
Выделите диапазон ячеек
...
(Или на ленте Главная щёлкните по кнопке Сортировка и фильтр и выберите команду
Фильтр
...
Щёлкните по
этой кнопке в том столбце, где вы хотите применить
фильтр
...
В нем находится
список значений выделенного столбца
...
Список может содержать до 10 000 текстовых значений
...
Вы можете также задать более сложные условия фильтра
...
Например, чтобы выполнить отбор по текстовой строке, начинающейся с определённого знака, выберите команду НачинаАлгебру — в гармонию: инструменты визуализации и анализа
215
ется с, а для того чтобы выполнить отбор по текстовой строке,
содержащей определённые знаки, — команду Содержит
...
Например, чтобы выполнить отбор по текстовой строке, начинающейся с буквы «К», введите значение К, а для того чтобы выполнить отбор по текстовой строке, содержащей слово
«дом», — дом
...
Вот ещё один пример работы фильтра: допустим, в моей
фонотеке собрано несколько тысяч дисков — соответственно, десятки тысяч песен
...
С помощью специальной программы список всех песен на моём компьютере
был перегнан в Excel… А затем в дело вступил фильтр: я выделил столбец с названиями песен и добавил в него фильтр
«содержит…» по слову Rain
...
Excel позволяет нам использовать различные виды диаграмм
...
Она оперирует лишь двумя полями (продукт
и его доля) и потому непригодна для сложных таблиц с множеством параметров
...
А ещё гистограмму можно сделать ступенчатой, выделив каждую колонну разными цветами —
и это будет уже четвёртое поле, поскольку «радуга» каждой колонки может соответствовать распределению товаров в группе
...
Наконец, для того, чтобы показать «разброс» на временной
шкале не связанных друг с другом событий, отлично подходит
точечная диаграмма — не случайно её так любят историки
...
А новая версия Excel предоставляет вам возможность сохранять созданную вами диаграмму
в качестве шаблона для дальнейшего использования
...
При работе с диаграммами применяется специальная терминология:
Алгебру — в гармонию: инструменты визуализации и анализа
217
•
•
•
•
Ряд данных
...
Одна из сторон диаграммы Excel
...
Легенда
...
Заголовок диаграммы
...
На самом деле их может быть несколько:
• Доля различных категорий трат в семейном бюджете
...
• Динамика нашего транжирства по дням недели
...
В каждом случае мы можем использовать разный тип диаграммы: круговая,
ступенчатая гистограмма или обычный график
...
Ну а теперь давайте попробуем
...
Учтите, что от типа выбранных данных зависит внешний
218
Microsoft Excel
•
•
•
вид диаграммы
...
Нажмите кнопку
на ленте Вставка
...
При этом давая нам возможность
выбрать, какое именно поле мы хотим принять за точку
отсчета
...
Если
задержать указатель мыши на кнопке типа или вида диаграммы, появится её краткое описание
...
Алгебру — в гармонию: инструменты визуализации и анализа
219
Вполне вероятно, что диаграмма появится совсем не в том
месте, где вам хотелось бы
...
Если вы хотите переставить диаграмму в другое место, наведите на неё курсор таким
образом, чтобы появилась надпись Область диаграммы и «перетащите» диаграмму в любую часть рабочего поля
...
И каждая из них будет
по-своему полезна
...
Достаточно изменить данные таблицы, на основе которой она была создана,
и ваша диаграмма будет автоматически обновлена
...
Microsoft Excel сделает это самостоятельно
...
Когда курсор превратится
в двухстороннюю стрелочку, «потяните» диаграмму в нужном
направлении
...
Для
этого выделите диаграмму и щёлкните по вкладке Формат
...
Изменение диаграмм
При создании диаграммы трудно определить заранее, диаграмма какого типа наиболее наглядно представит табличные
данные
...
Откроется окно
Изменение типа диаграммы
...
Если данные на созданной диаграмме отображаются
некорректно,
попробуйте поменять
местами отображение
строк и столбцов
...
Изменить диапазон данных в созданной диаграмме можно,
щёлкнув по кнопке Выбрать данные в группе Данные на вкладке
Конструктор
...
Форматирование диаграмм
Быстро изменить внешний вид диаграммы можно, применив к ней имеющиеся макеты и стили
...
Microsoft Excel обеспечивает возможность выбора множества
нужных макетов и стилей диаграмм
...
В Excel 2013/2016 можно просто щёлкнуть по диаграмме —
в правой её части появится несколько управляющих ярлычков
...
Не
всегда диаграмма, созданная или отформатированная с помощью
готового макета и стиля, устраивает нас целиком и полностью
...
Не все значения видны или слишком много места занимает легенда
...
Готовая диаграмма
представляет собой не единый блок, а несколько, с каждым из
которых можно работать по отдельности
...
• Область построения диаграммы — отвечает за саму диаграмму в целом
...
• Стены — боковые панели, на которых находятся основные линии сетки (они, в свою очередь, наглядно представляют ось значений)
...
• Заголовок диаграммы — то есть её название
...
• Легенда — она расшифровывает значение рядов (или
строк)
...
222
Microsoft Excel
Подписи данных — точные цифровые параметры рядов
(строк) диаграммы
...
Можно изменять цвета рядов,
отдельных точек данных, маркеров данных, области построения,
а также текста диаграммы
...
Проще всего изменить любые элементы диаграммы с помощью бокового меню Формат области построения
...
Можете, не изменяя размера области диаграммы, увеличить
саму диаграмму, изменить поворот и угол наклона, сделать её
объёмной
...
Вы можете также изменить фон области диаграммы и области построения диаграммы, выбрав любой наиболее приятный
для вас цвет
...
Но
даже если вы не знаете, как называется элемент диаграммы, который вы хотите изменить, вы можете его отформатировать
...
• Выберите команду Формат выделенного фрагмента из
группы Текущий фрагмент на вкладке Макет
...
• Выберите слева категорию, а справа установите необходимые параметры
...
Сохранить пользовательский макет или формат невозможно,
однако для повторного использования этого макета или формата
можно сохранить данную диаграмму как шаблон диаграммы:
• Выделите диаграмму
...
• Выберите команду Сохранить как шаблон
...
Спарклайны (инфокривые)
Новый инструмент более наглядного представления данных
в Excel 2013/2016 — спарклайны или инфокривые
...
Занимая мало
места, спарклайн позволяет продемонстрировать тенденцию данных в понятном и компактном графическом виде
...
К примеру, на приведённом ниже изображении показаны
спарклайны в виде графиков и гистограмм, позволяющие проследить изменение среднего курса валют за несколько месяцев года
...
224
Microsoft Excel
Создать спарклайн для выделенного вами диапазона проще
всего с помощью нового «быстрого меню» Excel 2013
...
Но можно сделать это и более традиционным способом, с помощью ленты Вставка (ведь в Excel 2010 и ранних версиях быстрого меню нет)
...
• На вкладке Вставка в группе Спарклайны выберите тип
создаваемого спарклайна: График, Гистограмма или Выигрыш/проигрыш
...
Алгебру — в гармонию: инструменты визуализации и анализа
225
•
В выбранной ячейке (диапазоне) появится спарклайн,
а на ленте автоматически появится новый раздел Работа
со спарклайнами
...
Щелчок по кнопке Ось
открывает меню Формат оси
...
Например,
в таблице показан курс трёх
валют в феврале
...
Цвет остальных маркеров совпадает с цветом кривой
...
Если нужно сравнить данные нескольких рядов между собой, то минимальное и максимальное значения нужно выбрать
Фиксированное для всех инфокривых
...
Одно из преимуществ инфокривых заключается в том, что
их, в отличие от графиков, можно распечатать при печати листа,
на котором они представлены
...
Теперь нам предстоит сделать следующий шаг: превратить таблицу
в… таблицу! Но не простую, а сводную: уже из названия понятно,
что она сводит воедино всё самое главное в изначальном документе, который может быть достаточно ёмким и трудным для
изучения
...
Представьте, что каждый день вы вносите все
сделанные вами покупки в специальную таблицу
...
Если заносить в неё все без исключения траты, может получиться «простыня» в сотни и даже тысячи строк длиной
...
И как
с ней работать?
Для этого и существуют сводные таблицы, которые позволяют вам превратить «сырую» и громоздкую таблицу в компактный отчёт такого вида:
Месяц
Мама
Папа
Сын
Дочь
Декабрь
10 000
10 000
20 000
30 000
Январь
5000
5000
10 000
20 000
Февраль
7500
8000
7000
10 000
Однако это не единственный вариант — можно сделать таблицу не по членам семьи (чтобы выявить главного транжиру), а,
скажем, по видам товаров: сколько ушло на продукты, сколько —
на роскошь, а сколько — неизвестно куда, в полном соответствии
с законом сохранения материи
...
Больше не нужно перетаскивать данные в специальные области, куда не всегда легко
попасть
...
Рассмотрим базовые приёмы создания сводных таблиц на
примере проведения анализа продажи товаров по датам, продавцам, и фирмам-изготовителям
...
Нам необходимо создать таблицу, в которой можно было бы проанализировать сумму продаж каждого продавца, количество проданных товаров по их кодам, популярность фирм-производителей
для покупателей, сумму продаж в определённый день
...
Алгебру — в гармонию: инструменты визуализации и анализа
229
На экран будет выведено диалоговое
окно Создание сводной таблицы, в котором нужно указать источник данных
для сводной таблицы и место расположения сводной таблицы
...
В указанное место будет вставлена пустая
сводная таблица, на
экран выводится список полей сводной
таблицы, а также автоматически включается средство Работа
со сводными таблицами вкладка Параметры
...
Давайте вернёмся к той
табличке, которую мы сделали в начале главы:
Интересно, что можно с ней сделать? Для начала представим,
что табличка у нас получилась не такая маленькая, а в десятки
230
Microsoft Excel
раз больше
...
Хотя бы по категориям:
сколько на еду, сколько на транспорт, сколько на коммуналку
...
Хм, перед глазами какой-то конструктор, где
ничего не понятно, да ещё нужно что-то куда-то перетаскивать
...
У нас есть параметры, которые
мы хотим включить в таблицу — выберем Дату, Группу товаров,
Сумму и Место покупки
...
К примеру, если вы хотите получить сводную таблицу за перевод с раскладкой по всем
товарным группам, можно добавить товарные группы в Строки,
в Колонки поставить названия магазинов, а Значением поля
сделать цену
...
Тут может возникнуть проблема, поскольку Excel автоматически суммировал количество покупок, а вовсе не их стоимость
...
Появится окно Параметры поля значений, в котором нужно выбрать способ
вычисления значений в сводной таблице (в нашем случае —
сумма)
...
Для
этого щёлкните по
стрелочке рядом
с полем Названия строк и выберите
команду
Дополнительные
параметры сортировки
...
Теперь в начале списка — самые существенные
статьи расхода
...
Фильтрация данных в сводной таблице
А можно ли ввести в эту схему ещё один параметр — скажем,
дату покупки? Это позволит нам добавить к сводной таблице
ещё одно измерение — временное
...
Перетащите поле Дата в область Фильтры
...
Щёлкните по стрелочке поля
Дата и отметьте нужный нам промежуток времени: в сводной таблице тут же появится статистика за указанный период
...
В итоге мы сможем моментально получить ответ на вопрос
типа «А что я покупал в магазинах А и Б на прошлой неделе?»
Выбранный фильтр (то есть дата)
находится у нас отдельно, в верхней
части таблицы — и мы можем, выбирая в выпадающем меню нужные
значения, моментально вывести на экран раскладку по месяцам
и даже дням
...
Допустим,
у вас есть исходная таблица, в которую внесены данные по отгрузке товара, продажам или обычным семейным расходам
...
10
...
10
...
10
...
10
...
Но есть ещё одно важное поле — дата! И вот тут-то нас
подстерегает неприятная штука: мы легко можем объединить
в сводной таблице одинаковые текстовые поля (Товар или Покупатель), можем суммировать данные в столбце Цена
...
Сделать это можно с помощью инструмента Группировки
данных — его можно найти в Контекстном меню нужного нам
столбца (в данном случае — Дата)
...
Самый простой способ — сгруппировать данные по одному
параметру, например, по месяцу
...
В таком
случае вместо простой строчки вы получите «дерево», которое
сможет выдать вам сводку практически любого уровня детализации, вплоть до часов и минут — достаточно только щёлкнуть по
«плюсику» справа
...
Например, можно сгруппировать наши
покупки или товары по цене, разбив таблицу по диапазонам —
в этом случае вы сможете проанализировать, на товары какой ценовой категории приходится большая часть ваших расходов или
доходов
...
234
Microsoft Excel
Чтобы отменить группировку данных и вернуть таблице
прежний вид, в ызовите Контекстное меню и выберите команду
Разгруппировать…
Дополнительные вычисления в сводной таблице
Для того чтобы ответить на вопрос: «Какой процент составляет продажа товара указанной фирмы от общей суммы продаж?»,
нужно создать новое поле данных и применить дополнительные
вычисления
...
Для создания такого отчёта выполните следующие действия:
• Поле Фирма перетащите в область Названия строк, поле
Цена товара дважды перетащите в область Значения
...
• Дважды щёлкните второе поле Сумма по полю цена товара в сводной таблице и введите пользовательское имя
Процент от общей суммы продаж
...
Создание сводной диаграммы на основе
сводной таблицы
Для того чтобы результаты отчёта сводной таблицы представить более наглядно, на их основе создаются сводные диаграммы:
Алгебру — в гармонию: инструменты визуализации и анализа
235
•
•
•
•
•
Выберите отчёт сводной таблицы
...
Выберите тип диаграммы (не могут быть использованы
точечная, пузырьковая и биржевая диаграммы)
...
Редактировать сводную диаграмму можно так же, как и обычную
с помощью средства Работа со сводными диаграммами
...
В разделе Фильтры ленты Вставка мы найдём два новеньких,
с иголочки, и крайне полезных инструментов Excel для фильтрации данных:
Начнём со срезов — продвинутого и крайне быстрого
фильтра
...
Если говорить коротко, срез — это «быстрый фильтр по
заданным нами параметрам: при этом рядом с текстом созда-
236
Microsoft Excel
ётся один или несколько дополнительных переключателей,
которые моментально отсекают лишнее и перекраивают таблицу под наши нужды
...
)
Для того чтобы создать срез:
• Щёлкните по кнопке Срез на вкладке Cортировка
и фильтр ленты Работа со сводными таблицами (или
кнопке Срез на вкладке Фильтр ленты Вставка)
...
• Нажмите кнопку OK
...
Если
срезов несколько, они отображаются в виде слоёв
...
Для того чтобы отключить срез, щёлкните по значку отмены фильтрации в правом верхнем углу его окошка
...
Форматирование таблиц
Таблица должна быть не только информативна, но и удобна и приятна для глаза — это серьёзно облегчает восприятие
заложенной в ней информации
...
Этот опыт пригодится нам
и в Excel, поскольку для выделения тех или иных участков таблицы мы будем прибегать все к тем же приёмам:
• изменения начертания и размера шрифта;
• выравнивания границ текста;
• цветового оформления текста и фона;
• автофигур;
• вставки объектов WordArt и даже картинок;
Кроме того, если вы хотите, чтобы ваши данные имели вид
настоящей таблицы, можете использовать границы для визуального разделения ячеек
...
Стиль ячейки — это определённый набор параметров форматирования, таких как шрифты и размеры шрифтов, форматы
чисел, границы и заливка ячеек
...
238
Microsoft Excel
Стиль таблиц
Excel 2013/2016 предоставляет пользователям не только готовые форматы отдельных ячеек, но и большой выбор шаблонов
форматирования таблиц
...
Найти их вы сможете на ленте Главная в группе Стили, щёлкнув по кнопке Форматировать как таблицу
...
Во-первых, таблица станет «резиновой» и сможет
автоматически растягиваться при дополнении новых строк
и столбцов
...
В базу данных программы заложены разнообразные комбинации
изменения вида текста
и самой таблицы
...
А если вы — человек творческий и не любите пользоваться готовыми решениями,
щёлкайте по кнопке Создать стиль таблицы и — творите!
Дизайн документа
Ещё один способ сразу отформатировать весь документ, придав ему профессиональный и современный вид, — применить
тему документа
...
Темы документов используются приложениями Office совместно, так что все документы Office могут иметь единообразный вид
...
• Для настройки темы документа
воспользуйтесь кнопками Цвета,
Шрифты и Эффекты
...
Для использования этих изменений в новом документе можно сохранить их как пользовательскую тему документа
...
Но все они используют встроенные стили
и шаблоны
...
Команду Формат ячеек можно выбрать
и в Контекстном меню, если вы щёлкнете правой кнопкой мыши
по уже готовой таблице
...
Выделите нужную ячейку курсором, выберите в Контекстном меню
таблицы команду Формат ячеек, а в появившемся диалоговом
окне — вкладку Граница
...
В правой части окна — тип
и цвет линии
...
А мы хотим, чтобы
она была ограничена вся и одинаково
...
Можете сразу же вы-
Форматирование таблиц
241
•
•
•
•
•
брать и цвет границы (по умолчанию стоит Авто, то есть
чёрный), например, красный
...
Можно
нажать одну-единственную кнопку Внешние, и появятся
сразу все границы
...
При помощи этого же меню вы сможете изменить начертание, размер и цвет шрифта (пункт Шрифт), цвет заливки ячеек (пункт Заливка), а также выравнивание текста
...
В правой части диалогового окна (Ориентация) вы сможете выбрать любой угол, под которым хотите поместить
текст
...
Условное форматирование
Ещё один способ более наглядного представления информации в таблице — условное форматирование, то есть выделение
ячеек разным цветом, в зависимости от показателей
...
При анализе данных часто возникают следующие вопросы:
• Кто из студентов набрал достаточное количество баллов
для автоматического зачёта?
• Каковы тенденции курсов валют?
• У кого из торговых агентов рост объёмов продаж составил более 10% в год?
• Какие показатели температуры воздуха являются исключениями в сводных отчётах за последние пять лет?
242
Microsoft Excel
•
Чьи спортивные показатели больше, меньше или соответствуют требованиям определённого спортивного разряда?
• Каково общее распределение сотрудников по возрасту?
Условное форматирование помогает ответить на эти вопросы, упрощая выделение интересующих ячеек или диапазона ячеек, выделение нетипичных значений и визуализацию
данных
...
Если условие истинно, диапазон
ячеек форматируется
на основе этого условия; если условие
ложно, диапазон ячеек
не форматируется на
основе этого условия
...
Чем она длиннее — тем
выше значение
...
• Цветовые шкалы — это визуальные инструкции, которые помогают понять распределение и разброс данных
...
Уровень ярФорматирование таблиц
243
кости цвета соответствует высоким, средним или низким
значениям
...
Трёхцветная шкала помогает сравнить диапазон ячеек
путём использования градации трёх цветов
...
• Набор значков используется для аннотирования и классификации данных по трём-пяти категориям, разделённым пороговым значением
...
В Excel 2013/2016 доступны дополнительные наборы значков, включая треугольники, звёздочки и рамки
...
Для того чтобы применить условное форматирование, выполните следующие действия:
• Выделите диапазон ячеек
...
• Выберите гистограмму, шкалу или набор значков
...
В качестве практического примера применим условное форматирование к таблице курсов валют
...
244
Microsoft Excel
Можно выделить цветом диапазон максимальных и минимальных значений ячеек на основе указанного порогового значения
...
Для того чтобы применить форматирование с такими условиями, выполните следующие действия:
• Выделите диапазон ячеек
...
Форматирование таблиц
245
•
Выберите нужную команду, например 10 первых элементов или Последние 10%
...
Можно найти значения выше или ниже среднего значения
или стандартного отклонения в диапазоне ячеек
...
Для этого
в списке команд Правила отбора первых и последних значений
выберите команду Выше среднего или Ниже среднего
...
Например, можно сравнить значения
с результатом, возвращённым функцией, или сравнить данные
в ячейках не только между собой, но и со значением ячейки за
пределами выделенного диапазона
...
• На ленте Главная в группе Стили щёлкните по кнопке
Условное форматирование, а затем выберите команду
Создать правило
...
• В нижней части окна введите формулу
...
• Щёлкните по кнопке Формат для отображения диалогового окна Форматирование ячеек
...
Для того чтобы снять условное форматирование, на ленте
Главная в группе Стили щёлкните по кнопке Условное форматирование, выберите команду Удалить правила и нужный вариант
удаления (выделенных ячеек, всего листа, таблицы или сводной
таблицы)
...
Можете перечитать эту главу ещё раз: усвоенные нами приёмы работы актуальны и для Excel, да и меню и способы сохранения у обеих программ одинаковы
...
• В появившемся окне мини-проводника выберите папку,
в которую хотите сохранить книгу Microsoft Excel, и напишите в строке Имя файла рабочее название, а в строке
Тип файла выберите Книга Excel
...
Если вы хотите сохранить уже названный файл под другим
именем, выберите в меню Файл команду Сохранить как и в окне
Сохранение данных в Excel
247
мини-проводника исправьте имя файла на новое
...
Не забывайте в процессе работы время от времени нажимать кнопку Сохранить на Панели инструментов Microsoft
Excel, чтобы избежать потери данных в случае сбоя в работе программы или компьютера
...
Печать электронных таблиц
и диаграмм
…А вот для печати придётся освоить новые приёмы: книга
Microsoft Excel существенно отличается от документа Microsoft
Word
...
Вот вам простой пример: вордовский текст при вводе автоматически переносится на другую строчку и никогда не выйдет
за границу листа, если заданы правильные отступы абзаца
...
И здесь нам поможет группа кнопок Вписать
на ленте Разметка страницы
...
Для подготовки к печати документа Excel целесообразно перейти в Режим разметки страницы
...
На ленте Вид щёлкните кнопку Разметка страницы
в группе Режимы просмотра книги
...
Можно менять размер и ориентацию страницы, добавлять и изменять колонтитулы, задавать
поля для печати, а также скрывать и отображать заголовки строк
и столбцов, линии сетки
...
При подготовке
к печати нужно также выбрать размер бумаги и задать поля
...
Все описанные выше действия можно выполнить также
в диалоговом окне Параметры страницы на вкладках
Страница и Поля
...
Для того чтобы указать, какие это должны быть
строки и столбцы, щёлкните кнопку Печатать заголовки группы
Параметры страницы
...
В полях сквозные строки и сквозные столбцы укажите диапазоны названий строк и столбцов
...
Если вы хотите распечатать не весь лист Excel, то задайте нужный диапазон
в поле Выводить на печать диапазон
...
Если вы не хотите, чтобы
на печатном листе отображалась сетка рабочего поля
Microsoft Excel, в пункте Печать снимите галочку с параметра Сетка
...
При выводе на печать таблиц Excel
помещённые на листе данные можно выровнять относительно страницы
...
Для того чтобы внести любые изменения в параметры страницы, вы можете воспользоваться услугами предварительного
просмотра и увидеть, как теперь будет выглядеть документ при
печати
...
Общий доступ
Для того чтобы другие участники вашей команды могли получить доступ к созданной вами таблице, её необходимо сохранить в «облачном» накопителе OneDrive (меню Сохранить или
Сохранить как… ленты Файл, где есть ссылка на вашу личную
«копилку» в «облаке»)
...
250
Microsoft Excel
Или с помощью кнопки
в правом
верхнем углу экрана
...
Горячие клавиши Microsoft Excel
Функциональные клавиши
Сочетание клавиш
Действие
F1
Ctrl
F1
Выводит на экран или скрывает ленту
Alt
F1
Создаёт диаграмму на основе данных из текущей области
Shift
F1
Добавляет в книгу новый лист
F2
Открывает активную ячейку для редактирования и помещает курсор в конец содержимого ячейки
...
С помощью клавиш
перемещения курсора передвиньте окно и нажмите клавишу Enter, а для отмены — клавишу Esc
F8
Расширение выделения
Alt
F8
Запуск макроса
Ctrl
F8
Выполняет команду Размер
Shift
F8
Расширение выделенного фрагмента или блока
F9
Пересчёт всех листов всех открытых книг
Shift
F9
Пересчёт активного листа
Ctrl
F9
Сворачивает окно книги в значок
Alt
Ctrl
F9
Пересчёт всех листов всех открытых книг, независимо от того, вносились ли в них изменения
с момента последнего вычисления
Ctrl
Shift
Alt
F9
Проверка зависимых формул, а затем пересчёт
ячеек во всех открытых книгах, включая ячейки,
не помеченные для вычисления
F10
Отображение всплывающей подсказки по
клавишам
Shift
F10
Вывод контекстного меню
Ctrl
F10
Развёртывание или сворачивание окна документа
Shift
F10
Отображение меню или сообщения смарт-тега
F11
Создание диаграммы в текущем диапазоне
Shift
F11
Вставка нового листа в книгу
Alt
F11
Отображение кода Microsoft Visual Basic
F12
Выбор команды Сохранить как
Ctrl
Ctrl
Alt
Другие сочетания клавиш
Сочетание клавиш
Alt+Enter
Новая строка в ячейке
Alt+PageDown
252
Действие
Пролистать экран вправо
Microsoft Excel
Сочетание клавиш
Действие
Alt+PageUp
Пролистать экран влево
Atl+=
Вставить формулу автосуммы
Ctrl+D
Перенести данные в ячейку вниз
Ctrl+PageDown
Перейти на следующую страницу
Ctrl+PageUp
Перейти на предыдущую страницу
Ctrl+R
Перенести данные в ячейку справа
Ctrl+Пробел
Выделить колонку
Ctrl+`
Переключить режимы отображения значения
ячейки и формулы ячейки
Ctrl+1
Отобразить диалоговое окно Формат ячеек
Ctrl+A
Выделить все объекты (но не при вводе или изменении формулы)
Ctrl+A
Отобразить панели формул после ввода имени
функции во время ввода формулы
Ctrl+C
Копировать
Ctrl+End
Перейти в последнюю ячейку на листе
Ctrl+Enter
Заполнить выделенный диапазон ячеек текущим значением
Ctrl+Home
Перейти в начало листа
Ctrl+O
Открыть
Ctrl+P
Напечатать
Ctrl+S
Сохранить
Ctrl+V
Вставить
Ctrl+Z
Отменить
Ctrl+Пробел
Выделить текущий столбец
Ctrl+9
Скрыть выделенные строки
Ctrl+0
Скрыть выделенные столбцы
Ctrl+Shift+(
Отобразить скрытые строки в выделенном
фрагменте
Ctrl+Shift+)
Отобразить скрытые столбцы в выделенном
фрагменте
Ctrl+2
Применить или удалить полужирное начертание
Ctrl+3
Применить или удалить курсивное начертание
Горячие клавиши Microsoft Excel
253
Сочетание клавиш
Действие
Ctrl+4
Применить или удалить подчёркивание
Ctrl+5
Зачеркнуть текст или удалить зачёркивание
Enter (или стрелка)
Завершить ввод
Esc
Удалить данные
F11 или Alt+F1
Создать диаграмму на основе текущего диапазона
Shift+Пробел
Выделить строку
Tab
Перейти в следующую ячейку
Встроенные функции Excel:
краткий справочник по категориям
Функции даты и времени
ДАТА — Возвращает заданную дату в числовом формате
Microsoft Excel
...
ДЕНЬ — Преобразует дату в числовом формате в день месяца
...
ДАТАМЕС — Возвращает дату в числовом формате, отстоящую на заданное число месяцев вперёд или назад от начальной
даты
...
ЧАС — Преобразует дату в числовом формате в часы
...
МЕСЯЦ — Преобразует дату в числовом формате в месяцы
...
ТДАТА — Возвращает текущую дату и время в числовом
формате
...
ВРЕМЯ — Возвращает заданное время в числовом формате
...
СЕГОДНЯ — Возвращает числовой формат текущей даты
...
НОМНЕДЕЛИ — Преобразует числовое представление
в число, которое указывает, на какую неделю года приходится
указанная дата
...
ГОД — Преобразует дату в числовом формате в год
...
Информационные функции
ЯЧЕЙКА — Возвращает информацию о формате, местоположении или содержимом ячейки
...
ТИП
...
ИНФОРМ — Возвращает информацию о текущей операционной среде
...
ЕОШ — Возвращает логическое значение ИСТИНА, если
аргумент ссылается на любое значение ошибки, кроме #Н/Д
...
ЕЧЁТН — Возвращает логическое значение ИСТИНА, если
аргумент — чётное число
...
ЕНД — Возвращает логическое значение ИСТИНА, если
аргумент ссылается на значение ошибки #Н/Д (значение недоступно)
...
Встроенные функции Excel: краткий справочник по категориям
255
ЕЧИСЛО — Возвращает логическое значение ИСТИНА,
если аргумент ссылается на число
...
ЕССЫЛКА — Возвращает логическое значение ИСТИНА,
если аргумент ссылается на ссылку
...
Ч — Возвращает значение, преобразованное в число
...
ТИП — Возвращает тип значения
...
ЛОЖЬ — Возвращает логическое значение ЛОЖЬ
...
НЕ — Меняет на противоположное логическое значение своего аргумента
...
ИСТИНА — Возвращает логическое значение ИСТИНА
...
ОБЛАСТИ — Возвращает количество областей в ссылке
...
СТОЛБЕЦ — Возвращает номер столбца, на который указывает ссылка
...
ГПР — Ищет значение в первой строке массива и возвращает
значение из ячейки в найденном столбце и указанной строке
...
ИНДЕКС — Использует индекс для выбора значения из
ссылки или массива
...
ПРОСМОТР — Ищет значения в векторе или массиве
...
СМЕЩ — Возвращает смещение ссылки относительно заданной ссылки
...
ЧСТРОК — Возвращает количество строк в ссылке
...
ТРАНСП — Возвращает транспонированный массив
...
Арифметические
и тригонометрические функции
ABS — Возвращает модуль (абсолютную величину) числа
...
ACOSH — Возвращает гиперболический арккосинус числа
...
ASINH — Возвращает гиперболический арксинус числа
...
ATAN2 — Возвращает арктангенс для заданных координат x и y
...
ОКРВВЕРХ — Округляет число до ближайшего целого или
до ближайшего кратного указанному значению
...
COS — Возвращает косинус числа
...
СЧЁТЕСЛИ — Подсчитывает количество непустых ячеек,
удовлетворяющих заданному условию внутри диапазона
...
ЧЁТН — Округляет число до ближайшего чётного целого
...
ФАКТР — Возвращает факториал числа
...
ОКРВНИЗ — Округляет число до ближайшего меньшего по
модулю целого
...
ЦЕЛОЕ — Округляет число до ближайшего меньшего целого
...
LN — Возвращает натуральный логарифм числа
...
LOG10 — Возвращает десятичный логарифм числа
...
МОБР — Возвращает обратную матрицу (матрица хранится
в массиве)
...
ОСТАТ — Возвращает остаток от деления
...
МУЛЬТИНОМ — Возвращает мультиноминальный коэффициент множества чисел
...
ПИ — Возвращает число «пи»
...
ПРОИЗВЕД — Возвращает произведение аргументов
...
РАДИАНЫ — Преобразует градусы в радианы
...
СЛУЧМЕЖДУ — Возвращает случайное число в заданном
интервале
...
ОКРУГЛ — Округляет число до указанного количества десятичных разрядов
...
ОКРУГЛВВЕРХ — Округляет число до ближайшего по модулю большего целого
...
ЗНАК — Возвращает знак числа
...
258
Microsoft Excel
SINH — Возвращает гиперболический синус числа
...
КОРЕНЬПИ — Возвращает значение квадратного корня из
(число * «пи»)
...
СУММ — Суммирует аргументы
...
СУММПРОИЗВ — Возвращает сумму произведений соответствующих элементов массивов
...
СУММРАЗНКВ — Возвращает сумму сумм разностей квадратов соответствующих в двух массивах
...
СУММКВРАЗН — Возвращает сумму квадратов разностей
соответствующих значений в двух массивах
...
TANH — Возвращает гиперболический тангенс числа
...
Текстовые функции
ASC — Преобразует полноширинные (двухбайтные) английские буквы или знаки катакана в текстовой строке в полуширинные (один байт)
...
СИМВОЛ — Возвращает знак с заданным кодом
...
КОДСИМВ — Возвращает числовой код первого знака в текстовой строке
...
РУБЛЬ — Преобразует число, используя денежный формат
...
НАЙТИ — Ищет вхождение одного текста в другой (с учётом регистра)
...
JIS — Преобразует полуширинные (однобайтные) английские буквы или знаки катакана в текстовой строке в полноширинные (два байта)
...
ДЛСТР — Возвращает количество знаков в текстовой строке
...
ПСТР — Возвращает определённое число знаков из строки
текста, начиная с указанной позиции
...
ПРОПНАЧ — Делает прописной первую букву в каждом
слове текста
...
ПОВТОР — Повторяет текст заданное число раз
...
ПОИСК — Ищет вхождение одного текста в другой (без учёта регистра)
...
Т — Преобразует аргумент в текст
...
СЖПРОБЕЛЫ — Удаляет из текста пробелы
...
ЗНАЧЕН — Преобразует текстовый аргумент в число
...
Видео в те далёкие годы было
известно немногим и почти недоступно, домашнее кино казалось чудом
...
В моей коллекции ещё сохранились пластинки со звуковым сопровождением, под которое
следовало смотреть слайды
...
Пока дети смотрели сказки, взрослые баловались слайдфильмами
...
И вновь, в который уже раз, обнаружим под личиной нового все
то же, пусть хорошо забытое, старое
...
И впрямь — то, что раньше было лишь игрушкой, сегодня
стало неотъемлемой частью работы любого бизнесмена (менеджера, студента, школьника)
...
С помощью презентаций уламывают
клиентов продавцы и демонстрируют свою «крутизну» заказчикам рекламщики
...
Если ваши дети этого ещё не делают — значит, вы до сих пор не удосужились им объяснить, что
PowerPoint — это вовсе не страшно, а удобно и красиво
...
Можно подобрать заместителя для Word или даже Excel — но единственным стандартом презентаций был, есть и останется именно он, Microsoft
PowerPoint
...
Так что для простоты представим, что презентация — это всё та же мешанина из картинок и текста, которую
мы уже научились создавать
...
И всю эту петрушку надо правильно расположить во времени (вот вам и четвёртое измерение на закуску)!
Всё это нам надо подготовить ещё до первого запуска PowerPoint
...
Кое-что, правда, можно создать
непосредственно в PowerPoint — например, анимацию (которая
вообще занимает очень важное место в PowerPoint 2013)
...
Ну а теперь запустим, наконец, программу и создадим нашу
первую презентацию
...
262
Microsoft Powerpoint
Окно программы состоит из четырёх основных областей:
• Область Структуры, где собраны миниатюры всех наших слайдов
...
В режиме Структура (его
можно активировать в меню Вид)
картинок мы не увидим… Зато рядом
со слайдами появятся их заголовки
и текст
...
Все
операции со слайдами и разделами,
включая переименование, создание,
удаление и так далее удобнее всего
выполнять с помощью Контекстного меню
...
• В области Слайд в правой части экрана мы будем доводить до ума каждый отдельный слайд, собирая его по кусочкам, словно пазл
...
Можно распечатать и раздать
заметки аудитории или использовать их для справки во
время показа презентации в режиме докладчика
...
•
Все средства для работы с презентациями размещаются
на лентах, которые позволяют легко находить и щёлкать
нужный элемент, а не искать его в сложных для понимания диалоговых окнах
...
Наборы функций, представленные в новом пользовательском
интерфейсе, позволяют быстрее получать более качественные результаты
...
Ленты разработаны для обозначения конкретных задач
...
Кнопки в каждой группе выполняют команду или отображают меню команд
264
Microsoft Powerpoint
Каждая лента имеет заголовок-вкладку, и чтобы открыть
её, достаточно щёлкнуть по вкладке мышкой
...
Не забудем
и про нижнюю панельку PowerPoint — обычно она называется
«статус-баром»… Впрочем, здесь вам ничего не нальют, и со «статусами» на панельке туго
...
Наконец, здесь присутствуют кнопки-переключалки
для режима отображения документа — их «двойники» живут
на кнопочной панели вверху, но иногда так лень тянуться туда
мышкой…
...
• Обычный режим — это основной
режим редактирования слайдов
...
Режимы отображения
265
•
Сортировщик слайдов
...
Здесь отображаются только миниатюры слайдов, без
окна их редактирования
...
• Режим чтения
...
Кнопки переключения режимов (обычный, сортировщик и показ слайдов) есть также в правой нижней части окна, рядом с «бегунком» для изменения масштаба
...
Презентации
больше не ограничены главным (родительским) окном,
и теперь можно без труда просматривать одну презентацию при работе с другой
...
Создание презентации
Для создания новой презентации вы можете выбрать один из
трёх способов на основе:
266
Microsoft Powerpoint
• шаблона;
• темы;
• существующей презентации
...
Однако PowerPoint 2016, подобно
многим своим коллегам, тут же перекидывает нас в библиотеку
шаблонов, рассортированную по группам — от календарей до
бизнес-графики
...
Здесь мы можем создать презентацию определённого типа
...
При этом будут созданы не только сами слайды, но
и примерная логическая структура всего проекта!
Как обычно, в нашем распоряжении — не только встроенная в программу подборка шаблонов (она довольно скромна), но
и куда более обширные закрома сайта Office
...
Не забывайте
пользоваться поисковой строчкой: может статься, что презентация, на создание которой вы можете потратить десятки часов,
уже имеет своего «двойника» в архиве Microsoft
...
Кроме этого,
Создание презентации
267
в поле слайда размещаются рамки, в которые мы можем вставить
свой текст, графику, а также таблицу и диаграмму
...
При этом
изменится только внешний вид презентации, а не его содержание
...
Любой профи презентационного мастерства при слове
«шаблоны» тут же хватается за голову и возводит очи долу:
«Это так ужасно, это пошло, банально, это…» — ну, короче, сами понимаете
...
Научитесь
работать с ними — а потом и до творчества дойдём
...
Слайд, который автоматически появляется в презентации,
содержит два прототипа (рамки), один из которых отформатирован для заголовка, а второй — для подзаголовка
...
А если мы хотим, чтобы
слайд выглядел по-другому,
например, имел картинку?
Для этого мы можем воспользоваться меню Макетов, щёлкнув по слайду правой кнопкой мышки либо с помощью
кнопки Создать слайд на ленте Вставка
...
Конечно, никто не мешает вам для титульного
268
Microsoft Powerpoint
слайда использовать не одноименный шаблон, а создать слайд,
скажем, на основе макета Сравнение, то никаких жёстких требований к использованию шаблонов нет
...
PowerPoint 2013/2016 получил новые возможностей вставки: теперь вы можете добавлять в слайд онлайн-видео
с серверов типа YouTube и картинки с фотохостингов типа
Flickr, а также документы Excel (это было возможно и раньше, однако теперь у вас есть возможность редактировать
таблицы, не выходя из PowerPoint)
...
Создание презентации
269
Структура слайда
Существует и другой путь — создавать презентацию с нуля
...
Этот путь больше подойдёт личностям творческим, которых не устраивают готовые
решения
...
Особое внимание рекомендую уделить первому же слайду:
именно он задаст стиль всей презентации
...
Итак, для начала попробуем создать простенький слайд, состоящий из трёх элементов:
• тестовый заголовок;
• картинка;
• фон
...
Для начала настроим параметры нашего слайда на ленте Дизайн — здесь вы можете выбрать формат слайда — обычный или
270
Microsoft Powerpoint
широкоэкранный (16:9)
...
Перед нами — абсолютно чистый лист
...
И после того, как мы
с вами составили его костяк, самое время заняться украшательством: подобрать фон, изменить вид надписи, отформатировать
картинку
...
Зачем корячиться с фоном и оформительскими
финтифлюшками, если можно взять готовый? Откуда — да из
библиотеки стандартных дизайнов PowerPoint на ленте Дизайн
...
Видите, сколько тут вариантов? С одной стороны, у нас есть
Темы (а они включают не только фон, но и цвет шрифта, и базовый макет для странички)
...
Причём теперь достаточно навести стрелку мышки на любую
тему и чуть-чуть задержать его там, и вы увидите, как будет выглядеть ваш слайд с выбранной темой
...
Как видите, выбор велик: можно использовать простую одноцветную заливку, выбрав цвет из готовой палитры или взяв пробу цвета «пипеткой» с любого рисунка
...
Кстати, вы заметили, что при выборе параметра Рисунок или
текстура под надписью Формат фона появились новые кнопки?
272
Microsoft Powerpoint
•
•
Первая из них — Художественные эффекты — предлагает нам набор типовых фильтров (отлично знакомых
пользователям Instagram)
...
Видите, сколько возможностей?
Кстати, изменить фон слайда можно и по-другому — через
команду Формат фона Контекстного меню слайда на панели слева! Причём с помощью одной-единственной команды вы можете изменить фон не только первого слайда, но
и всех остальных, созданных на его основе: для этого после
изменения картинки щёлкните по кнопке Применить ко
всем на панели Формат фона, которая появится справа
...
Хороший фон, как известно, должен не отвлекать
внимание, а наоборот, подчёркивать достоинства содержания
...
Создание презентации
273
На самом деле то, что мы говорим о графике, относится
практически к любым элементам, которыми мы можем украсить
нашу презентацию
...
Все они отображаются на
слайде в виде объектов, с которыми можно проделывать практически одни и те же действия
...
В PowerPoint 2013/2016 появилось гораздо больше возможностей для работы с рисунками
...
В новой версии вы можете добавить ещё «снимок» экрана
или окна любой запущенной на вашем компьютере программы
...
Перво-наперво
вставим
в него картинку (лента
Вставка в группе Изображения, кнопка Рисунки)
...
Меню Изображения из Интернета ищет картинки с помощью поисковика Microsoft Bing, который выдаёт несколько худшие результаты, чем «Поиск по картинкам» Google
...
Так что в ряде случаев будет проще
искать картинку не с помощью встроенного поисковика Office,
а в Google
...
После этого в вашем Буфере обмена окажется точный адрес
картинки
...
Щелчок по
кнопке Вставить — и картинка появится в макете
...
Вот они, старые знакомые дутые буквы, в которые так любят превращать текст для заголовков
...
А вот для школьного проекта они сойдут
без всяких оговорок
...
Они годятся как в качестве обычных
украшений, так и для акцентирования
внимания на различных элементах
слайда
...
276
Microsoft Powerpoint
«Продвинутой версией» фигур являются
объекты SmartArt
...
Взрослые дяди
и тёти из офисов просто обожают такие
вот «весёлые картинки»: ни одна серьёзная
презентация немыслима без кучи стрелочек, блоков, фигурных
список и прочей смартартовской ерунды
...
Для того чтобы создать рисунки SmartArt, выполните следующие действия:
• На ленте Вставка в группе Иллюстрации нажмите кнопку SmartArt
...
• Введите текст, выполнив одну из следующих процедур
...
Создание презентации
277
•
Щёлкните замещающий текст в области текста и введите
или вставьте из Буфера обмена новый
...
Если на слайде уже есть текст, его можно преобразовать в рисунок Smart Art:
• Щёлкните рамку с текстом на слайде, который нужно
преобразовать
...
• В коллекции выберите нужный макет рисунка SmartArt
...
С помощью инструментов этой ленты можно изменить макет, стиль,
цветовое оформление, применить эффекты и стили форматирования для отдельных фигур и текста рисунков SmartArt
...
Создать такой графический элемент очень просто:
• Вставьте макет рисунков SmartArt
...
• Введите поясняющий текст
...
Хотя бы потому,
что для текста нам нужно будет создать особое поле — плашку, которая сама, в сущности, тоже является графическим объектом
...
Так что для
помещения на слайд любого текста не тычьте без толку по
слайду мышкой, а щёлкните по кнопке Надпись на ленте
Вставка
...
Мы можем менять выравнивание текста (относительно границ плашки, а не слайда
в целом), использовать различные гарнитуры, кегль и начертание шрифта
...
Создание презентации
279
Конечно, этим наши возможности не
ограничены: как только вы щёлкните
по текстовому полю, в правой части
экрана появится уже знакомая нам панель Формат фигуры, где мы можем
управлять как параметрами нашего
текстового поля, так и самой надписи,
включая выравнивание, направление
текста (горизонтальное или вертикальное), цвет заливки и многое другое
...
Таблицы и диаграммы
Какая свадьба без баяна, какая презентация — без кучи таблиц и диаграмм?
Начнём с таблиц… А, собственно, нечего и начинать:
в PowerPoint мы видим те же инструменты, которые уже внимательно изучили в главе о Word
...
В этом последнем случае на ленте PowerPoint появится новая
вкладка с инструментами Excel, так что вы
можете отредактировать вставленную таблицу
(можно также изменить любые данные, открыв
исходный файл непосредственно в Excel)
...
Так что
алгоритм наших действий в этом случае выглядит следующим
образом:
• Щёлкаем по кнопке
на ленте Вставка
...
280
Microsoft Powerpoint
•
После этого на слайде возникнет шаблон диаграммы —
а рядом, в отдельном окне, откроется таблица, которую
нам нужно заполнить
...
Ещё одна вкладка — Работа с диаграммами
...
•
Гиперссылки
Возможностью добавить в любой документ Office нас не удивишь — конечно, имеется она и в PowerPoint, аж целая панель
Ссылки на ленте Вставка под неё выделена
...
В принципе, их можно просто вставить в текст, но длинный
адрес выглядит некрасиво
...
А вот кнопка Действие тоже расставляет гиперссылки — но на элементы внутри самой презентации
...
Обычно такой возможностью пользуются для
создания интерактивных презентаций, где предполагается взаимодействие с пользователем (электронный учебник или тест)
...
Не картинки на экране, а ваше бормотание за кадром, ваша
энергетика, интонации — вот залог по-настоящему успешной
презентации! Точнее — умение подобрать к каждой картинке на
экране голосовой комментарий и к каждому озвученному тезису — правильный слайд
...
Классика жанра!
Понятно, что возможностей для импровизации в этом случае
не остаётся: точнее, докладчик-то может позволить себе вольность, а вот видеоряд по ходу мероприятия уже не изменишь
...
Основные тезисы, неожиданные остроты, а для самых забывчивых — полный закадровый текст… Где это всё хранить —
в голове? В записной книжке? Нет: в особом поле слайда под
названием Заметки, расположенной внизу каждого слайда
...
Хм, а если эти подсказки увидит ваша аудитория? Вот срамуто не оберёшься — фактически как без штанов оказаться на людной улице! Не переживайте: в режиме демонстрации презентации на внешнем экране, проекторе и так далее все ваши заметки
будут скрыты от зрителей — их сможете видеть только вы, на
вашем ноутбуке или планшете
...
Чтобы вывести на экран слайд вместе с заметками, воспользуйтесь кнопкой
на ленте Вид
...
Помните, мы говорили о том, что практически со всеми объектами на слайде мы можем выполнять одни
и те же надругательства?
Все добавленные в презентацию объекты (за исключением
фона) можно перетаскивать по экрану, как угодно, менять
их размеры, ориентацию в пространстве и добавлять к ним
спецэффекты, включая анимационные
...
284
Microsoft Powerpoint
Напомню, что кружочки (узлы) служат для того, чтобы вы
могли растягивать и сжимать рамку в нужном направлении
...
Перемещать рисунок по сладу можно, ухватив его за любой
участок внутри рамки
...
Группировка элементов
Обратите внимание: рисунок на иллюстрации выше состоит
не из одного объекта, а из нескольких! У каждого из них есть своя
рамка и узелки, так что мы легко можем изменить размеры отдельных элементов
...
Как? Очень просто — щелчком правой кнопки мышки по каждому при нажатой
клавише Ctrl
...
Самый просто вариант: относительно
Создание презентации
285
друг друга наши элементы (например, иллюстрация с заголовком) расположены вполне удачно, а вот по отношению ко всей
странице — не очень
...
Правда, для начала все объекты, которые мы хотим скрепить, надо выделить тем способом, который
мы изучили выше
...
Здесь же можно управлять и наложением объектов: это очень
полезно, если в одной точке пространства сошлись несколько
картинок и плашек
...
Изменить порядок группировки элементов можно и с помощью Контекстного меню — в ряде случаев это значительно
проще, чем лезть на Ленту
...
Оформление иллюстраций
...
Но мы ведь не в фитнес-центре, и нам хотелось бы
гораздо большего! Например, поработать с заливкой плашек
и шрифтов, украсить их дополнительными спецэффектами…
Да мало ли что!
286
Microsoft Powerpoint
Все необходимые нам инструменты собраны на ленте Работа
с рисунками: эта вкладка появится, стоит вам только щёлкнуть
по иллюстрации
...
Начнём с фотографий
...
Инструмент Коррекция позволяет изменить яркость,
контрастность и резкость рисунка
...
Вернёмся к нашему пробному слайду: фото
с «жиртрестом» перед телевизором, конечно, неплохо ложиться на природный фон… Но как-то выпадает из общей
картины
...
При щелчке по кнопке Удалить фон на рисунке появляется рамка выбора основного объекта и автоматически открывается лента Удаление фона, с помощью
которой можно уточнить, какие области рисунка нужно
сохранить, а какие — удалить
...
Создание презентации
287
•
Инструмент Цвет — насыщенность, оттенок цвета, и даже
полностью его цветовую гамму (он очень похож на знакомые всем фильтры в Instagram)
...
Среди новых эффектов — эскиз карандашом, рисунок
карандашом, эскиз мелом, губка
для акварели, мозаичные пузырьки, стекло, рисунок пастелью, пластиковая упаковка, свечение краёв, фотокопия и мазки краски
...
• Меню Эффекты для рисунка позволяет добавить к нашей картинке эффекты тени, свечения, отражения, рельефа
и т
...
• Список Стили рисунков позволяет задать форму рамки
для рисунка
...
•
288
Наконец, под кнопкой Макет рисунка скрываются готовые шаблоны комбинации заголовка и картинки
...
Например, Кнопки
управления быстрой заливкой: всего одним щелчком вы можете
изменить цвет фигуры, а также её внешний вид (выбрав новый из
библиотеки шаблонов)
...
Для изменения блока из плашки и текста очень удобно работать с меню Экспресс-стили, которое позволяет подобрать удачные сочетания цветов для заливки плашки и шрифта
...
Создание презентации
289
Заливка
...
Там можно найти те же инструменты, что и на лентах, но
сгруппированы они по-иному — и лично мне Боковая панель
подходит больше традиционных лент
...
Разумеется, набор
инструментов для каждого объекта
будет разным — для векторных фигур, например, это Заливка, Эффекты
и Размер
...
Удобнее всего эта панель для работы с заливками объектов — а это один
из основных моментов работы в PowerPoint
...
Впрочем,
и тут есть интересный вариант: для плашки с текстом,
например, можно выбрать «нулевой» фон — и в этом
случае она станет прозрачной, виден будет только
шрифт
...
Градиентная заливка ⇒ с плавным переходом одного
цвета в другой
...
Для градиента
можно выбрать как два, так и несколько цветов — их количество соответствует числу точек градиента на шкале,
а цвет для каждой точки можно выбрать из панели внизу
...
Не правда ли, наш парень неплохо выглядит на фоне радуги?
Таким же образом можно заменить
фон на рисунок или текстуру — как
и фотографии, их можно найти в Интернете с помощью одноимённой
кнопки на панели
...
Разумеется, для фотографии наилучшего эффекта от этих
приёмов можно добиться, если она не будет торчать посреди слайда эдаким кирпичом
...
Создание презентации
291
Эффекты анимации
Если бы мы работали в Word или Publisher, то на этом, собственно, пришлось бы и остановиться — что можно сделать со
статичной картинкой? Но слайду в PowerPoint совершенно нет
нужды быть неподвижным — напротив, ему это в корне противопоказано
...
К примеру, возьмём нашу картинку-заставку: можно сделать так, чтобы сначала на экране появлялось название, прилетая откуда-то сбоку, а потом сверху торжественно спускалась
фотография
...
Для того чтобы «оживить» картинку, включите ленту Анимация — именно на ней собраны все инструменты для работы
с движением
...
292
Microsoft Powerpoint
Все эффекты в PowerPoint разбиты на четыре
группы
...
Вход — эффекты,
связанные с появлением элемента на экране
...
2
...
3
...
4
...
Если в открывшемся списке вы не нашли нужного эффекта,
щёлкните пункт Дополнительные эффекты входа (выделения,
выхода) в нижней части меню
...
Например, сочетая эффект входа
Вылет и эффект выделения Изменение размера, можно сделать
так, что строка текста начнёт появляться на экране с левой стороны, одновременно увеличиваясь в размере
...
Создание презентации
293
Тег отображается только в обычном режиме при выборе вкладки
Анимация
...
Область анимации позволяет просматривать тип эффекта анимации, порядок воспроизведения нескольких эффектов анимации относительно друг друга, название
объекта, к которому применён эффект, и длительность эффекта
...
В области задач номера
указывают на порядок, в котором эффекты воспроизводятся
...
• Временные шкалы показывают длительность эффектов
...
Кнопка Воспроизвести в верхней части окна Область анимации позволяет убедиться в правильной работе каждого эффекта (запустить всю анимацию целиком, в рамках нашего слайда,
можно с помощью кнопки Просмотр в левом верхнем углу экрана)
...
Выберите элемент списка, чтобы увидеть значок меню (стрелка вниз), а затем щёлкните значок, чтобы открыть меню
...
Запускать вместе с предыдущим — эффект анимации
воспроизводится вместе с предыдущим эффектом
...
Запускать после предыдущего — эффект анимации начинается сразу после окончания воспроизведения предыдущего эффекта из списка
...
Любителям
электроники этот термин наверняка знаком: триггеры —
это просто «переключатели»
...
Обычно-то эффекты сменяются автоматически, по заданной
нами программе
...
К примеру, мы хотим, чтобы сначала на экран
вылетел заголовок, а картинка появилась лишь тогда, когда мы
договорим сопровождающий текст
...
Пункты меню Параметры эффектов
и Время открывают диалоговое окно
настройки конкретного эффекта
анимации, в котором можно установить дополнительные параметры — звук, задержку времени, анимацию текста по буквам или уровням абзаца и др
...
Мы можем изменить продолжительность этого эффекта, увеличив его, скажем,
до двух секунд, что сделает появление заголовка более плавным
...
Создание презентации
295
А теперь самое главное: для каждого элемента вы можете
назначить не один, а сразу несколько эффектов! При этом
они не обязательно должны следовать друг за другом, а могут быть разделены значительными промежутками времени
...
Можно ещё усложнить задачу: создать НЕСКОЛЬКО видов
примерно одинаковых элементов (например, несколько видов
рамки с текстом реплики) и наложить их друг на друга
...
Но
с помощью спецэффектов мы можем разделить эти элементы во
времени
...
Благодаря анимации по
образцу можно скопировать анимацию из одного объекта или
слайда и вставить форматирование в другой объект или слайд,
в несколько слайдов или в образец слайдов, который влияет на
все слайды
...
Чтобы воспроизвести готовый участок презентации, перейдите в режим просмотра презентации или просто нажмите
на клавиатуре кнопку F5
...
Вы помните, что изначально, до удаления
фона картинки и заливки, мы выбрали для него фон с цветочками? А потом вставили блок с «нулевой» заливкой и текстом
...
А потом сменили природный фон на… Скажем, на унылую
стенку — чтобы было видно, что парень действительно потратил
всё лето на самоотверженную борьбу с гамбургерами и какуюнибудь «Игру престолов»
...
• Текст
...
• Фото с заливкой, которое закрывает фон
...
Итак, у нас есть простой слайд с заголовком из двух плашек
...
Теоретически нам нужно просто выделить (в порядке появления на экране) каждый блок и «навесить» на него эффект… Но
на практике этого недостаточно: наверняка что-то пойдёт не так
...
Сразу же активируем Область анимации щелчком по соответствующей кнопке на ленте Анимация — с ней нам будет гораздо комфортнее
...
В данном случае для обеих дорожек
установлен старт по щелчку
мышкой — можно сменить его
на Запускать после предыдущего или Запускать вместе
с предыдущим
...
Теперь разберёмся со временем
...
Через две секунды вылетит надпись «Как
я провёл лето» — на вылет хватит секунды полторы
...
Стало быть, стартовать она должна с задержкой
2+1,5+2 = 5,5 секунды
...
Таким образом, демонстрация первого слайда займёт у нас
около 8 секунд в автоматическом режиме
...
Звуковое сопровождение
Звук, как и видео, графика и текст, может стать неотъемлемым (и очень важным!) элементом вашей презентации
...
Говоря о звуке, мы подразумеваем как фоновую музыку, так
и голосовые комментарии к слайду, которые могут активироваться щелчком (вам уже знакомо слово «триггер», не так
ли?)
...
300
Microsoft Powerpoint
Начнём с самого простого случая — когда звук, который вы хотите воспроизвести во время демонстрации слайда, уже лежит на
вашем жёстком диске в виде файла соответствующего формата
...
Так
оно и оказывается — в группе Мультимедиа есть кнопка Звук
...
После того как вы выбрали нужный файл
и щёлкнули по нему, в «теле» слайда
появится новый значок — громкоговоритель и мини-панель проигрывателя
с кнопками — Воспроизведение/пауза, Перемотка вперёд/назад
на 0,25 секунды, Время звучания, Регулятор громкости звука
...
На этой ленте вы можете воспроизвести звук, отрегулировать его
громкость, добавить закладку, скрыть значок громкоговорителя
при демонстрации слайда (но лучше его оставить, чтобы иметь
возможность отключить фоновый звук) и установить режим непрерывного воспроизведения
...
Здесь же вы можете выбрать начало воспроизведения — автоматически, по щелчку или для всех слайдов (кнопка Начало
в группе Параметры звука)
...
) воспроизведение
звука остановится! Это удобно для случаев, когда ваш звук
привязан именно к определённому моменту демонстрации
слайда
...
Но это ещё
не все — мы можем
проделать со звуком
и другие фокусы
...
В этом окне вы можете установить время начала воспроизведения звукового клипа,
определить его место в «очереди»
...
В нём имеются три варианта:
• по щелчку;
• после текущего слайда;
• после… слайда
...
При воспроизведении звукового файла вы можете добавлять и удалять закладки, чтобы «пометить» нужный момент
звучания (группа Закладки на ленте Работа со звуком
...
Также вы можете «вырезать» нужный фрагмент звуковой дорожки, задав время начала и окончания, или используя закладки,
сделанные ранее — для этого у вас теперь есть кнопка Монтаж
звука в группе Редактирование
...
Сделанные ранее закладки обозначены на этой
дорожке точками
...
И последнее
...
Если
при вставке звука вы выбрали пункт Записать звук, то откроется
окно Звукозапись
...
Чтобы закончить звукозапись, щёлкните
по кнопке с прямоугольником
...
Во втором случае можно включить
в запись комментарии и вопросы зрителей
...
С процессом записи мы знакомились при настройке времени
показа слайдов и анимации
...
Чтобы удалить звук из слайда, достаточно просто выделить значок громкоговорителя и удалить его клавишей Del
...
Видеозаписи
Работа с видео в PowerPoint не слишком отличается от вставки звукового фрагмента, поэтому мы и коснёмся этого вопроса
лишь вскользь
...
Можно делать монтаж видеозаписей, добавлять
к ним синхронизированный текст наложения,
заставки, закладки и эффекты выцветания
...
Как вы, наверное, уже догадались, для того чтобы вставить
видеоклип, нужно открыть ленту Вставка
...
Скопируйте код внедрения на веб-сайте и вставьте его в окно Видео из
Интернета
...
В новой версии PowerPoint появилась возможность добавления видео из Facebook, а также вставка запись в видеофайл с экрана вашего компьютера — это очень удобно для
создания обучающих курсов
...
Создание презентации
305
При вставке видеоролика, как и при вставке звукового файла
под ним появляется мини-панель проигрывателя, а также — новая лента Работа с видео, содержащая две вкладки — Формат
и Воспроизведение
...
Настройка показа слайдов
А инструменты вкладки Формат очень похожи на инструменты форматирования рисунков
...
Кнопка Коррекция позволит нам изменять яркость и контрастность нашего клипа
...
С помощью кнопки Заставка мы можем выбрать первую,
«Титульную» картинку, которая отобразится на слайде до начала
воспроизведения видео
...
Поэтому всегда используйте функцию предварительного просмотра видео перед
его включением в презентацию: если видео будет искажено или
размыто, показ в полноэкранном режиме можно будет отменить
...
Чтобы удалить видеофайл или анимированный GIF-файл из
презентации, просто выделите его и нажмите клавишу Delete
...
Чтобы удалить видеофайл или анимированный
GIF-файл из образца слайдов, на вкладке Вид в группе Режи-
306
Microsoft Powerpoint
мы образцов нажмите кнопку Образец слайдов
...
Собираем презентацию
Надеюсь, вы понимаете, что одним слайдом наша работы не
ограничивается — в хорошей презентации их должно быть несколько
...
Вставка, удаление и перемещение слайдов
На ленте Главная в группе Слайды
нажмите кнопку Создать слайд
...
Чтобы одновременно с добавлением
слайда можно было изменить макет,
на ленте Главная в группе Слайды
нажмите на стрелку рядом с кнопкой
Создать слайд и выберите нужный
макет
...
Новый
слайд появляется как на вкладке
Слайды, где он выделяется как текущий, так и в области Слайд
...
Если нужно
создать два слайда, аналогичных по
содержанию и макету, можно сэкономить усилия, создав один слайд,
содержащий как шаблон все необходимое форматирование и содержание
...
Создание презентации
307
На вкладке Слайды щёлкните по копируемому слайду правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Копировать в контекстном меню, а затем — команду Вставить
...
Помимо команды Копирования, в меню есть ещё одна — Дублировать слайд
...
Но все не так просто: при дублировании мы получаем связанные друг с другом копии
...
Так что для создания нового слайда этот способ годится разве что в тех случаях, когда нам
необходимо вставить копии того же слайда в различные участки
презентации
...
Чтобы выделить несколько слайдов, щёлкните слайд, который нужно переместить, а затем нажмите и удерживайте клавишу Ctrl, одновременно щёлкая по очереди остальные нужные
вам слайды
...
Для удаления слайдов также есть несколько способов:
• На вкладке Слайды щёлкните удаляемый слайд правой
кнопкой мыши, а затем выберите в Контекстном меню
команду Удалить слайд
...
308
Microsoft Powerpoint
Переходы между слайдами
Вам не кажется, что мы что-то упустили? Верно
...
Природа не терпит пустоты — считали средневековые алхимики
...
Такая штука нам и вовсе в новинку — до этого мы могли встретиться с такими эффектами разве что при редактировании цифрового видео!
Благодаря этим эффектам, пауза между слайдами, по сути,
и вовсе исчезает — слайды начинают плавно перетекать один в другой, создавая иллюзию непрерывности информационного потока
...
Конечно, даже на большом мониторе на одной ленте все эффекты не поместятся
...
В PowerPoint 2013/2016 появились новые плавные переходы между слайдами с поддержкой путей перемещения
и настоящего трёхмерного поворота, что сделает любую
презентацию ещё более эффектной
...
Создание презентации
309
Переходы — это один из видов анимации, и нет ничего удивительного, что выбранный нами эффект для слайда тут же окажется на боковой панели анимации, рядышком со своими коллегами
...
Кадры могут сменить друг
друга за доли секунды, но можно растянуть этот процесс (только
не слишком увлекайтесь, дабы не погрузить ваших зрителейслушателей в объятия Морфея)
...
Для каждого эффекта перехода можно задать дополнительные параметры
...
В данном примере
мы можем выбрать направление трёхмерного поворота
...
А если этот эффект
нужно применить ко всем
слайдам, щёлкните по одноимённой кнопке в группе Время показа слайдов
...
В такой альбом можно добавить не только сами снимки (для
создания простого слайд-шоу существует множество других программ), но и спецэффекты, красочные переходы между слайдами, красочные фоны и темы, специально разработанные макеты
и многое другое
...
Вместо слова «Фотоальбом» легко можно использовать термин «Слайд-Шоу» — суть одна
...
Создание презентации
311
Для того чтобы создать фотоальбом, выполните следующие
действия:
• На ленте Вставка в группе Изображения нажмите кнопку со стрелкой Фотоальбом и выберите команду Создать фотоальбом
...
• В диалоговом окне Добавление новых рисунков укажите
папку, содержащую требуемую фотографию, или выделите несколько картинок, а затем нажмите кнопку Вставить
...
)
• Для предварительного просмотра фотографии в фотоальбоме щёлкните её имя в группе Рисунки в альбоме
...
• При необходимости расставьте фото или слайды в правильном порядке, просто перетаскивая их мышкой
...
Для этого служит кнопка Произвольный показ: она открывает дополнительное меню, где вы можете
изменить очерёдность снимков
...
• Для того чтобы добавить подписи к фотографиям, в группе Параметры рисунка установите флажок Подписи
под ВСЕМИ рисунками
...
Чтобы изменить
подпись, в режиме Обычный щёлкните прототип текста
заголовка и затем введите подпись
...
312
Microsoft Powerpoint
•
В диалоговом окне Фотоальбом нажмите кнопку Создать
...
Возможно, созданный альбом — это не совсем то, что вы хотели
...
• В появившемся окне можно добавить фотографии в альбом и подписи к ним, изменить разметку альбома, форму
рамки и т
...
Будьте внимательны — после нажатия кнопки Обновить могут быть утеряны изменения, внесённые в альбом вне диалогового окна Изменение фотоальбома
...
Для этого перейдём на новую ленту Слайд-шоу
...
По умолчанию
кадры сменяют друг друга по щелчку мышки, но можно установить
и продолжительность демонстрации для кождого кадра отдельно —
а вдобавок записать голосовые комментарии для каждого кадра
...
Для создания «автоматизированной» презентации слайдшоу нам понадобятся две кнопки на только что обнаруженной
нами панели
...
После
этого при повторном воспроизведении слайд-шоу программа будет менять картинки автоматически, уже без вашего участия
...
Созданное вами слайд-шоу можно запустить с помощью кнопок раздела Начать Слайд-Шоу все той же ленты
...
От вас потребуется войти в ваш аккаунт Microsoft, после чего вы получите ссылку на презентацию,
которую можете разослать своей аудитории
...
Переключиться в режим Докладчика можно и при работе с одним-единственным экраном — для этого в режиме
314
Microsoft Powerpoint
воспроизведения слайд-шоу откройте Контекстное меню
и выберите команду Показать режим докладчика
...
В Microsoft PowerPoint 2013/2016 слайды можно упорядочить по разделам (аналогично тому, как файлы упорядочиваются
в папки)
...
Кроме того, можно назначать разделы своим коллегам,
чтобы при совместной работе было чётко понятно, кто отвечает
за какие слайды
...
Разделы можно просматривать в режиме Сортировщика
слайдов и в обычном режиме, на Панели слайдов в левой
части окна
...
Добавим в презентацию новый раздел:
• В обычном режиме или в режиме Сортировщик слайдов щёлкните правой
кнопкой мыши промежуток между
слайдами, где необходимо добавить
раздел
...
• Чтобы переименовать существующий раздел, щёлкните правой кнопкой мыши метку Раздел без заголовка
и выберите команду Переименовать
раздел
...
Создание презентации
315
Это меню содержит команды для удаления разделов и перемещения разделов вверх-вниз
...
Во время репетиции можно
записать промежуток времени, необходимый для показа каждого
слайда
...
На ленте Показ слайдов в группе Настройка нажмите кнопку
Настройка времени
...
Во время планирования презентации на Панели инструментов Запись выполните одно или несколько следующих действий:
• чтобы перейти к следующему слайду, нажмите копку Далее;
• чтобы приостановить запись времени, нажмите кнопку
Пауза;
• чтобы продолжить запись времени после паузы, повторно нажмите кнопку Пауза;
• чтобы повторить запись времени для текущего слайда,
нажмите кнопку Повторить
...
Откроется режим Сортировщика слайдов, в котором будет
отображено время демонстрации каждого слайда в презентации
...
Если требуется отключить автоматическую смену слайдов
по заданному времени, снимите флажок Использовать время
показа слайдов
...
PowerPoint 2016 позволит отправить вашу презентацию
в любую точку мира — куда угодно, к кому угодно
...
С помощью всего одного щелчка мышью все, кого вы пригласите, смогут просмотреть презентацию в своих браузерах
...
Рассмотрим сначала простейший вариант — сохранение презентации в формате видео
...
Хотя, честно говоря, особой необходимости в этом нет, поскольку программы для просмотра PowerPoint-презентаций сегодня есть даже на мобильных устройствах
...
• Размер файла и качество видео можно контролировать
...
• Просмотреть презентацию, преобразованную в формат
видео, можно будет без приложения PowerPoint
...
Сохранить презентацию в формате видео можно с помощью
меню Файл ⇒ Экспорт
...
Сохранение презентации
317
При сохранении презентации вы можете ограничить возможность её изменения для других пользователей, а также проверить
правильность заполнения свойств документа — это можно сделать в разделе Файл ⇒ Сведения
...
Но вот пройти мимо возможности размещения вашей презентации в Сети было бы глупо:
такая фишка интересна даже школьникам, создающим презентации в качестве домашнего задания
...
Такие
презентации могут весить сотни мегабайт
...
Впрочем, просто скинуть презентацию на сетевой диск — это
как-то слишком банально
...
Для этого служит другая команда того же меню Файл ⇒ Общий
доступ: здесь вы можете прокрутить презентацию вашим друзьям
(желательно, чтобы у каждого из
них была учётная запись Microsoft
и доступ к OneDrive), а также отправить презентацию (или ссылку
на неё) по электронной почте
...
Сохранение презентации
319
Нажав её, вы автоматически сохраняете презентацию в своей
«облачной» копилке OneDrive, ну а затем можно открыть доступ
к проекту для других участников, указав их электронные адреса
...
Почти в каждую версию пакета Microsoft пробовала включить какую-нибудь графическую программу собственной разработки — и неизменно терпела крах
...
Другим «камнем преткновения» оставалась вёрстка: как ни
пыталась Microsoft доказать, что тот же Word идеально подходит для вёрстки всякой мелкокалиберной всячины, от презентационных буклетов до журналов — убедить в этом пользователей никак не получалось
...
Хотя рядом
и не надо — всё-таки профессиональная вёрстка явно не входит
в число повседневных офисных задач
...
Да, опять-таки, можно это сделать и в Word, но… Простенький
вопрос: можно ли в Word поднять или опустить строчку на точно
заданное количество миллиметров (или долей миллиметров)?
Также обстоит дело и с картинками
...
Поначалу существовал
он в наборе на птичьих правах и, в случае неудачи, вполне мог
отправиться в дальние края по дорожке, протоптанной его коллегой Picture-It! Однако небеса были к новорождённому благосклонны, и через какое-то время старейшие программы Office
приняли новичка в свои ряды
...
Так оно и вышло: звёзд Publisher с неба не хватает, несмотря на то, что мы
будем работать уже с четвёртой по счету версией программы
...
Так что если вдруг вы возжелаете слепить из текста и картинок что-то более сложное, чем это
позволяют стандартные шаблоны Word, то обращаться вам стоит
именно к Publisher
...
Сразу после
запуска программы пользователь не сталкивается с тупо ожидающим команд окном, а попадает в объятия целой армии услужливых Мастеров, которые сопровождают его в течение всего процесса изготовления публикации
...
Пользователю нужно просто загрузить в программу «сырье» для работы (исходный текст и картинки) и выбрать необходимый тип публикации — всё остальное Publisher постарается
сделать сам
...
Теоретически в Publisher вы можете создать и газету, и книгу,
и даже корпоративный веб-сайт! Однако поле деятельности, на
котором программа проявляет себя лучше всего, — это так называемая «офисная графика»:
• визитные карточки;
• бланки;
• приглашения;
322
Microsoft Publisher
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
программы;
объявления;
резюме;
афиши;
открытки;
календари;
календари;
конверты;
рекламные объявления;
поздравления;
этикетки, наклейки… и т
...
Да, практически всё это можно сделать и в Word, только вот
в Publisher все сложнее и интереснее: если раньше мы имели дело
с линейным текстом с отдельными и чужеродными фрагментами в виде картинок, то все объекты в Publisher самостоятельны
и равноправны
...
Использование Publisher позволяет всего за несколько минут решить задачи, для которых
тому же Word понадобятся часы
...
Всё, что мы можем — это оперировать довольно крупными
блоками и элементами, грамотно расставляя и распределяя по
экрану
...
Выбор шаблона
Как мы уже говорили, Publisher рассчитан на работу в «пошаговом» режиме — мы как бы собираем будущую публикацию
по кусочкам
...
Причём в «архиве» программы вы можете обнаружить даже шаблоны для изготовления…
бумажных самолётиков и оригами! Ещё большее их количество
вы найдёте на Office в Интернете: как и в случае с другими программами Microsoft Office, их можно найти по ключевым словам
в меню Создать
...
324
Microsoft Publisher
Для тренировки давайте создадим одну из самых простых
публикаций — визитную карточку
...
• Вставка
...
• Рассылки
...
• Вид
...
Например, взятую с потолка эмблему вашей компании лучше заменить на настоящую, а кое-какие текстовые поля убрать
с глаз долой
...
Но перед этим не худо бы разобраться,
как именно устроены все типовые документы Publisher
...
• Цветовые схемы — вместо того чтобы изменять цвет
каждого элемента вашей публикации, можно воспользоваться одной из готовых, подобранных специалистами
Microsoft цветовых схем
...
• Шрифтовые схемы
...
Но и здесь можно использовать одну из стандартных шрифтовых комбинаций: благодаря им вы получаете возможность экспериментировать и при этом сохранять стилистическое
единство документа
...
Но, в отличие от Word, даже после этого
каждый стандартный элемент формы сохранит свои особенности оформления! Шрифтовые стили Publisher могут сохранять шрифтовые параметры для каждого типа
надписи — от заголовка до телефона
...
Изменение объектов
Ну, хорошо, со стандартными плашками-надписями мы уже
наигрались
...
Чтобы создать новую «плашку» графическую в макете
Publisher, можно воспользоваться Фигурами, а для вставки
текстового «фрейма» в программе есть специальная кнопка — Добавление надписи
...
Эти рамки нужны лишь для того, чтобы мы
могли проделывать с каждым объектом определённые операции — на отпечатанном документе они видны не будут
...
Начнём с кружочков — они
выделяют важные «узлы», потянув за которые
мышкой, вы сможете изменить размеры отведённой под объект области
...
Если же вы хотите перетащить ваш объект на
новое место в макете, то укажите мышкой на любой участок рамки, кроме «узла», и выполните ту же операцию
...
Наконец, значок в верхней части рамки служит для
наклона картинки на нужный вам угол
...
Щёлкаем по кнопке
, затем указываем мышкой на нужный участок визитки,
нажмите правую кнопку… и просто растяните новую рамку, возникшую из пустого места, словно по волшебству! А затем
работайте с ней уже знакомым порядком,
заполняя текстом и экспериментируя со шрифтами — в этом вам
поможет новая лента Работа с надписями, Формат — она появится в момент создания надписи
...
Но есть и новые — так, в Publisher вы можете создать
не только горизонтальную, но и вертикальную надпись одним
щелчком, чему Word попросту не обучен
...
Однако гораздо больше возможностей вы получите,
если не накладывать эффекты на уже готовую надпись, а с самого
начала создать именно объект WordArt, щёлкнув по кнопке
на ленте Вставка ⇒ Текст
...
Заливка
Не буду подробно описывать работу с обычными картинками — в этом смысле Publisher практически не отличается от Word
...
Фигуры
...
А их на основной ленте
что-то не наблюдается
...
Там вы
сможете выбрать «заливку» для ваших рамок, а также добавить
эффекты вроде тени и объёма
...
Раздел Упорядочить той же ленты отвечает за порядок расположения объектов: он понадобится нам в том случае, если несколько элементов накладываются друг на друга
...
Но когда вы буквально сталкиваете ваши картинки-надписи нос
к носу, они, начинают яростно спорить на вечную тему — кто
главный?
Вот на визитке вольготно развалилась цветная плашка
...
И надобно сделать так, чтобы этот логотип лёг поверх
плашки, а не наоборот
...
Ну а если наоборот? И если объектов в вашем «слоёном
пироге» больше двух (а такое тоже бывает)?
Вот тут-то и пригодится раздел Упорядочить на ленте Средства рисования: благодаря ему, вы тут же расставите непослушные объекты по ранжиру
...
Хотите занять ребёнка чем-нибудь творческим
на полчасика — дайте ему Publisher, создайте чистый листок…
И покажите, как управлять заливкой и передними-задними планами — за уши потом не оттащите!
Давайте-ка посмотрим на простой фокус, проделанный с помощью меню Упорядочить
...
Просто
наложить два объекта один на другой не получится: контуры
одной фигуры будут просвечивать из-под другой
...
Обратите внимание: Переместить
назад и На задний план — совершенно разные команды
...
• Убрать прозрачность этой фигуры: щелчок правой кнопки, меню Формат объекта ⇒ Заливка ⇒ Цвет (белый
или любой другой, по вашему выбору)
...
Для заливки отдельного объекта
можно воспользоваться пунктом Формат объекта Контекстного
меню, затем нажать на кнопку Способы заливки
...
Заливка
331
ливки, вроде градиента, узора или текстуры, доступны в дополнительном меню кнопки Средства рисования — Заливка рисунка
...
Например, перетаскивать на другой участок
визитки без опасения, что та по дороге рассыплется на части
...
Обратную разборку рисунка
можно провести с помощью кнопки Разгруппировать
...
Рассылка
Ну вот, вроде бы все готово! Ан нет, не все
...
До сих пор мы сталкивались с проверкой орфографии (в Word, например, да и в том
же Publisher)
...
А что проверяет Publisher? Уж
конечно, не эстетические достоинства вашей работы — на роль
искусствоведа или психиатра программа, слава богу, не претен-
332
Microsoft Publisher
дует
...
Для проверки макета нам вновь понадобится меню Файл
...
Результаты проверки будут выведены на специальной панели справа — и если ваша публикация ненароком вылезла за границы листа, или в ней осталась пустая «плашка», не заполненная
ни текстом, ни картинками, вы это обязательно увидите
...
Или же — создать рассылку, подобно тому, как это мы делали в Microsoft Word
...
И как же не поделиться
этой красотой со всеми остальными?
Так что идём проверенным маршрутом: либо сохраняем наш
проект сразу в OneDrive, либо щёлкаем по вкладке Общий доступ
и отправляем публикацию по электронной почте… Дальше проСохранение публикации
...
Горячие клавиши Microsoft Publisher
Сочетание клавиш
Ctrl+Shift+N
F7
Ctrl+C
Ctrl+Shift+C
Ctrl+N
Shift+Enter
F5
Ctrl+K
Ctrl+T
Ctrl+M
F9
Alt+↓
Alt+←
Alt+→
Alt+↑
Ctrl+O
Ctrl+V
Ctrl+Shift+V
Ctrl+P
Ctrl+Пробел
Ctrl+S
Ctrl+A
Действие
Добавление страницы после текущей страницы
Проверка орфографии
Копирование
Копирование форматирования
Создание новой публикации
Завершение одной строки и создание следующей в том же абзаце
Переход на страницу
Вставка гиперссылки на выделенный объект на
веб-странице
Переключение между прозрачным и непрозрачным фоном
Переключение между передним и задним планом страницы
Переключение между текущим представлением
страницы и представлением в натуральную
величину
Сдвиг вниз
Сдвиг влево
Сдвиг вправо
Сдвиг вверх
Открытие существующей публикации
Вставка
Вставка форматирования
Печать всей публикации или её части
Восстановление форматирования знаков в соответствии со стилем текущего текста
Сохранение изменений в публикации
Выделение всего текста в текстовой рамке, всей
статьи в связанных рамках или всего текста
в ячейке таблицы
Microsoft Outlook
…Наша жизнь, хаотичная, как броуновское движение молекул, всё время нуждается в надзоре и контроле — иначе она
в мгновение ока превратится в бестолковый компот из обрывков
событий
...
А ещё более деловому — и собственный
секретарь, который и о назначенной встрече напомнит, и переписку рассортирует, и с нужным человеком свяжет… Итак, на арене — Microsoft Outlook
...
Тогда
без почтовика просто невозможно было обойтись: подключился
на минутку, всосал драгоценную почту — а читать и отвечать надобно уже потом, в отключке, чтобы не расходовать драгоценное
сетевое время
...
Уж слишком громоздким был и нескладным, и лёгкие почтовые пчёлки типа The Bat!
обгоняли его играючи
...
К этому времени Интернет стал быстрым, постоянным и безлимитным, и все большая часть младого племени стала откровенно пожимать плечами: зачем вообще читать почту в какой-то
особой программе, когда это можно легко делать в браузере?
Самое смешное, что именно в этот момент Outlook был доведён создателями до относительно ума, стал достаточно простым и шустрым, а также обзавёлся множеством новых функций
...
Правда, в Windows 10 у Outlook появился конкурент в лице
встроенной Почты, но, во-первых, она принадлежит к не слишMicrosoft Outlook
335
ком популярному семейству «плиточных» программ нового интерфейса Metro, а во-вторых… Outlook — это всё же больше, чем
просто почтовик, а универсальный менеджер вашей личной информации
...
И Outlook напомнит вам о них не хуже заправской секретарши, а кое-какие задания (например,
рассылку писем, привязанную к определённой дате) может выполнить и самостоятельно
...
• Это календарь, который поможет вам грамотно распределить своё рабочее время
...
Хотя бы потому, что кнопкой Del письма удалять
куда проще и быстрее, чем с помощью дикого количества щелчков и помётов в том же GMail
...
О практически
неограниченных возможностях сортировки и пометки писем
и о дополнительных функциях вроде чтения RSS-лент я уже
и не говорю
...
Буквально за пару сеансов работы с Outlook вы
убедитесь — предела совершенству нет
...
Отметим, что ещё в Office 2010 у Outlook появился помощник в виде программы под названием OneNote, которая отвечает за всякую текущую мелочь вроде заметок
...
Кстати, достоинства Outlook заключаются не просто в наборе компонентов — в Сети можно найти кучу бесплатных органайзеров и записных книжек — а в том, как они взаимодействуют между собой
...
Из почтовой программы вы легко
можете создать новое задание, из календаря — отправить почту…
Ну и так далее
...
Адресная книга Outlook может использоваться
всеми офисными программами: например, на её базе можно организовать рассылку документов прямо из Word или Excel
...
В отместку некоторые версии Word отказываются пересылать документы посредством Почты — подавай им Outlook и все тут
...
Словом, не поленитесь потратить пару-тройку часов для знакомства с Outlook — даже если функции программы и кажутся
вам на первый взгляд избыточными, поскольку с этой минуты
жить вам станет гораздо проще и удобнее, а опасность опоздать
на нужную встречу или потерять телефон нужного человека сократится до минимума
...
Com
...
com или
user@live
...
И работать с этим ящиком вы можете как
через веб-интерфейс на сайте Outlook
...
Не думаю, что адрес на Live
...
Хотя
вообще-то Outlook постоянно мониторит почтовые ящики и самостоятельно вытягивает новую почту, так что щёлкать по этой
кнопке вам придётся нечасто
...
Как обычно, центральная часть занята «почтовиком» — то есть меню заголовков писем и отдельным окошком для
их содержимого
...
• Календарь
...
• Задачи
...
Поэтому каждый из режимов мы
будем рассматривать фактически как отдельную программу
...
За что же их сослали вниз, лишив отдельных крупных кнопок
на основной панели? Все просто — их возможностями мало кто
пользуется
...
Почта
Настройка учётной записи
При первом запуске Outlook сразу же попросит вас создать
учётную запись электронной почты
...
Настраивать почту в Outlook 2016 стало гораздо проще, чем
раньше — здесь вам даже не придётся указывать имена почтовых
серверов, достаточно лишь электронного адреса и пароля к почтовому ящику! Все прочее Outlook легко узнает сам
...
Ru, Mail
...
Правда, придётся повозиться с выбором
Почта
339
имени (все короткие и запоминающиеся разобраны уже давно) —
но подобрать вариант вроде vasya1973@mail
...
Я лично рекомендую вам завести почту на Google (http://www
...
com) — у этого почтовика есть много интересных возможностей
...
Однако если почта по каким-то
причинам не желает настраиваться, можно вернуться к меню настройки и выбрать пункт Ручная настройка или дополнительные типы серверов: здесь нам нужно будет вручную ввести имя
сервера и ряд других параметров
...
Только имя сервера «входящей» почты начинается с POP,
а имя «исходящего» сервера — с SMTP
...
Ru:
• рop
...
ru;
• smtp
...
ru
...
При работе с POP3
почтовые хранилища на локальном компьютере и удалённом
сервере связаны исключительно односторонне: свежие письма
исправно поступают на компьютер, но их удаление в почтовой
программе никак не сказывается на «копилке» в Сети, где остаётся копия письма
...
Обратите внимание: если вы подключены к Интернету через
домашнюю или городскую кабельную сеть, приём почты
может работать, а вот отправка — нет
...
В таких случаях вам,
скорее всего, понадобится заменить стандартный сервер
исходящей почты (например, smtp
...
ru) на локальный
сервер вашего провайдера — его адрес вам должны сообщить в службе поддержки
...
Интерфейс почтового режима
В верхней части Панели задач появились ваши почтовые
папки — Входящие, Отправленные, Удалённые и т
...
ОднаПочта
341
ко одновременно с этим в верхней части панели есть общие папки, в которых вы можете просматривать письма со всех ящиков
скопом
...
В верхней части панели вы видите поисковую строчку для
быстрой фильтрации писем по ключевым словам — при этом выборка создаётся не только по заголовку письма и его автору, но
и по тексту сообщений
...
В отличие от других почтовиков, Outlook разбивает «ленту
сообщений» на отдельные «ветки», которые вы можете легко
сворачивать и разворачивать
...
Щёлкнув по верхней части окна, вы можете выбрать другие
режимы сортировки (по темам, адресатам и т
...
Впрочем, вы легко можете перенести его под окно заголовков — так
привычнее
...
В верхней его части есть три экспресскнопки для самых частых операций:
...
Если вы по каким-то причинам не признаете клавиатуру, можете
удалить письмо мышкой, щёлкнув по крестику рядом с ним
...
…Собственно, все — а что нам ещё нужно? Не
обольщайтесь — если вы научились принимать
почту, отвечать на сообщения и удалять почтовый
мусор, это далеко не означает, что вы можете лихо
повязать себе на талию «чёрный пояс» по Outlook
...
Создание и отправка сообщений
Тут вроде бы и писать нечего: даже школьник скажет, что для создания нового письма нужно нажать кнопку Создать, а для
ответа на сообщение — Ответить
...
Правда, двух кнопок для
работы недостаточно, вам придётся иметь
дело, как минимум, с ещё тремя
...
Ответить всем — создать ответ, копии которого будут отправлены не только автору, но и всем получателям письма (типично офисная функция)
...
А вот
маленькая кнопка Собрание в меню Создать элемент —
изюминка Outlook
...
Но вернёмся к созданию сообщения
...
Поэтому остановлюсь лишь на
некоторых моментах
...
Кроме того, внизу вы можете увидеть список писем, которыми вы уже обменивались
с данным адресатом
...
Однако в Facebook существуют специальные виды вложений:
так, вы можете прикрепить к письму визитную карточку или календарь (Вложить элемент), а также вашу подпись
...
Да и в домашних условиях эта возможность не помешает, разве что выглядеть
наша подпись должна менее официально
...
Почта
345
Создав подпись, не забудьте установить её имя в строчках
меню Выберите подпись, используемую по умолчанию — тогда
она будет автоматически добавляться ко всем новым письмам
...
Впрочем, можно создать
свой собственный бланк — скажем, с фирменной «шапкой»
...
Стало быть,
нам нужно сделать так, чтобы мы не забыли о поручении, и нужное нам письмо не затерялось в куче других
...
Посмотрите
на ленту вверху экрана — и в её правой
части вы обнаружите значок в виде флажка с пометкой К исполнению
...
Во-первых, рядом с его темой появится изображение флажка — внимание, мол, важная информация! Вовторых, письмо будет поднято наверх, чтобы вы о нём ненароком
не забыли
...
Отлично — значит, потерять письмо и забыть про задание у нас уже не
получится
...
Фильтры
Чем больше писем — тем больше у вас будет желания отсортировать их, упорядочить как-то… Как, мы же только что говорили, что делает это сам Outlook? Делает, это правда — но все
возможности сортировки ограничиваются аккаунтом, или почтовым ящиком
...
Ru, Яндексе, GMail можете не сомневаться — почта с каждого ящика
будет лежать в своей, отдельной папке
...
Например, чтобы почтовые рассылки, на которые вы наверняка
подпишетесь, не смешивались с личной почтой
...
Для начала создайте одну или несколько дополнительных
папок для разных категорий писем — например, рассылки
...
Вам остаётся только дать папке имя —
и готово!
Замечательно, папка создана,
теперь нам нужно сделать так,
чтобы все письма с отобранными вами критериями автоматически перебрасывались в эту папку
...
Это можно сделать двумя путями:
• Щёлкнуть правой кнопкой по выбранному письму, на
основе которого вы собираетесь создать правило, и выбрать команду Правила ⇒ Создать правило
...
Здесь можно выбрать как один из двух готовых шаблонов (перемещение писем от данного адресата или с данПочта
347
ной темой в выбранную папку), либо воспользоваться
Мастером правил
...
Возможности отбора писем
в Outlook практически неограниченные: это можно делать на
основе только ключевых слов
не только в теме письма, но
и в тексте
...
Выбрав критерии отбора, нам остаётся только указать папку,
в которую будут перемещены подпадающие под них сообщения
...
Впрочем, можно создать специальное правило не только для
перемещения, но и удаления почты, если вас начали доставать
спам-письма, неведомым образом просочившиеся через фильтры
на почтовых серверах
...
Делается это также через Контекстное меню
письма
...
Например,
к вам пришло письмо, которое нужно, ни секунды не медля переслать начальству
...
А ведь в Быстром действии можно запрограммировать
отправку письма не только одному адресату, но и целой группе —
например, сделать рассылку по всему вашему подразделению
или даже коллективу предприятия
...
Нежелательная почта
...
Не путайте блокировку отправителя с созданием правила для
удаления письма: сообщения от «персон нон грата» вы всё-таки
будете получать, только они сразу же будут отправляться в папку Нежелательная почта, минуя Входящие
...
Таким же образом можно и разблокировать адресатов, чью
почту Outlook по каким-то причинам относит к «нежелательной» — встроенные спам-фильтры иногда дают сбой
...
Для этого служит специальный значок на Главной ленте,
рядом с кнопкой Удалить
...
Контакты
Если Outlook является «сердцем» Microsoft Office, то сердцем самого Outlook, вне всякого сомнения, является Менеджер
контактов (вкладка Люди на Панели ярлыков внизу экрана)
...
Режимы представления записей в основном окне тоже
можно менять — для этого на Главной ленте имеется специальная кнопка
...
Как попадают адресаты в Адресную книгу? Несколькими
путями
...
Добавить новый контакт можно и вручную, прямо из почтового режима: щёлкнув по e-mail адресу в «шапке» письма правой кнопкой мышки и выбрав команду Добавить в контакты
Outlook
...
И наконец (внимание, новая фишка Office 2013!) Outlook
может импортировать адресную книгу из социальных сетей!
Правда, пока что поддерживаются всего лишь две — Facebook
и LinkedIn, но не стоит отчаиваться — возможно, когда-нибудь
в прекрасном будущем к ним присоединятся и наши любимые
Контакты с «Одноклассниками»
...
У всех этих способов есть лишь один
недостаток: в адресную книгу попадёт
лишь электронный адрес и в лучшем
случае — имя и фамилия человека
...
А ведь нам понадобится гораздо больше данных — не будем забывать, что Адресной книгой Outlook
может пользоваться не только почтовый модуль, но и, к примеру,
Контакты
351
Календарь! Тем более, что полей в шаблоне визитки Outlook гораздо больше
...
Если в вашей папке Контакт уже есть карточка одного из ваших знакомых, щёлкните по ней, чтобы перейти в режим редактирования
...
Карточка Outlook содержит несколько разделов
...
Здесь же можно сохранить фотографию объекта и даже написать
на него краткое резюме
...
Не думайте, зачем это программе понадобилось справляться о таких
личных подробностях — просто заполните бланк адресной книги
...
352
Microsoft Outlook
Остаётся добавить, что контакты в Outlook можно сливать
и объединять в группы — эту функцию чаще всего используют
в офисах для организации групповых рассылок
...
То же самое можно сделать с помощью её
соседки Создать элемент — кстати, эта
кнопка умеет создавать не только контакты
и их группы, но и сообщения электронной
почты, события в календаре и все остальные информационные
элементы, с которыми умеет работать Outlook
...
Кстати, для этих
целей я рекомендую вам завести в Контактах и свою собственную визитку, оформленную по всем правилам: обмениваться
электронными визитками сегодня куда престижнее, чем бумажными, по старинке
...
Не забудем сказать и о том, что внешний вид списка адресов в Контактах можно настраивать, выбрав один из видов представления с помощью специальных кнопок на ленте — это может
быть «кафель» из классических визиток с фотографиями, либо
простой список
...
Верхушка Панели задач приняла вид Календаря, а в основном окне мы видим «раскладку»
каждого выбранного нами в Календаре дня
...
Итак, перед нами — подробный ежедневник с возможностью
составления почасового расписания хоть на целый год вперёд!
Делается это просто: выбираем нужный вид нашего календаря
(день, неделя, месяц), щёлкаем мышкой по нужной клеточке
и выбираем один из двух пунктов — Создать встречу или Создать собрание (в первом случае вы делаете заметку для себя, а во
втором — ещё и отправляете приглашения на встречу вашим коллегам из адресной книги)
...
Разница понятна: «встречу» вы можете привязать
к конкретному часу и даже к минутам, а «событие» ляжет на
весь день целиком
...
А вот «событие»
встрече не помеха: ради дня рождения любимой тёщи вы вряд
ли отмените встречу с бизнес-партнёром
...
Итак, создаём событие или встречу — окна для этих операций
выглядят примерно одинаково: делается это простым щелчком
по выбранной ячейке календаря
...
Вам нужно озаглавить ваше событие или встречу, указать,
где и во сколько она будет проходить, а также настроить режим оповещения (раздел Параметры на ленте События)
...
Помимо обычных встреч и событий можно создать ещё и повторяющиеся (кнопка
на Главной ленте)
...
Ну а теперь вы можете не просто сохранить ваш календарь
в компьютере, но и распечатать его и повесить на стенку
...
Пусть все вокруг видят, какой вы дисциплинированный работник
...
Календарь
355
И за определённое, заданное заранее время до назначенной
встречи напомнит вам о ваших собственных планах
...
О наступающих регулярных событиях (например, о днях
рождения друзей) Outlook может уведомлять вас как всплывающими сообщениями в области Уведомлений Windows 10 в левом
нижнем углу экрана, так и простыми напоминалками по электронной почте
...
356
Microsoft Outlook
Но можно попробовать наладить сотрудничество обходным
путём:
1
...
...
2
...
4
...
В меню Адрес Календаря ⇒ Закрытый адрес Календаря щёлкните по кнопке ICAL
...
Календарь
357
Теперь запустите Outlook, переключите его в режим Календаря
...
Задачи
Только мы закончили разбираться с календарём, как вдруг
оказывается, что в Outlook встроен ещё и второй планировщик!
А именно — список задач
...
Не все события можно привязать к конкретной дате, а некоторые
дела и вовсе нужно держать в уме постоянно
...
Словом, список ваших задач — вещь отдельная, и работать с ним надо
358
Microsoft Outlook
индивидуально
...
В ней вы можете не просто подробно расписать, что
именно и когда надлежит сделать, но и указать, в какой срок вы
планируете уложиться, каков объём работ, во сколько обойдётся их выполнение… Уйма работы! И как хорошо, что эти задачи
вовсе не обязательно делать самому — их можно «перекинуть»
с помощью того же Outlook своим коллегам или подчинённым
...
И даже кнопку для перехода в этот режим с боковой
панели убрали
...
Особенно рассказывать об этом режиме нечего: каждый
знает, что можно делать с жёлтенькими листочками-стикерами
...
Заметки
359
Стикеры можно пересылать в письмах в виде вложений, а самое главное — перетягивать мышкой на Рабочий стол Windows,
где они останутся даже после закрытия программы
...
Каким образом? Атака вируса, выход из строя жёсткого диска, фатальный сбой операционной системы, наконец…
Из этого следует непреложный вывод: данные надо защищать, создавая их резервную копию
...
Но в случае
с Office 2013/2016и более ранними версиями о копии важных
данных лучше позаботиться заранее
...
А можно сохранить все данные Outlook отдельно — это и быстрее будет, и проще
...
Microsoft Outlook
•
Выберите вкладку Импорт и экспорт, затем — Экспорт
в файл
...
pst и укажите папку, в которую будет сохранен файл
...
• При необходимости защитите файл паролем — в этом
случае вашим данным ничто не угрожает, даже если файл
попадёт в чужие руки
...
Второй, ещё более удобный способ резервного копирования — создание копии данных Outlook на вашем коммуникаторе
(об этом мы уже говорили)
...
Горячие клавиши Microsoft Outlook
Сочетание клавиш
Действие
F5 или Ctrl+M
Доставка почты
Ctrl+C
Копирование
Ctrl+Backspace
Удаление слова
Ctrl+D
Удаление сообщения электронной почты,
контакта, элемента календаря или задачи
F11
Активизация поля Найти контакт
Ctrl+Q
Пометка сообщения электронной почты как
прочитанного
Ctrl+Shift+N
Создание новой заметки
Ctrl+Shift+L
Создать новый список рассылки
Ctrl+Shift+C
Открытие контакта
Ctrl+Shift+Q
Открытие приглашения на собрание
Горячие клавиши Microsoft Outlook
361
Сочетание клавиш
Действие
Ctrl+Shift+K
Открытие задачи
Ctrl+Shift+A
Открытие встречи
Ctrl+Shift+M
Открытие сообщения электронной почты
Ctrl+1
Перейти к Почте
Ctrl+2
Перейти к Календарю
Ctrl+3
Перейти к Контактам
Ctrl+4
Перейти к Задачам
Ctrl+5
Перейти к Заметкам
Ctrl+Shift+B
Открытие адресной книги
Ctrl+Shift+F
Открытие диалогового окна Расширенный
поиск
Ctrl+V
Вставка
Ctrl+P
Печать
Ctrl+A
Выделение всего содержимого
Ctrl+Shift+I
Переход в папку Входящие
Ctrl+Shift+O
Переход в папку Исходящие
Ctrl+Z
Отмена
Microsoft OneNote
В составе Microsoft Office эта программа появилась всего три
года назад, и стандартный штамп «её доля на рынке до сих пор
не слишком велика» в этом случае выглядит явным преувеличением
...
Но по поводу этих последних средний пользователь может хотя
бы выдать определение из двух слов — «база данных» или «деловая графика»
...
И это, кстати, при том, что в последние годы Microsoft продвигает OneNote всеми возможными средствами
...
К тому же компания начала распространять
её отдельно от Office, да ещё к тому же и на бесплатной основе
...
Беспокойство компании можно понять, ибо на пятки наступает куда более удобный и универсальный конкурент в виде
Evernote
...
Поэтому для офисной, внутрикорпоративной работы OneNote остаётся практически незаменимым
...
А вот OneNotе ценна
именно тем, что её помощь может понадобиться в любую минуту
...
Впрочем, хватит лирики, попытаемся понять, наконец, для
чего эта программа существует
...
Вместо контактов,
почты и списков дел в роли «начинки» OneNote выступает всякая информационная мелочь: эта программа идеально подходит
для хранения внезапных озарений, ценных мыслей, заметок,
«вырезок» из различных сайтов Интернета и прочей мишуры
...
Кстати, помимо явного родства с последним, от OneNote нетрудно протянуть ниточки и к другим программам Office
...
Использо-
364
Microsoft OneNote
вать в качестве «домашнего» каталогизатора этот громоздкий и чересчур уж сложный инструмент желающих было немного, а вот
простенький OneNote подходит для этих дела как нельзя лучше
...
Так оно и есть: после
установки Office в системном «трее» (то есть на панели быстрого
доступа Windows)
...
Для создания записных книжек можно воспользоваться одним из многочисленных шаблонов, включённых в программу
...
Кроме того, в каждой книжке можно создать множество разделов страничек — для них предусмотрены вкладки переключатели в верхней части окна
...
А внутри их создаются
страницы — это и есть базовый документ OneNote, эдакий компьютерный аналог салфетки — не для того, чтобы вытираться ей,
конечно, а чтобы записывать, набрасывать, фиксировать — всё,
что в голову взбредёт
...
По внешнему виду, да и по функциональности, страничка
не слишком отличается от обычного «стикера», только ОЧЕНЬ
продвинутого: здесь есть полноценная лента со всеми необходимыми инструментами форматирования, оформления текста
и даже рисования!
В заметки вы можете вставить не только простой, но и форматированный текст, а также картинки, фото, голосовые и видеозаметки
...
Microsoft OneNote
365
Сюда можно перекинуть отдельные письма из Outlook и ссылки на интересные странички — из Internet Explorer, отдельные
события из Календаря и даже снимки экрана (на ленте Вставка
OneNote для этого предусмотрена специальная кнопка)
...
К сожалению, единственный браузер, который поддерживает копирование данных в OneNote — Microsoft Edge
...
Впрочем, таким же
образом реализуется и поддержка Evernote
...
366
Microsoft OneNote
Кроме того, программа умеет распознавать текст в графических
файлах (например, скриншотах) и позволяет вам его редактировать и переносить в другой документ
...
Этих блоков можно
создать, сколько душе угодно, к тому же их легко перетаскивать
с места на место мышкой
...
Понятно, что в таком случае OneNote должен всегда быть
у нас под рукой, как и его коллега Outlook
...
В правом нижнему углу экрана появляется
значок OneNote
...
По внешнему виду, да и по функциональности, оно не слишком отличается от обычного «стикера», только
ОЧЕНЬ продвинутого: здесь есть полноценная лента со всеми
необходимыми инструментами форматирования, оформления
текста и даже рисования!
Ну а теперь — самое главное: созданные вами записные книжки и отдельные записки вы легко можете сделать доступными
для других пользователей
...
Можно превратить любую заметку в Задачу Outlook и подключить к ней других пользователей — для этого нужно воспользоваться кнопкой пометки флажком на ленте Главная
...
Ещё интереснее то, что записную книжку OneNote можно
создать и на вашем мобильном компьютере или коммуникаторе, синхронизируя информацию между ними
...
А когда вы придёте домой и подключите мобильник к компьютеру по USB-кабелю или Wi-Fi,
Microsoft OneNote
367
созданная вами заметка перекочует в компьютер и присоединиться к остальным «листочкам»
...
com): собственно, у записной книжки от Microsoft
вообще не было бы никаких шансов, не будь Evernote платным
...
Для хранения же интересных материалов из Интернета я лично рекомендую бесплатный сервис Pocket
(http://getpocket
...
Бесспорно, он серьёзно уступает
OneNote — в «кармане» Pocket нельзя сохранять вырезки
и заметки, он предназначен только для интересных заметок
и страниц из Сети